Dopuszczalność zmian ilościowych w realizowanej umowie

Pierwsza, polega na przewidzeniu w ramach opisu przedmiotu zamówienia zmian polegających na zwiększeniu lub zmniejszeniu ilości pewnego elementu zamówienia "kosztem" zmiany ilości innego elementu, w odniesieniu do ilości określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (dalej: SIWZ), a następnie w umowie.

Drugi przypadek zakłada możliwość dokonywania zmiany (zmniejszenia / zwiększenia) ilości zamawianych dostaw w stosunku do przewidywanej wcześniej (na etapie przygotowania postępowania w SIWZ, a następnie w umowie) maksymalnej ich ilości. W takim jednak przypadku na zamawiającym ciąży obowiązek określenia obok maksymalnego zakresu zamówienia również minimalnego zakresu zamówienia, tj. wskazania minimalnej ilości lub wartości zamówienia, która na pewno zostanie zlecona wykonawcy w ramach realizacji zamówienia. Powyższe informacje mają istotny wpływ na sporządzenie oferty przez wykonawcę i należyte skalkulowanie przez niego kosztów realizacji zamówienia m.in. poprzez zagwarantowanie odpowiedniego minimum zamówienia, które zostanie mu udzielone (art. 29 ust. 1 ustawy PZP).

Zasada

Zawarcie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i/lub w umowie w sprawie zamówienia publicznego zapisów przewidujących możliwość dokonywania zmian ilościowych należy uznać za uzasadnione, w przypadku zamówień, w których Zamawiający na etapie wszczęcia postępowania nie jest w stanie z góry jednoznacznie określić ilości dostaw, których potrzeba wykonania zaistnieje w okresie realizacji umowy. Zakres dokonywanych zmian ilościowych wynika przeważnie ze skorygowania ilości faktycznie wykonanych zadań/dostaw/usług w okresie obowiązywania umowy, z ilościami wstępnie określonymi w umowie w sprawie zamówienia publicznego. Podkreślić również należy, że możliwość dokonywania zmian ilościowych zamawianych dostaw w zakresie poszczególnych pozycji przedmiotu zamówienia, dotyczy co do zasady jedynie dostaw szczegółowo wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia, a także jest ograniczona wysokością kwoty określonej w umowie (warunek nie przekroczenia kwoty określonej w wybranej ofercie). Należy bowiem zaznaczyć, że zgodnie z treścią art. 40 ust. 3 ustawy umowa podlega unieważnieniu w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w SIWZ.

Cechą wspólną przedstawionych wyżej rozwiązań jest okoliczność, że dopuszczalność dokonywania ww. zmian ilościowych zachodzi wyłącznie w przypadku, gdy Zamawiający wcześniej przewidział taką możliwość w treści SIWZ lub/i postanowieniach umowy, jak również szczegółowo określił zakres oraz warunki dokonywania tychże zmian.