Partnerzy serwisu:
Kontakt

KIO apeluje o właściwe nazewnictwo plików. Błędy mogą wpłynąć na bieg sprawy

Zamówienia publiczne
Oprac. Ewa Furtak
Praca przy komputerze - zdjęcie ilustracyjne (Fot. Jakub Orzechowski / Agencja Wyborcza.pl)
Urząd Zamówień Publicznych przypomina o właściwym nazewnictwie plików kierowanych do Krajowej Izby Odwoławczej. Jak podkreśla, pozornie drobne błędy, np. różnice wyłącznie w wielkości liter, mogą powodować problemy techniczne i wpływać na sprawność procedowania odwołań.

- Przypominamy o odpowiednim nazewnictwie plików, przekazywanych do Krajowej Izby Odwoławczej. Jest to istotne m.in. w kontekście sprawniejszego procedowania wniesionych odwołań - to apel Urzędu Zamówień Publicznych.

Urząd przypomina, by zwrócić szczególną uwagę na to, żeby przy wysyłaniu wielu plików, zadbać o ich jednoznacznie odróżniające się nazewnictwo. - Izba pracuje na systemach operacyjnych Microsoft Windows, w których wielkość liter w nazwach plików nie jest rozróżniana. Oznacza to, że pliki pn. „odwołanie" i „Odwołanie" są traktowane jako mające tę samą nazwę, co może prowadzić do ich nadpisania lub problemów z późniejszym otwarciem, a w konsekwencji może mieć decydujący wpływ na bieg sprawy przed KIO. Kluczowym jest również, by nazwa każdego pliku umożliwiała jednoznaczną identyfikację jego zawartości - przypomina Urząd Zamówień Publicznych.

Ogłoszenia z kategorii Przetargi

Zobacz wszystkie ogłoszenia Przetargi (9429)

Jak usprawnić bieg sprawy odwoławczej?

Urząd Zamówień Publicznych przypomina swoje rekomendacje. Stosowanie się do nich usprawni bieg sprawy odwoławczej.

  • Rekomendowane jest składanie odwołań i załączników w postaci elektronicznej z warstwą tekstową (tzw. PDF „tekstowy"), a nie jako skany (pliki graficzne). Pliki z osadzonym tekstem można przeszukiwać i automatycznie przetwarzać, co znacznie skraca czas obsługi.
  • Gdy dostępny jest tylko skan, warto zastosować OCR (rozpoznawanie znaków), aby przed podpisaniem i wysłaniem pliku dodać warstwę tekstową.
  • Czytelne nazewnictwo plików ułatwia identyfikację. Rekomenduje się spójny schemat nazewnictwa: data (YYYY-MM-DD) – rodzaj pisma – podmiot – wersja.
  • Dla sprawnego przebiegu rekomendowane jest korzystanie z jednego kanału komunikacji. Wnoszenie tego samego odwołania równolegle kilkoma kanałami (np. ePUAP i e-doręczeniami) wymaga ręcznej weryfikacji tożsamości dokumentów. To spowalnia obsługę.
  • Jeśli przekazywana jest korekta lub zamiana pliku, warto jednoznacznie oznaczyć wersję w nazwie oraz wskazać w treści, że nowa wersja zastępuje poprzednią.