Dynamiczny System Zakupów - korzyści dla zamawiającego i wykonawców

Łukasz Korba
13.12.2007 , aktualizacja: 20.12.2010 13:15
A A A
Przetarg

Przetarg

Dynamiczny System Zakupów stanowi ograniczony w czasie elektroniczny proces udzielania zamówień publicznych, których przedmiotem są dostawy powszechnie dostępne nabywane na podstawie umowy sprzedaży lub usługi powszechnie dostępne.
Dynamiczny system zakupów jest jedynym sposobem wyłaniania wykonawcy zamówienia publicznego zdefiniowanym jako proces, co oznacza, że do dynamicznego systemu zakupów wykonawcy mogą zostać zakwalifikowani na każdym jego etapie.

Dynamiczny system zakupów można ustanawiać dla takich zamówień jak papier biurowy, sprzęt komputerowy, materiały biurowe, etc.

Wykorzystanie analizowanego sposobu udzielania zamówień publicznych ma istotną przewagę nad prowadzeniem "pojedynczych" postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, gdyż umożliwia stworzenie quasi bazy danych wykonawców, którzy są w stanie zrealizować zamówienia objęte Dynamicznym Systemem Zakupów. W porównaniu z umową ramową Dynamiczny System Zakupów (DSZ) ma tą przewagę, że nie zamyka możliwości ubiegania się o zamówienia Wykonawcom, którzy pierwotnie nie zakwalifikowali się do DSZ.

Dynamiczny System Zakupów ustanawia się na okres nie dłuższy niż 4 lata, z tym, że ze względu na przedmiot zamówienia i szczególny interes zamawiającego system może być ustanowiony na okres dłuższy.

Proces ustanawiania Dynamicznego Systemu Zakupów podzielić można na dwa zasadnicze etapy:

Etap I: Ustanawianie Dynamicznego Systemu Zakupów

Zgodnie z art. 103 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych obydwa etapy prowadzone są przy zastosowaniu przepisów dotyczących przetargu nieograniczonego. W obu etapach oświadczenia, dokumenty, wnioski, zawiadomienia, zaproszenia i inne informacje przekazywane są drogą elektroniczną. Oferty składane przez Wykonawców na obu etapach procedury muszą być w formie elektronicznej, opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym (art. 103 ust. 2).

W praktyce wskazany proces sprowadza się to do przekazywania dokumentów wskazanych w art. 103 ust.1 podpisanych podpisem elektronicznym pocztą elektroniczną na adres wskazany w SIWZ.

Procedura mająca na celu ustanowienie dynamicznego systemu zakupów rozpoczęta zostaje ogłoszeniem o postępowaniu. Ogłoszenie zawiera informacje analogiczne jak w ogłoszeniu o zamówieniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego z tym, że w ogłoszenie o DSZ nie zawiera informacji o wysokości wadium oraz terminie związania ofertą (zgodnie z art. 105 ust. 1 Ustawy powyższych zapisów nie stosuje się). Ogłoszenie zamieszczane jest w Dzienniku Urzędowym UE lub w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej Zamawiającego i jego tablicy ogłoszeń. Mając na uwadze całkowicie elektroniczny charakter Dynamicznego Systemu Zakupów, publikowanie ogłoszenia o DSZ na tablicy ogłoszeń Zamawiającego wydaje się nielogiczne (vide: miejsce publikacji ogłoszenia o licytacji elektronicznej).

Zamawiający zamieszcza na stronie internetowej wskazanej w ogłoszeniu specyfikację istotnych warunków zamówienia. SIWZ jest dostępny na stronie internetowej przez cały okres trwania dynamicznego systemu zakupów. Oznacza to, że jeżeli Zamawiający ustanowił Dynamiczny System Zakupów na 4 lata, to przez 4 lata SIWZ musi być dostępny na stronie internetowej wskazanej w ogłoszeniu. Wiąże się to z faktem, że zamówienie publiczne objęte DSZ może być udzielone także temu wykonawcy, który został wykluczony z postępowania na etapie ustanawiania DSZ.

