Partnerzy serwisu:
Pytanie: Zamawiający w przetargach na wykonanie robót budowlanych wymaga złożenia wraz z ofertą kosztorysu ofertowego i jego kopii spiętej oddzielnie. Czy taki wymóg jest prawidłowy (czy można żądać kopii kosztorysu ofertowego)?

Odpowiedź

Zamawiający może żądać od uczestniczących w postępowaniu wykonawców złożenia wraz z ofertą kopii kosztorysu ofertowego. Taki wymóg nie może jednak prowadzić do złożenia drugiej, alternatywnej oferty (co jest zabronione na podstawie art. 82 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych).

Wyjaśnienie

Coraz częściej organizujący postępowania o zamówienie publiczne zamawiający żądają w specyfikacji istotnych warunków zamówienia złożenia przez wykonawców w postępowaniu wraz z ofertą kopii kosztorysu ofertowego bądź też kopii całej oferty. Popularna jest również prośba o złożenie kopii elektronicznej ww. dokumentów. Wymóg ten nie jest sprzeczny z ustawą. Prawo zamówień publicznych nie zawiera przepisów, które by zabraniały zamawiającemu zwrócić się z taką prośbą do wykonawców.

Najczęściej informacje co do konieczności złożenia kopii oferty lub kosztorysu zawiera część specyfikacji dotycząca sposobu przygotowania oferty (art. 36 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp).

Przykładowy tekst w specyfikacji może brzmieć następująco: Ofertę należy złożyć wraz z dwoma kopiami, przy czym każda z ofert/kopii powinna zostać opatrzona odpowiednim napisem: jeden egzemplarz napisem ORYGINAŁ, a pozostałe dwa kolejno napisem KOPIA 1, KOPIA 2, oraz w wersji elektronicznej na płycie CD.

Zamawiający korzystają z takiego rozwiązania, aby ułatwić prace komisji przetargowej. Dzięki temu każdy członek komisji może w tym samym czasie analizować ofertę lub poszczególne elementy kosztorysu ofertowego, bez konieczności samodzielnego powielania tych dokumentów. Dzięki temu zamawiający może oszczędzić czas i pieniądze.

Kopię oferty/kosztorysu najlepiej sporządzić poprzez skserowanie oryginału. Takie rozwiązanie zapewni zgodność (identyczność) wszystkich egzemplarzy. Kopia nie musi być podpisana przez wykonawcę. Wystarczy, że podpisany jest oryginał. Kopia powinna zostać złożona wraz z oryginałem w zapieczętowanej kopercie, a z jej zawartością nie można się wcześniej zapoznać niż po upływie terminu otwarcia ofert. Dobrą praktyką jest także wymóg oznaczenia poszczególnych egzemplarzy oferty/kosztorysu, czy jest on oryginałem czy kopią. Wówczas w przypadku rozbieżności pomiędzy treścią poszczególnych egzemplarzy rozstrzygająca będzie treść oryginału.

Pamiętać jednak należy, że zgodnie z art. 82 ust. 1 ustawy Pzp wykonawca w postępowaniu może złożyć tylko jedną ofertę. A zatem żądanie przez zamawiającego kopii kosztorysu ofertowego nie może prowadzić do omijania tej dyspozycji (np. poprzez złożenie przez wykonawcę dwóch ofert, każdej z nieco inną ceną).

Co się stanie, jeśli wykonawca nie złoży kopii kosztorysu?

Niezłożenie kopii kosztorysu ofertowego lub złożenie kopii zawierającej błędy nie może, w mojej ocenie, prowadzić do odrzucenia oferty. Zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 2 podstawą do odrzucenia oferty jest niezgodność treści oferty z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Jeśli więc treść oferty odpowiada specyfikacji, brak kopii oferty jest rzeczą wtórną, niewpływającą na ważność oryginału. Podobnie jest w przypadku, gdy pomiędzy ofertą a jej kopią występują rozbieżności. W takich przypadkach decydujące znaczenie ma oryginał.

Który egzemplarz jest oryginałem, a który kopią?

Uwaga! Jeśli zamawiający nie będzie w stanie ocenić, który z egzemplarzy jest oryginałem (np. brak oznaczeń: "KOPIA"/"ORYGINAŁ" i dodatkowo oba egzemplarze będą podpisane zgodnie z reprezentacją), wówczas zamawiający może zdecydować się na odrzucenie obu ofert na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 82 ust. 1 ustawy Pzp ze względu na złożenie przez danego wykonawcę dwóch ofert, co powoduje sprzeczność takiego działania z ustawą Prawo zamówień publicznych.

Podstawa prawna: art. 36 ust. 1 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759).

www.portalzp.pl

  • Kiedy istnieje obowiązek łącznego szacowania zamówień na roboty budowlane?

    Przetargi krok po kroku
    Bernadetta Tarnowska *
    Przepisy prawa budowlanego, do których odsyła ustawa Pzp, stanowią, iż roboty budowlane to budowa, a także prace polegające na przebudowie, montażu, remoncie lub rozbiórce obiektu budowlanego. Obiektem budowlanym jest zaś budynek wraz z instalacjami i urządzeniami technicznymi, budowla stanowiąca całość techniczno-użytkową wraz z instalacjami, urządzeniami, a także obiekt małej architektury.
  • Warunki udziału w przetargu na usługi cateringowe

    Zamówienia publiczne
    Marek Okniński
    Czy ogłaszając przetarg na dożywanie uczniów szkół w formie cateringu w trosce o jak najlepszą jakość dostarczanych posiłków można w SIWZ zawrzeć warunek: "maksymalna odległość miejsca wytwarzania posiłków od ostatecznego konsumenta (ucznia) nie może być większa niż 10 kilometrów" ?
  • Kiedy wykonawca ma obowiązek załączyć pisemne zobowiązanie od podmiotu trzeciego o udostępnieniu mu określonych zasobów?

    Przetargi krok po kroku
    Kamil Adamiec, pracownik Biura Zamówień Publicznych instytucji zamawiającej
    Czy wykonawca wskazujący, że część zamówienia powierzy podwykonawcom jest zobowiązany dołączyć pisemne zobowiązanie podwykonawcy do udostępnienia zasobów?
  • Jak poprawnie oszacować wartość zamówienia na zakup ubezpieczenia grupowego pracowników

    Przetargi krok po kroku
    Agata Hryc-Ląd, wieloletni praktyk w dziedzinie zamówień publicznych, obecnie główny specjalista w dużej instytucji zamawiającej
    Podstawą ustalenia wartości dla każdego zamówienia publicznego jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, które masz obowiązek ustalić z należytą starannością. W przypadku zamówienia na usługę grupowego ubezpieczenia pracowników będzie to szacunkowa łączna wysokość składek, jakie w danym okresie zostaną odprowadzone przez pracodawcę z wynagrodzenia pracowników.