Aukcja elektroniczna - jak wybrać najkorzystniejszą ofertę

Łukasz Korba
25.10.2007 , aktualizacja: 20.12.2010 13:59
A A A
Przetarg

Przetarg

Aukcja elektroniczna w obecnej postaci pojawiła się w Prawie zamówień publicznych w maju 2006 roku. Od tego czasu przestała być oddzielnym trybem udzielania zamówienia publicznego, stając się dogrywką w postępowaniach prowadzonych w formie ?tradycyjnej?. Zasady jej organizowania i przeprowadzenia są określone w art. 91 a-c Ustawy Prawo zamówień publicznych.
Zgodnie z art. 91a Ustawy, jeżeli postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego, ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem, zamawiający po dokonaniu oceny ofert w celu wyboru najkorzystniejszej oferty przeprowadza aukcję elektroniczną, jeżeli przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu oraz złożono co najmniej 3 oferty niepodlegające odrzuceniu.

W przeciwieństwie do licytacji elektronicznej (trybu opisanego w art. 74-81 Prawa zamówień publicznych), zamawiający może stosować aukcję elektroniczną w postępowaniach, których przedmiotem, oprócz dostaw i usług, mogą być także roboty budowlane. Aukcji elektronicznej nie stosuje się jedynie do zamówień w zakresie działalności twórczej lub naukowej, a także w przypadku zamówień, w których cena nie jest ceną ryczałtową. Ze względu na charakter aukcji elektronicznej, w jej zastosowaniu nie ma ograniczeń kwotowych.

Kryteriami oceny ofert w toku aukcji elektronicznej są wyłącznie kryteria umożliwiające automatyczną ocenę oferty bez ingerencji zamawiającego, wskazane spośród kryteriów, na podstawie których dokonano oceny ofert przed otwarciem aukcji elektronicznej.

Powyższe oznacza, że zamawiający w aukcji elektronicznej nie może wyznaczyć innych kryteriów oceny ofert, niż te według których dokonywał punktacji ofert zakwalifikowanych do aukcji elektronicznej. Nie może także zmienić algorytmu punktacji oceny ofert (wzoru, według którego ofertom przyznawane były punkty). Zamawiający może natomiast dowolnie ograniczyć liczbę kryteriów punktacji ofert w aukcji elektronicznej - jedynie muszą być to kryteria, które pozwalają na automatyczną punktację ofert przez system elektroniczny obsługujący aukcję.

Kryteriami umożliwiającymi automatyczną (systemową) punktację ofert mogą być np.: cena, termin realizacji zamówienia, okres gwarancji, czy czas reakcji serwisu.

Zgodnie, z art. 91b ust.1 Zamawiający zaprasza drogą elektroniczną do udziału w aukcji elektronicznej wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu.

Zatem zamawiający, po otwarciu ofert "papierowych" dokonuje ich oceny pod kątem formalno-prawnym, a następnie, ofertom niepodlegającym odrzuceniu, przyznaje punkty według kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i klasyfikuje je według otrzymanej punktacji.

Droga elektroniczna w praktyce oznacza pocztę elektroniczną. Dlatego ważne jest, aby w ofercie wykonawca wskazał adres e-mail, na który zostanie przesłane zaproszenie. Treść zaproszenia musi być zgodna z art. 91b ust. 2 Prawa zamówień publicznych.

UWAGA! Na tym etapie postępowania zamawiający nie przekazuje informacji o odrzuceniu oferty. Zgodnie z art. 92 ust. 2 Ustawy, Zamawiający przekazuje te informacje po wyborze najkorzystniejszej oferty, czyli po zamknięciu aukcji elektronicznej. Oznacza to, że ustawa nie przewiduje możliwości wnoszenia protestu na czynność zamawiającego polegającą na zaniechaniu zaproszenia do udziału w aukcji elektronicznej. W związku z tym, wykonawca ma prawo złożyć protest dopiero po zamknięciu aukcji. Uwzględnienie takiego protestu powoduje konieczność powtórzenia aukcji (analogicznie do powtórzenia czynności oceny ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty, jeżeli czynność ta jest dokonywana "tradycyjnie").

Art. 91c określa zasady postępowania w trakcie aukcji elektronicznej.

Podobnie jak w licytacji elektronicznej, postąpienia składane w toku aukcji muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Aukcja elektroniczna jest prowadzona na platformie aukcyjnej - dedykowanym do tego celu systemie informatycznym, który zapewnia odpowiednie bezpieczeństwo transakcji oraz zgodność aukcji z Prawem zamówień publicznych.

W trakcie aukcji elektronicznej każdemu wykonawcy biorącemu w niej udział, na bieżąco przekazywana jest informacja o pozycji złożonej przez niego oferty i otrzymanej punktacji oraz o punktacji najkorzystniejszej oferty. Ważny podkreślenia jest fakt, iż każdy z Wykonawców zaczyna aukcję od liczby punktów, którą uzyskała jego oferta (a nie od ceny wywoławczej, jak to jest w przypadku licytacji elektronicznej). W związku z tym możliwe jest, by po zamknięciu aukcji elektronicznej, najwyższą liczbę punktów miała oferta Wykonawcy, który zaproponował najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia na etapie "papierowej oferty".

Oferta wykonawcy przestaje wiązać w zakresie, w jakim złoży on korzystniejszą ofertę w toku aukcji elektronicznej. Bieg terminu związania ofertą nie ulega przerwaniu. Oznacza to, że nieprzeprowadzenie aukcji elektronicznej lub brak postąpień w jej toku, nie niesie za sobą ryzyka unieważnienia postępowania. W takiej sytuacji wykonawcy związani są swoimi papierowymi ofertami.

Ustawodawca wprowadzając aukcję elektroniczną jako metodę wyboru najkorzystniejszej oferty rozszerzył spektrum wykorzystania narzędzi elektronicznych w zamówieniach publicznych. Mając na uwadze znikome wykorzystanie elektronicznego trybu, jakim poprzednio była aukcja elektroniczna, nadrzędnym celem wprowadzenia tego narzędzia była przede wszystkim chęć upowszechnienia wśród Zamawiających narzędzi elektronicznych. Choć zapisy ustawowe dotyczące aukcji elektronicznej nie są pozbawione wad, narzędzie to jest o wiele doskonalsze niż licytacja elektroniczna i będzie w niedługim czasie coraz częściej wykorzystywane przy wyborze najkorzystniejszej oferty w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Aukcję elektroniczną można z powodzeniem stosować przy udzielaniu zamówień publicznych, których przedmiotem jest sprzęt komputerowy i biurowy, papier i artykuły biurowe, woda mineralna, czy usługi ochrony.

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164 poz. 1163 z późn. zm.).