Zamawiający może wezwać do uzupełnienia dokumentów w formie faksu lub skanu dokumentu, ale tylko pomocniczo

Renata Dzikowska
11.03.2015 , aktualizacja: 11.03.2015 11:45
A A A
Zasada pisemności podlega ograniczonemu zastosowaniu w przypadku odmiennej woli zamawiającego.

Zasada pisemności podlega ograniczonemu zastosowaniu w przypadku odmiennej woli zamawiającego. (Fot.shutterstock)

Nie ma możliwości złożenia oferty w innej, wybranej przez zamawiającego, formie, niż pisemna. W takim bowiem przypadku działa sankcja nieważności. Nie jest ona natomiast przewidziana przy przekazywaniu oświadczeń, zawiadomień i informacji składanych w toku postępowania o udzielenie zamówienia.
Pytanie:

W wezwaniu do złożenia wyjaśnień zamawiający użył sformułowania: "w związku z powyższym Wykonawca zobowiązany jest do przesłania do Zamawiającego ww. dokumentów lub do dnia 18 lutego 2015 na adres ........ z dopiskiem.....". W siwz dopuszczono możliwość kontaktu w formie elektronicznej i faksowej. Wykonawca złożył wyjaśnienia we wskazanym terminie w formie maila. Czy prawidłowo dokonał interpretacji, że drogą mailową mógł się porozumieć z zamawiającym?

Odpowiedź:

Moim zdaniem jeśli zamawiający w piśmie wzywającym do uzupełnienia dokumentów wprost nie wskazał możliwości ich uzupełnienia drogą mailową wykonawca przekazując je w wymaganym terminie jedynie w takiej formie podlega wykluczeniu.

Wątpliwości co do formy dokumentów uzupełnianych w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp w dużej mierze wynikają z rozbieżnego orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej, które czasami dopuszcza formę mailową lub faksową na uzupełnianie dokumentów, a czasami jedynie formę pisemną.

Zobacz: Dokumenty niezbędne w postępowaniu przetargowym [WZORY DO POBRANIA]



Zdaniem Sądu Najwyższego

Należy jednak wskazać, że Sąd Najwyższy w wyroku z 7 lipca 2011 r. (sygn. II CSK 675/10) stwierdził, że "art. 27 Ustawy jest przepisem szczególnym w stosunku do art. 9 ust. 1, który wprowadza zasadę pisemności do postępowania o udzielenie zamówienia. W świetle art. 27 Ustawy należy stwierdzić, że zasada pisemności podlega ograniczonemu zastosowaniu w przypadku odmiennej woli zamawiającego. Jeżeli jednak zamawiający nie określi sposobu porozumiewania się, zawsze właściwą formą będzie forma pisemna. Również w sytuacji, w której zamawiający wprawdzie określi sposób porozumiewania się, wybierając formę inną niż pisemna, lecz zawiadomienia, wnioski lub informacje zostaną przekazane w formie pisemnej, nie można uznać wadliwości takiej czynności ze względu na regulację art. 27 ust. 3 Ustawy, w którym wyraźnie dopuszcza się zastosowanie tej formy, bez względu na inne okoliczności. Regulacje art. 27 Ustawy znajdują zastosowanie do wszelkich oświadczeń, zawiadomień i informacji przekazywanych w toku postępowania, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Takim przepisem szczególnym jest art. 82 ust. 2, w którym wyraźnie wskazano, że ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej".

Innymi słowy nie jest możliwe złożenie oferty w innej, wybranej przez zamawiającego, formie, niż pisemna. W takim bowiem przypadku działa sankcja nieważności. Nie jest ona natomiast przewidziana przy przekazywaniu oświadczeń, zawiadomień i informacji składanych w toku postępowania o udzielenie zamówienia.

Usprawnienie procedury przetargowej

W świetle powyższego, jak również przy założeniu, iż dążeniem ustawodawcy (chociażby poprzez wprowadzenie regulacji z art. 27 ust. 1 ustawy Pzp jest usprawnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, przy zachowaniu zasady uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców. Należy uznać, że konieczność przestrzegania reguły pisemności postępowania nie oznacza, że organizator postępowania został pozbawiony uprawnienia do ukształtowania wezwania do uzupełnienia dokumentów w sposób umożliwiający posłużenie się pomocniczo faksem lub skanem dokumentu. Dopuszczalne jest wskazanie w treści wezwania daty, do której należy złożyć uzupełnienie, z zastrzeżeniem iż w tym terminie musi dotrzeć co najmniej np. faks, skan dokumentu, a dokumenty spełniające wymagania formy pisemnej zostaną dostarczone w wyznaczonej dacie. Zamawiający korzystając ze swoich uprawnień może zobligować wykonawców do uzupełniania dokumentów w formie pisemnej, ale równocześnie może wprowadzić rozwiązanie łączące wykorzystanie innych form wskazanych w art. 27 ust. 1 ustawy Pzp z formą pisemną. Zastosowanie takiego rozwiązania pomaga zdynamizować procedurę o udzielenie zamówienia publicznego.

Porady ekspertów, aktualne nowelizacje Pzp na Twojej skrzynce! Zapisz się na newsletter Komunikaty.pl >>



Faks jako dodatkowa forma

Jeżeli jednak uzupełnienie dokumentów dotarło w wymaganym terminie jedynie w formie faksu oraz/lub skanu, ale dokumenty nie zostały dostarczone w formie pisemnej do dnia przypadającego na koniec terminu, to zamawiający jest zmuszony wykluczyć wykonawcę.

Podstawa prawna:

- art. 26 ust. 3, art. 27 ust. 1 ustawy z 29 stycznia 2004 roku (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.).

Zobacz także
Ogłoszenia różne