W celu dopuszczenia do udziału w dynamicznym systemie zakupów wykonawcy składają tzw. "oferty orientacyjne". Wykonawca, na etapie ustanawiania dynamicznego systemu zakupów, może w każdej chwili aktualizować swoją ofertę orientacyjną.

Oferta orientacyjna to oferta, w której warunki realizacji przedmiotu zamówienia są w praktyce mniej korzystne dla Zamawiającego od warunków złożonych w przez danego wykonawcę w kolejnych ofertach, złożonych już na etapie udzielania zamówienia. Zgodnie z art. 109 ust. 2 Ustawy oferta składana przez wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów nie może być mniej korzystna od oferty orientacyjnej.

Wraz z "pierwszą" ofertą orientacyjną wykonawca składa oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków (jeżeli Zamawiający ich żąda).

Zamawiający dokonuje oceny formalno-prawnej złożonych ofert. Niezwłocznie informuje Wykonawcę o dopuszczeniu do udziału albo odmowie dopuszczenia wraz z podaniem uzasadnienia faktycznego i prawnego czynności odmowy.

UWAGA!

Prawo zamówień publicznych wyznacza Zamawiającemu czas na dokonanie oceny ofert orientacyjnych. Zgodnie z art. 105 ust. 4 Pzp Zamawiający dokonuje oceny oferty orientacyjnej w terminie nie dłuższym niż 15 dni od dnia jej otrzymania. Jest to jedyny przypadek, kiedy Ustawa narzuca Zamawiającemu czas dokonania oceny ofert.

Etap II: Udzielanie zamówień publicznych objętych Dynamicznym Systemem Zakupów

Zamawiający wszczyna procedurę udzielania zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów poprzez opublikowanie uproszczonego ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej. Zamawiający wyznacza termin na składanie ofert orientacyjnych nie krótszy niż 15 dni.

W odpowiedzi na uproszczone ogłoszenie o zamówieniu wykonawcy, którzy nie są objęci Dynamicznym Systemem Zakupów (wykluczeni na etapie ustanawiania DSZ lub wykonawcy, którzy nie brali udziału w procesie ustanawiania DSZ) składają oferty orientacyjne. Zamawiający ocenia oferty orientacyjne zgodnie z zasadami oceny ofert orientacyjnych na etapie ustanawiania DSZ.

Po dokonaniu oceny ofert orientacyjnych zamawiający zaprasza wykonawców, którzy zostali dopuszczeni do systemu (czyli wykonawców dopuszczonych do systemu na etapie jego ustanawiania oraz wykonawców, którzy zostali dopuszczeni na etapie postępowania o udzielenie konkretnego zamówienia objętego systemem) do złożenia ofert ostatecznych.

Oferty "ostateczne" mogą złożyć tylko wykonawcy dopuszczeni do systemu. Oferty złożone w postępowaniu o udzielenie zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów ocenia się wyłącznie na podstawie kryteriów określonych w SIWZ.

Jeżeli zamawiający żąda dokumentów potwierdzających spełnianie warunków określonych w SIWZ wykonawca dołącza takie dokumenty do oferty.

Podsumowanie

Dynamiczny System Zakupów jest narzędziem udzielania zamówień publicznych, które dotychczas nie znalazło uznania w oczach zamawiających. Wprowadzony do zapisów ustawy w maju 2006 roku został w Polsce wykorzystany dotychczas w kilkunastu przypadkach. Jest to najpewniej związane z koniecznością posiadania i wykorzystywania także przez zamawiających podpisu elektronicznego w procesie Dynamicznego Systemu Zakupów. Wykorzystanie Dynamicznego Systemu Zakupów do udzielania zamówień publicznych będzie rosło wraz z realizowaniem zapisów Strategii Lizbońskiej w zakresie e-government (e-urzędów).

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655)