Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług hotelowych i towarzyszących na potrzeby konferencji “29th International Conference on Methods and Models in Automation and Robotics MMAR 2025” w dniach 26-29 sierpnia 2025

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: ZACHODNIOPOMORSKI UNIWERSYTET TECHNOLOGICZNY W SZCZECINIE

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 320588161

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: al. Piastów 17

1.5.2.) Miejscowość: Szczecin

1.5.3.) Kod pocztowy: 70-310

1.5.4.) Województwo: zachodniopomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL424 - Miasto Szczecin

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: dzp@zut.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.zut.edu.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Nauka i edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług hotelowych i towarzyszących na potrzeby konferencji “29th International Conference on Methods and Models in Automation and Robotics MMAR 2025” w dniach 26-29 sierpnia 2025

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-06fefcd2-efdf-4bdb-a694-65acce06da73

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00623972

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-11-29

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-06fefcd2-efdf-4bdb-a694-65acce06da73

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. Składanie Zamawiającemu oferty (a także jej wycofanie) odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl (zakładka „Oferty/wnioski”).
2. Maksymalny łączny rozmiar plików stanowiących ofertę lub składanych wraz z ofertą to 250 MB.
3. Komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą w postępowaniu, w sprawach innych niż składanie oferty np. składanie Zamawiającemu wniosków o wyjaśnienie SWZ odbywać się będzie drogą elektroniczną przy użyciu:
1) Platformy e-Zamówienia, za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”) lub
2) poczty elektronicznej: starnawski@zut.edu.pl.
4. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji”, o których mowa w ust 3 pkt 1 powyżej, wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza). Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej to 100 MB.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Wykonawca chcący wziąć udział w postępowaniu, musi posiadać konto podmiotu Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl. 2. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.
3. Sposób sporządzenia i przekazania ofert, innych oświadczeń i dokumentów wymaganych w niniejszym postępowaniu na podstawie SWZ musi być zgody z wymaganiami określonymi w:
1) rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dn. 30.12.2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020r. poz. 2452), zw. dalej „rozporządzeniem w spr. wymagań dla dokumentów elektronicznych”,
2) rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dn. 23.12.2020r.
w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 r. poz. 2415).
4. Ofertę oraz inne oświadczenia i dokumenty, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia w spr. wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12.04.2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.
5. Ofertę oraz inne oświadczenia i dokumenty, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych składa się, pod rygorem nieważności w formie elektronicznej (tj. przy użyciu kwalifikowanego podpisu, elektronicznego) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
6. Dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia w spr. wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej:
1) w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik) lub
2) jako tekst wpisany bezpośrednio w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”. 7. Jeżeli przekazywane dokumenty elektroniczne, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16.04.1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczanym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”.
8. Formularze do komunikacji (na Platformie e-Zamówienia) umożliwiają dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).
9. Możliwość korzystania z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści SWZ wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.
10. Wskazana w sekcji III.3.5) ogłoszenia poczta e-mail po stronie Zamawiającego jest standardową pocztą elektroniczną (Office365 lub też znana pn. Microsoft365).
11. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e–Zamówienia.
12. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia możliwe jest po zaakceptowaniu Regulaminu.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Klauzula informacyjna RODO została podana w załączniku nr 1 SWZ (zob. również dział II SWZ)

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Zgodnie z klauzulą informacyjną RODO (załącznik nr 1 SWZ)

