BZP: usługa szkoleniowa pt. „Prosty i zrozumiały język w instytucjach publicznych” Zadanie dotyczy przedsięwzięcia: „Kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego? – czyli stawiamy na skuteczną KOMUNIKACJĘ!”
17.05.2023
2023/BZP 00220510/01
Miasto Jasło
Dane ogłoszeniodawcy znajdują się w treści ogłoszenia.
Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
usługa szkoleniowa pt. „Prosty i zrozumiały język w instytucjach publicznych”
Zadanie dotyczy przedsięwzięcia: „Kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego? – czyli stawiamy na skuteczną KOMUNIKACJĘ!”
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: Miasto Jasło
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 370440301
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: ul. Rynek 12
1.5.2.) Miejscowość: Jasło
1.5.3.) Kod pocztowy: 38-200
1.5.4.) Województwo: podkarpackie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL821 - Krośnieński
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: wzp@um.jaslo.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://um.jaslo.pl/pl/
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
usługa szkoleniowa pt. „Prosty i zrozumiały język w instytucjach publicznych”
Zadanie dotyczy przedsięwzięcia: „Kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego? – czyli stawiamy na skuteczną KOMUNIKACJĘ!”
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-621d2cb7-f47a-11ed-9355-06954b8c6cb9
2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00220510
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2023-05-17
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00053096/07/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:
1.3.30 Przeprowadzenie szkolenia pt. "Prosty i zrozumiały język w instytucjach publicznych"
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
https://um-jaslo.logintrade.net/zapytania_email,128495,a97c07b11193020bf1e107d1b56b9369.html3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://um-jaslo.logintrade.net/rejestracja/rejestracja.html
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, , wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
2. Środkiem komunikacji elektronicznej, służącym złożeniu oferty, wymianie informacji oraz przekazywaniem dokumentów lub oświadczeń przez Wykonawcę, jest ich prawidłowe złożenie na Platformie dostępnej pod adresem https://um-jaslo.logintrade.net/rejestracja/rejestracja.html w wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem sprawy zgodnym z niniejszym postępowaniem. Korzystanie z Platformy Przetargowej przez Wykonawcę jest bezpłatne.
3. Do połączenia używany jest szyfrowany protokół HTTPS. Szyfrowanie danych odbywa się przy pomocy protokołu SSL. Certyfikat SSL zapewnia poufność transmisji danych przesyłanych przez Internet. Wykonawca posiadający konto na Platformie Przetargowej Miasta Jasła: ma dostęp do możliwości złożenia, zmiany, wycofania oferty, a także funkcjonalności pozwalających na zadawanie pytań do treści SWZ oraz komunikację z Zamawiającym w pozostałych obszarach.
4. Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami: Sławomir Maćkoś.
5. Wymagania techniczne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy użyciu Platformy Przetargowej Miasta Jasła
Dopuszczalne przeglądarki internetowe:
• Internet Explorer 8, Internet Explorer 9, Internet Explorer 10, Internet Explorer 11,
• Google Chrome 31
• Mozilla Firefox 26
• Opera 18
Pozostałe wymagania techniczne:
• dostęp do sieci Internet
• zainstalowana wtyczka flash - flash player - dotyczy kupca
• obsługa przez przeglądarkę protokołu XMLHttpRequest – Ajar
• włączona obsługa JavaScript
• zalecana szybkość łącza internetowego powyżej 500 KB/s
• zainstalowany Acrobat Reader
• zainstalowane środowisko uruchomieniowe Java - Java SE Runtime Environment 6 Update 24 lub nowszy
W przypadku aukcji z podpisem elektronicznym dopuszczalne są przeglądarki internetowe:
• dla Windows Vista: Internet Explorer 8, Internet Explorer 9
• dla Windows 7: Internet Explorer 9, Internet Explorer 11
• dla Windows 8: Internet Explorer 11
• dla Windows 10: Internet Explorer 11
Wspierane są rozwiązania dostarczane przez firmy:
• Polskie Centrum Certyfikacji Elektronicznej Sigillum Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych S.A.
