Drugi etap wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur

- Przed nami drugi etap wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Bardzo nas cieszy, że już teraz duża grupa firm wystawia faktury w systemie dobrowolnie, mimo że nie mają takiego obowiązku. Obecnie jest to ponad 306 tys. firm. Do wdrożenia obowiązku zostało jeszcze kilka dni, dlatego zachęcamy do wcześniejszego zapoznania się z działaniem systemu – mówi Marcin Łoboda, wiceminister finansów, szef Krajowej Administracji Skarbowej.

Wiele zalet cyfryzacji

KSeF to realne korzyści dla przedsiębiorców:

• wszystkie faktury są dostępne zawsze w jednym miejscu, co realnie ułatwia pracę i ogranicza papierową dokumentację;
• system automatycznie archiwizuje faktury, dzięki czemu codzienna praca staje się szybsza;
• KSeF pozwala na automatyzację procesów w firmach oraz jest krokiem w kierunku cyfryzacji obiegu faktur, a co za tym idzie zwiększa bezpieczeństwo obrotu gospodarczego oraz ogranicza ryzyko popełniania błędów.

- KSeF wiąże się ze zmianą nawyków i procesów fakturowania. Zachęcamy, aby nie bać się i próbować korzystać z systemu. Bardzo szybko zauważą państwo, że KSeF to prawdziwe ułatwienie dla firm. Aby pomóc przedsiębiorcom przejść przez tę zmianę, za 2026 r. nie będzie kar za błędy w korzystaniu z systemu – mówi Marcin Łoboda.

Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów

Z KSeF można korzystać za pomocą bezpłatnych aplikacji, udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 zapewnia zestaw funkcji potrzebnych przedsiębiorcom w codziennej pracy. Umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur. Pozwala także wyszukiwać faktury oraz pobierać je w formatach XML lub PDF, a ponadto oferuje wygodną wizualizację i daje możliwość pobierania faktur PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) służy do przekazywania faktur i innych ustrukturyzowanych dokumentów między wykonawcami zamówień publicznych a instytucjami zamawiającymi - przyp. red.)

Ministerstwo Finansów udostępnia także bezpłatną Aplikację Mobilną KSeF 2.0. To narzędzie pozwala zarządzać fakturami, prowadzić listę nabywców, utworzyć listę rachunków bankowych oraz stworzyć własną, firmową wizytówkę. Dzięki temu przedsiębiorcy mają dostęp do kluczowych funkcji KSeF niezależnie od tego, gdzie się znajdują.

Narzędzia od początku powstawały we współpracy z przedsiębiorcami. - Dziękujemy za wszystkie informacje i merytoryczne sugestie, napływające z rynku – analizujemy je na bieżąco. Stanowią one dla nas cenną informację zwrotną i jednocześnie punkt wyjścia do dalszych prac. Tak jak obiecaliśmy, pierwsze usprawnienia w Aplikacji Podatnika będą dostępne już w kwietniu. Zamierzamy zmienić opisy niektórych pól, aby były bardziej czytelne dla użytkowników oraz uprościć możliwość zgłaszania faktur „scamowych". Od 1 kwietnia br. wchodzą w życie przepisy umożliwiające dobrowolne wystawianie faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA w KSeF. Taka funkcjonalność także będzie dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF – mówi Marcin Łoboda.

Pomoc dla przedsiębiorców

Ministerstwo Finansów oraz Krajowa Administracja Skarbowa prowadzą działania wspierające wdrażanie i obsługę KSeF. Jednym z nich jest infolinia KAS, dostępna dla przedsiębiorców przez całą dobę. Konsultanci udzielają zarówno pomocy merytorycznej, jak i technicznej związanej z funkcjonowaniem systemu. Dane kontaktowe oraz szczegółowe informacje są na stronie: https://www.podatki.gov.pl/skontaktuj-sie-z-nami/telefon-do-konsultanta-krajowej-administracji-skarbowej/

Przedsiębiorcy mogą też skorzystać z formularza kontaktowego dostępnego pod adresem https://ksef.podatki.gov.pl/formularz/ oraz umówić wizytę w urzędzie skarbowym. Pracownicy urzędów udzielają niezbędnych informacji i pomagają w nauce obsługi systemu. W całej Polsce funkcjonują także specjalne stanowiska komputerowe, na których podatnicy mogą m.in. sprawdzić, jak odebrać i wystawić fakturę w KSeF przy użyciu bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów.

Od 2 marca 2026 r., w ramach kontynuacji działań edukacyjnych, Ministerstwo Finansów uruchomiło nowy cykl szkoleń dla przedstawicieli wybranych branż pod nazwą „KSeF – szkolenia dla branży". Celem spotkań jest przekazanie przedsiębiorcom z różnych sektorów kluczowych informacji o systemie. Szkolenia odbywają się zarówno stacjonarnie, jak i online. Przedsiębiorcy mają także dostęp do szerokiego pakietu materiałów informacyjnych i instruktażowych dotyczących korzystania z KSeF.