Uprość dokonywanie zamówień - przyłącz się do grupy zakupowej

Justyna Rek-Pawłowska
10.01.2019 16:25
A A A
Małe firmy kupują energię w ramach grup zakupowych

Małe firmy kupują energię w ramach grup zakupowych (Fot. Hanna Pyrzyńska)

Co to jest grupa zakupowa? Kto może stworzyć grupę zakupową? Co można zyskać przyłączając się do grupy zakupowej? Na co uważać?

Grupa zakupowa jest zrzeszeniem podmiotów agregujących swoje zakupy (zamówienia) i wspólnie je realizujących. Zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający mogą razem przeprowadzić postępowanie i udzielić zamówienia w ramach tzw. grupy zakupowej. Mogą na tym wiele zyskać, ale też muszą uważać, by agregacja zakupów nie zakłóciła konkurencji na rynku. O tym, co jest szczególnie ważne przy wspólnych zakupach, wypowiedział się UZP w opracowaniu pt. „Porozumienie w zakresie wspólnego przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia publicznego”. Udostępniono tam również wzór porozumienia, jaki zamawiający mogą podpisać, by właściwie zrealizować wspólne zakupy.

                   
Co można zyskać?
 

Do podstawowych korzyści związanych z funkcjonowaniem grup zakupowych zalicza się:

-       uzyskanie lepszych warunków zakupów, w tym przede wszystkim cen – rozmiar i zakres przedmiotu zamówienia wpływa na zainteresowanie nim wykonawców, co prowadzi do możliwości uzyskania przez zamawiających korzystniejszych cen zamawianych dostaw, usług lub robót budowlanych, jest to innymi słowy osiąganie takiej koordynacji popytu, która prowadzi do wystąpienia korzyści skali,

-       zmniejszenie kosztów transakcyjnych (dla dostawcy bardziej opłacalne jest negocjowanie z grupą niż indywidualnymi przedsiębiorcami),

-       zintensyfikowanie konkurencji wśród dostawców,

-       korzyści natury organizacyjnej – drobni zamawiający czy tacy, którzy nie dysponują kadrą odpowiednio przygotowaną albo do udzielania zamówień publicznych w ogóle, albo odnośnie do konkretnego zamówienia – ze względu na jego przedmiot, rozmiar czy zakres, mogą skorzystać z zasobów, infrastruktury, kadry, wiedzy i doświadczenia innej jednostki. 

 
Na co uważać?
 

Granicą możliwości łączenia przedmiotów zamówienia do wspólnego postępowania jest zachowanie zasad uczciwej konkurencji i równości wykonawców. Nieprawidłowe byłoby takie połączenie zamówień przez poszczególnych zamawiających, które będzie miało na celu albo wyeliminowanie z ubiegania się o zamówienie określonych wykonawców lub grup wykonawców albo faworyzowanie pewnych podmiotów. Problem dotyczy głównie małych i średnich przedsiębiorstw. Po utworzeniu grupy zakupowej zamówienie może stać się dla nich po prostu nieosiągalne.

Ważne

Negatywny efekt wspólnego działania zamawiających może być równoważony:

możliwością zrzeszania się wykonawców (tzw. konsorcjum),
dopuszczeniem składania ofert częściowych (choć to z kolei może osłabić efekt skali).
 

Zwiększanie rozmiaru czy zakresu zamówienia może w niektórych sytuacjach nie przynieść zamawiającym oczekiwanych korzyści. Dotyczy to przedmiotów zamówienia, których realizacja wiąże się dla wykonawców z dużym ryzykiem. Przykładowo chodzi o duże zakupy sprzętu komputerowego rozłożone w czasie. Wtedy korzyści z efektu skali mogą okazać się mniejsze niż koszty ryzyka związanego np. z kursem waluty lub trudnościami związanymi z koniecznością zgromadzenia dużej ilości sprzętu.

 
Kto może stworzyć grupę zakupową?
 

Wszystkie podmioty zobowiązane do stosowania ustawy na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy Pzp mogą zdecydować się na wspólne przeprowadzenie postępowania i udzielenie zamówienia bez konieczności spełniania jakichkolwiek przesłanek lub warunków. Istnienie po stronie określonego podmiotu obowiązku stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych nie stanowi przeszkody w udzieleniu przez niego zamówienia łącznie z innym podmiotem, który nie ma takiego obowiązku. Utworzenie grupy zakupowej nie pozbawia jednak nigdy statusu zamawiającego określonego ustawą Pzp.

Porozumienie między zamawiającymi
 

Przy stosowaniu art. 16 ust. 1 ustawy Pzp trzeba wyznaczyć jednego ze wspólnie zamawiających do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz. Brak takiej czynności uniemożliwia zastosowanie tej konstrukcji.

Pozycja zamawiającego działającego w imieniu i na rzecz pozostałych członków grupy zakupowej jest podkreślana poprzez wskazanie, że wypełnienie przez wykonawcę obowiązku wobec tego zamawiającego jest równoznaczne z wypełnieniem go wobec wszystkich wspólnie działających zmawiających.

Przykład

Wskazanie w gwarancji ubezpieczeniowej wyłącznie tego zamawiającego, który w imieniu innego jeszcze podmiotu prowadzi postępowanie, nie dyskwalifikuje wniesionego wadium.
 

Źródło:

www.uzp.gov.pl

Opracowanie:

Justyna Rek-Pawłowska

prawnik z wieloletnim doświadczeniem w stosowaniu prawa zamówień publicznych, w tym jako pracownik działu prawnego dużej spółki budowlanej reprezentujący spółkę przed KIO, sporządzający opinie prawne z zakresu prawa zamówień publicznych i weryfikujący poprawność ofert składanych przez poszczególne działy spółki, od wielu lat redaktor prowadząca publikacji o tematyce zamówień publicznych skierowanych do zamawiających i wykonawców

Więcej na Portal ZP

Ogłoszenia różne