• Centrum Obsługi Podpisu Elektronicznego Szafir Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A.
• Powszechne Centrum Certyfikacji Certum firmy Asseco Data Systems S.A.
• Kwalifikowane Centrum certyfikacji Kluczy CenCert firmy Enigma SOI.
Dopuszczalne formaty przesyłanych danych:
image/bmp, image/x-windows-bmp, application/msword, application/drafting, image/gif, application/x-compressed, application/x-gzip, multipart/x-gzip, image/jpeg, image/pjpeg, application/x-latex, application/pdf, image/pict, image/png, application/mspowerpoint, application/postscript, application/rtf, application/x-rtf, text/richtext, image/tiff, image/x-tiff, application/mswrite, application/excel, application/x-excel, application/vnd.ms-excel, application/x-msexcel, application/vnd.ms-excel, text/xml, application/x-zip-compressed, application/zip, application/vnd.ms-office, image/x-ms-bmp, video/x-msvideo, audio/x-ms-wma, application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet, application/acad, application/x-acad, application/autocad_dwg, image/x-dwg, application/dwg, application/x-dwg, application/x-autocad, image/vnd.dwg, drawing/dwg
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: FE.042.12.2.2023
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi szkoleniowej polegającej na zorganizowaniu i przeprowadzeniu szkolenia stacjonarnego dla 105 osób /pracowników Urzędu Miasta w Jaśle (Zamawiającego) i jego jednostek podległych/ polegających na zdobyciu umiejętności przekazywania informacji klientowi – prostym i zrozumiałym językiem oraz na zdobyciu umiejętności skutecznego komunikowania się wewnątrz jednostki (szkolenie zamknięte w formie wykładu i warsztatów). Celem szkolenia jest nabycie umiejętności tworzenia i redakcji tekstów zgodnych ze standardem prostego języka (plain language), czyli tekstów przejrzystych, czytelnych i przyjaznych odbiorcy przez uczestników.
2. Postępowanie zostało podzielone na dwie części:
I. Wykład ogólny dla 105 osób
II. Szkolenia warsztatowe dla grup po 15 osób
3. W sumie zadanie obejmuje 8 spotkań: 1 wykład i 7 szkoleń.
I. Główne bloki tematyczne i zagadnienia, które będą przedmiotem omówienia na wykładzie (część I):
1. przegląd dotychczasowych działań komunikacyjno-informacyjnych stosowanych w Urzędzie Miasta w Jaśle i jednostkach podległych:
1) poznanie stosowanych kanałów komunikacji
2) analiza materiałów komunikacyjnych oraz pism do klientów
2. ukierunkowanie na prosty język (plain language) jako standardowy język komunikacji,
3. przekazanie najważniejszych norm językowych (m. in. budowa zdania, słownictwo, styl),
4. najważniejsze elementy składowe pisma, kształt pism oficjalnych, wskazanie najczęstszych błędów w tekstach urzędowych,
5. zasady tworzenia pism oficjalnych (językowe i edytorskie),
6. różnice pomiędzy korespondencją papierową a elektroniczną,
7. różnice pomiędzy językiem mówionym a językiem pisanym,
8. upraszczanie pism urzędowych,
9. przydatne narzędzia lingwistyczne.
II. Główne bloki tematyczne i zagadnienia, które będą przedmiotem omówienia na szkoleniach (część II):
1. omówienie standardu prostego języka w jednostce samorządowej,
2. przypomnienie najważniejszych norm językowych,
3. tworzenie prostych i czytelnych pism oficjalnych,
4. upraszczanie pism urzędowych, pisma zgodne ze standardami prostego języka,
5. prosty język w komunikacji elektronicznej (zasady językowe oraz edytorskie),
6. sposób wskazywania podstaw prawnych w decyzjach, postanowieniach wydawanych przez urzędy stosując zasadę plain language.