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/WE/1108/2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług hotelowych i towarzyszących na potrzeby organizowanej przez Zamawiającego czterodniowej (w dniach od 26.08.2025 r. do 29.08.2025 r.) konferencji naukowej pn. konferencji naukowej pn. „29th International Conference on Methods and Modelsin Automation and Robotics MMAR 2025” (zwanej dalej „Konferencją”). Maksymalna liczba uczestników konferencji to 150 osób. Ramowy program Konferencji podaje załącznik nr 2 SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość jednostronnego zmniejszenia liczby uczestników Konferencji korzystających z usług restauracyjnych, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 4) Umowy, połączone z odpowiednim zmniejszeniem Wynagrodzenia Zleceniobiorcy, stosownie do § 7 ust. 2 Umowy, na co Zleceniobiorca wyraża zgodę, pod warunkiem, że o skorzystaniu z prawa do pomniejszenia zakresu usług restauracyjnych, o którym mowa powyżej Zleceniodawca powiadomi Zleceniobiorcę a pomniejszenie nie będzie obejmować więcej niż:
1) 30 osób z 150 osób, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 4) Umowy – w przypadku, kiedy powiadomienie o pomniejszeniu zostanie doręczone Zleceniobiorcy nie później niż w dniu 15.07.2025 r.
2) 15 osób z 150 osób, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 4) Umowy – w przypadku, kiedy powiadomienie o pomniejszeniu zostanie doręczone Zleceniobiorcy, po dniu wskazanym w pkt 1) powyżej, przy czym nie później niż w dniu 30.07.2025 r. 2. Zleceniobiorca uzna za skutecznie doręczone mu ze strony Zleceniodawcy powiadomienie, o skorzystania z prawa do pomniejszenia zakresu usług stosownie do ust. 1 powyżej również wtedy, gdy zostanie ono przekazane mu ze strony przedstawiciela Zleceniodawcy, o którym mowa w § 6 ust. 1 Umowy wskazaną tam pocztą elektroniczną na adres e-mail przedstawiciela Zleceniobiorcy , o którym mowa w § 6 ust. 2 Umowy (adres e-mail tam wskazany), bez obowiązku zachowania formy pisemnej.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-08-26 do 2025-08-29

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Dowody na okoliczność, że Wykonawca spełnił łącznie przesłanki, o których mowa w art. 110 ust. 2 ustawy PZP – przy czym tylko w przypadku, gdy w odniesieniu do Wykonawcy składającego ofertę (a w przypadku Oferty wspólnej składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, w odniesieniu do tego Wykonawcy, do którego) ma miejsce sytuacja, o której mowa w art. 110 ust. 2
ustawy PZP w zakresie podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 5 ustawy PZP.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Tak

7.2.) Informacje na temat zaliczek:

Zamawiający przewiduje zapłatę zaliczki na realizacje zamówienia do 20 % ceny za zamówienie . Szczegóły w tym zakresie podaje & 8a Wzoru Umowy.

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Nie

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-12-09 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Składanie Zamawiającemu ofert w niniejszym postepowaniu ( a także ich wycofanie) dopuszczonej jest wyłącznie za pomocą narzędzia (systemu) informatycznego Urzędu Zamówień Publicznych pod nazwą e-Zamówienia , dostępnego na stronie https://ezamowienia.gov.pl/pl.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-12-09 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-01-04

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Wskazany w sekcji IV.4.3.2 ogłoszenia sposób określenia kryteriów oceny ofert (procentowo) podlega w SWZ przeliczeniu na punkty według zasady: jeden procent (%) = jeden punkt wagowy. Ilekroć w niniejszym ogłoszeniu używany jest zwrot: 1) ustawa PZP - należy przez to rozumieć obowiązującą polską ustawę z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, 2) SWZ - należy przez to rozumieć obowiązującą w niniejszym postępowaniu specyfikację warunków zamówienia, o której mowa w art. 281 ustawy PZP, właściwą dla trybu podstawowego bez negocjacji, przyjętego w niniejszym postępowaniu (wraz z jej załącznikami); 3) Wzór Umowy – należy przez to rozumieć projektowane postanowienia umowy w sprawie niniejszego zamówienia, których treść zawiera załącznik nr 5 SWZ. W niniejszym postępowaniu, obok obligatoryjnych podstaw (przesłanek) wykluczenia z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia wskazanych w art. 108 ust. 1 ustawy PZP, zastosowanie mają również obligatoryjne podstawy (przesłanki) wykluczenia z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia wskazane w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13.04.2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2022 poz. 835).