Partnerzy serwisu:
Kontakt

Jak oszacować wartość zamówienia publicznego w kulturze?

Zamówienia publiczne
Marek Okniński
Budowa sceny koncertowej na uroczystości 11 listopada, Wrocław 2024r. (Fot. Tomasz Pietrzyk / Agencja Wyborcza.pl)
Szacowanie wartości zamówienia publicznego to proces, który powinien być przeprowadzony z należytą starannością, w sposób obiektywny i udokumentowany. Ustawa Prawo zamówień publicznych narzuca obowiązek oszacowania wartości przed wszczęciem postępowania.

Uzyskane w ramach szacowania kwoty nie mogą być starsze, niż:

  • Trzy miesiące przed wszczęciem postępowania – dotyczy zamówień na realizację usług lub dostaw.
  • Sześć miesięcy – dotyczy zamówień na realizację robót budowlanych.

Jeśli powyższe terminy upłyną, należy oszacować wartość ponownie, z wykorzystaniem aktualnych danych rynkowych.

Właściwe metody szacowania

Najważniejsze zasady szacowania wartości zamówień:

  • Zasada rzetelności – szacując wartość zamówienia, należy opierać się na wiarygodnych źródłach.
  • Zasada kompletności – należy uwzględniać całość zamówienia planowanego do udzielenia zamówienia.
  • Zasada dokumentowania – procedurę szacowania wartości zamówienia należy udokumentować. wykazując wykonane czynności oraz źródła pozyskanych danych.

Ogłoszenia z kategorii Przetargi

Zobacz wszystkie ogłoszenia Przetargi (18048)
  • Zgodność z zakazem podziału na części – nie wolno zaniżać wartości szacunkowej zamówień w celu unikania stosowania procedur określonych przepisami ustawy PZP (Prawo zamówień publicznych — przyp. red.).

Biorąc pod uwagę zasady szacowania wartości zamówień, dla prawidłowego oszacowania wartości zamówienia publicznego istotne jest dokonanie właściwej metody szacowania. To np.:

  • Zapytania ofertowe (badanie rynku): Zamawiający może skontaktować się z firmami (np.: telefonicznie, e-mailowo), zwracając się z prośbą o szacunkowe wyceny przedmiotu zamówienia.
  • Analiza wcześniejszych zamówień: jeżeli uprzednio były realizowane podobne zamówienia, możliwe jest porównanie ceny, z uwzględnieniem np. wskaźnika inflacji.
  • Kosztorys inwestorski: w przypadku robót budowlanych lub skomplikowanych usług, można zlecić wykonanie kosztorysu – dokumentu zawierającego szczegółową kalkulację wszystkich kosztów.
  • Analiza ofert dostępnych online: np. strony internetowe dostawców, katalogi branżowe, cenniki – te źródła mogą dać obraz realnych kosztów.
  • Wstępne konsultacje rynkowe (art. 84 ustawy Prawo zamówień publicznych): zamawiający może przeprowadzić sformalizowane konsultacje z tzw. rynkiem, aby zebrać dane do oszacowania wartości zamówienia planowanego do ogłoszenia.

Ważne są wszystkie elementy zamówienia

Wartość szacunkowa zamówienia nie powinna obejmować rabatów ani zniżek, które mogą być zaoferowane przez wykonawcę w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Szacując wartość zamówienia w zakresie organizacji wydarzeń kulturalnych, należy wziąć pod uwagę wszystkie elementy zamówienia — honoraria artystów, nagłośnienie, światło, scenę, transport, ochronę, promocję, czyli wszystko, co realnie będzie potrzebne. W zamówieniach w kulturze często zapomina się o tzw. "drobiazgach", które później generują duże koszty, jak np. licencje do muzyki, tłumaczenia, czy prąd do zasilenia urządzeń związanych z organizowanym wydarzeniem.

Ważne! Wartość zamówienia należy ustalić w kwocie netto, nie można pomijać żadnego składnika cenotwórczego.