III. Założenia dotyczące zakresu realizacji wykładu:
1. Liczba uczestników szkolenia: 105 osób (pracownicy Zamawiającego i jego jednostek podległych), jedna grupa szkoleniowa.
2. Czas trwania szkolenia: 1 dzień szkolenia w formie wykładu, w dzień roboczy (od poniedziałku do piątku), łącznie 5 godz. zegarowych z trzema 15 min. przerwami.
3. Podczas dnia wykładu wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia nielimitowanej liczby butelek wody (woda mineralna gazowana i niegazowana – w butelkach szklanych o pojemności 0,33 ml) uzupełnianych na bieżąco, dostępnych dla wszystkich uczestników w wyodrębnionym miejscu na sali szkoleniowej lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie na pół godziny przed rozpoczęciem szkolenia do końca realizacji programu oraz 2 dłuższe przerwy po 15 min.
4. Miejsce szkolenia (lokalizacja i standard) do uzgodnienia z Zamawiającym: klimatyzowana sala szkoleniowa zlokalizowana na terenie miasta Jasła wyposażona w projektor multimedialny wraz z komputerem i ekranem umożliwiającym wyświetlanie prezentacji, flipchart z zestawem zakreślaczy oraz wszelkie inne materiały i sprzęty niezbędne do przeprowadzenia przedmiotowego wykładu.
5. Dokładny termin realizacji wykładu zostanie ustalony przez Strony przed zawarciem umowy.
IV. Założenia dotyczące zakresu realizacji każdego z 7 szkoleń:
1. Liczba uczestników szkolenia: 15 osób (pracownicy Zamawiającego i jego jednostek podległych).
2. Czas trwania szkolenia: 1 dzień szkolenia w formie warsztatów, w dzień roboczy (od poniedziałku do piątku), łącznie 8 godz. zegarowych z trzema 15 min. przerwami.
3. Miejsce szkolenia (lokalizacja i standard) do uzgodnienia z Zamawiającym: klimatyzowana sala szkoleniowa zlokalizowana na terenie miasta Jasła wyposażona w projektor multimedialny wraz z komputerem i ekranem umożliwiającym wyświetlanie prezentacji, flipchart z zestawem zakreślaczy oraz wszelkie inne materiały i sprzęty niezbędne do przeprowadzenia przedmiotowego wykładu.
4. Przerwy kawowe ciągłe w nielimitowanej liczbie, uzupełniane na bieżąco, dostępne dla wszystkich uczestników w wyodrębnionym miejscu na sali szkoleniowej lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie na pół godziny przed rozpoczęciem szkolenia do końca realizacji programu oraz 2 dłuższe przerwy po 15 min.
5. Dokładny termin realizacji szkoleń zostanie ustalony przez Strony po zawarciu umowy.
4. Wykonawca będzie zobowiązany do:
1. Opracowania harmonogramu szkolenia.
1) Wykonawca przed zawarciem umowy przedstawi Zamawiającemu harmonogram szkoleń.
2) Harmonogram szkolenia wymaga akceptacji Zamawiającego. Dopuszcza się zmianę harmonogramu ze strony Wykonawcy, lecz nie później niż na 10 dni roboczych przed zaplanowanym szkoleniem.
2. Opracowania programu szkolenia.
1) Wykonawca przedstawi program szkolenia do akceptacji Zamawiającemu minimum 5 dni roboczych przed szkoleniem.
2) Program szkolenia wymaga akceptacji Zamawiającego.
3) szkolenie odbywać się będzie w formie zajęć praktycznych oraz teoretycznych zgodnie z zakresem tematycznym wskazanym w opisie przedmiotu zamówienia
3. Wykonawca przed zawarciem umowy przedstawi Zamawiającemu do wyboru co najmniej dwie propozycje miejsca szkolenia.
II. Pozostałe założenia dotyczące przeprowadzenia szkolenia:
1. Materiały szkoleniowe:
1) Zapewnienie każdemu uczestnikowi szkolenia materiałów szkoleniowych: długopis, notatnik, komplet materiałów zawierających treści poruszane na szkoleniu,
2) Zapewnienie dostępu do wszystkich materiałów w wersji elektronicznej z możliwością wydruku oraz oznaczenie materiałów zgodnie z wymogami projektu,
3) Zapewnienie komunikacji on-line oraz dostępu do materiałów elektronicznych w sposób uwzględniający możliwości techniczne Zamawiającego, bez ponoszenia przez niego dodatkowych kosztów,
4) Sporządzenie i prowadzenie listy obecności osób skierowanych na szkolenie,
5) Przygotowanie i dostarczenie Zamawiającemu zaświadczeń́ o ukończeniu szkolenia dla wszystkich jego uczestników. Zaświadczenia muszą być́ sporządzone w formie pisemnej, tj. podpisane podpisem własnoręcznym Wykonawcy lub trenera,
6) Umieszczenia na materiałach wytworzonych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia (szkolenia) – listach obecności i zaświadczeniach dla uczestników szkolenia – logotypu Funduszy Norweskich i EOG, a także informacji o współfinansowaniu szkolenia ze środków funduszy EOG i funduszy norweskich, w formie zapisu: Szkolenie współfinansowane ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2014-2021 oraz budżetu państwa oraz hasła - na dole w stopce: Wspólnie działamy na rzecz Europy zielonej, konkurencyjnej i sprzyjającej integracji społecznej. Użyte logotypy i sformułowania muszą być́ zgodne z Podręcznikiem „Komunikacja i identyfikacja wizualna. Fundusze Norweskie i EOG 2014-2021”
2. Usługa wynajmu sali szkoleniowej wraz z wyposażeniem:
Zapewnienie sali szkoleniowej według poniższych założeń:
a) obiekt nie może być́ w trakcie prac remontowych,
b) sala szkoleniowa musi być́ wyposażona w odpowiedni sprzęt, niezbędny do realizacji przedmiotu zamówienia, przy czym zajęcia muszą odbywać́ się w pomieszczeniu, gdzie zapewnione są właściwe warunki BHP i ppoż. oraz zaplecze socjalne, w tym dostęp do WC zaopatrzonego w środki higieniczne,
c) sala szkoleniowa powinna być dostępna na wyłączność́ Zamawiającego przez jeden dzień́ szkolenia zgodnie z harmonogramem szkolenia. Obok wskazanej sali nie powinno równocześnie odbywać́ się inne grupowe wydarzenie, tak żeby zapewnić́ komfort pracy dla uczestników szkolenia,
d) sala powinna posiadać́ okna, być́ przestronna, odpowiednio oświetlona, wentylowana i klimatyzowana, wyposażona co najmniej w tablicę suchościeralną i tablicę flipchart, rzutnik i ekran do prezentacji multimedialnych
3. Usługa restauracyjna:
1) Zapewnienie usługi i obsługi restauracyjnej dla wszystkich uczestników szkolenia.
a) menu:
przerwy kawowe ciągłe w nielimitowanej liczbie, uzupełniane na bieżąco, dostępne dla wszystkich uczestników w wyodrębnionym miejscu na sali szkoleniowej lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie na pół godziny przed rozpoc
4.2.6.) Główny kod CPV: 80500000-9 - Usługi szkoleniowe
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2023-11-30
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 60,00
Kryterium 2
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
inne.4.3.5.) Nazwa kryterium: Dodatkowe materiały
4.3.6.) Waga: 40,00
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
Zamawiający uzna ten warunek za spełniony jeżeli wykonawcy wykażą, że:• dysponują co najmniej jedną osobą, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert przeprowadziła co najmniej trzy szkolenia z zakresu przekazywania informacji klientowi - prostym i zrozumiałym językiem oraz na zdobyciu umiejętności skutecznego komunikowania się wewnątrz jednostki
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: a) wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego,
w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją
o podstawie do dysponowania tymi osobami,
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie
SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
Wzór umowy stanowi załącznik nr 3 do SWZ.Warunki zmian treści umowy zostały określone w projekcie umowy.
