Licytacja elektroniczna w praktyce

Zamawiający musi posiadać podpis elektroniczny, jeżeli jako sposób komunikacji z wykonawcami wybierze drogę elektroniczną. W tym wypadku wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane pomiędzy wykonawcami, a zamawiającym powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (podpisane lub zaszyfrowane). Zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym, podpis elektroniczny wywołuje te same skutki prawne, co podpis własnoręczny.

Czy można przeprowadzić licytację dla zamówień "częściowych"? Zgodnie z art. 81 Prawa zamówień publicznych w przypadku licytacji elektronicznej nie ma zastosowania art. 83 Pzp, który dopuszcza podział zamówienia na części (art. 83 ust. 2). Pomijając aspekt prawny, prowadzenie licytacji dla zamówień częściowych, i tak sprowadza się do przeprowadzenia licytacji dla każdej z części oddzielnie. Zatem, tryb licytacji elektronicznej należy przeprowadzać dla zamówień, które są udzielane w całości. W przypadku konieczności podziału zamówienia na części należy prowadzić równoległe postępowania w trybie licytacji elektronicznej, których przedmiotem będzie każda z części.

Jak opisać przedmiot zamówienia? Przy dokonywaniu opisu przedmiotu zamówienia należy bezwzględnie pamiętać, że z faktycznie oferowanym przez zwycięzcę licytacji towarem (usługi mają najczęściej charakter jednoznaczny) zamawiający zapoznaje się w momencie dostawy. Trzema tak tworzyć opis przedmiotu zamówienia, aby wykonawcy licytowali cenę tego samego standardu przedmiotu zamówienia lub standardu jego wykonania lub realizacji. Należy przy tym pamiętać, aby opisywać przedmiot zamówienia zgodnie z zasadami określonymi w art. 29 i art. 30 Ustawy.

Dobrą praktyką stosowaną w celu uniknięcia zakupu "kota w worku" jest weryfikacja oferowanego towaru na etapie poprzedzającym podpisanie umowy. Należy przy tym pamiętać, że zamiar takiej weryfikacji zamawiający musi określić już w ogłoszeniu o licytacji elektronicznej, najlepiej w miejscu dotyczącym istotnych postanowień umowy.

Czy można modyfikować opis przedmiotu zamówienia? Zamawiający nie może zmodyfikować opisu przedmiotu zamówienia, ponieważ nie jest on częścią ogłoszenia o licytacji elektronicznej. Art. 38 Prawa zamówień publicznych umożliwia zamawiającemu jedynie modyfikację Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. W przypadku licytacji elektronicznej powyższy przepis nie ma zastosowania (art. 81 Pzp).

Gdzie zamieszczać ogłoszenie o licytacji elektronicznej ? Zgodnie z art. 74 zamawiający ma obowiązek zamieścić ogłoszenie o licytacji na swojej stronie internetowej oraz na stronie, na której prowadzona będzie licytacja (czyli na stronie internetowej operatora platformy aukcyjnej). Dopuszczalne jest, aby na stronie operatora znajdował się link do ogłoszenia zamieszczonego na stronie internetowej zamawiającego.

Jakie stawiać warunki udziału w postępowaniu ? Zamawiający w treści ogłoszenia o licytacji określa warunki, jakie muszą spełniać wykonawcy w celu dopuszczenia do udziału w licytacji elektronicznej oraz informuje o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia tych warunków. Najczęściej warunki dotyczą udokumentowania braku podlegania wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 Pzp oraz wykazania przez wykonawcę odpowiedniego doświadczenia.

Jako jeden z warunków udziału w licytacji elektronicznej często stawiana jest konieczność posiadania przez wykonawcę kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego. Jest to warunek chybiony i prawnie niedopuszczalny, ponieważ dokument potwierdzający jego spełnianie nie znajduje się na liście dokumentów, które zostały skatalogowane w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane. Z praktycznego punktu widzenia, uzyskanie certyfikatu podpisu elektronicznego może trwać dłużej niż termin wyznaczony przez zamawiającego na składanie wniosków o dopuszczenie do udziału w licytacji. Zatem, wykonawcy, którzy nie dysponują w momencie ogłoszenia wymaganym certyfikatem, mogą nie móc ubiegać się o zakwalifikowanie do licytacji elektronicznej.

Trzeba pamiętać, że warunek ten i tak zostanie zweryfikowany w momencie otwarcia licytacji elektronicznej - zgodnie z art. 78 Prawa zamówień publicznych, aby skutecznie złożyć ofertę w toku licytacji konieczne jest jej opatrzenie bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Kiedy należy wnosić wadium? W trybach "tradycyjnych" gdzie mamy do czynienia z ograniczaniem liczby wykonawców poprzez wcześniejszą weryfikację warunków podmiotowych (jak np. w trybie przetargu ograniczonego) wykonawca musi wnieść wadium (jeżeli jest ono wymagane) wraz z ofertą. W licytacji elektronicznej oferta nie ma postaci materialnej, zatem rodzi się pytanie, kiedy jest najodpowiedniejszy moment wniesienia wadium?

Błędem jest wymaganie wniesienia wadium wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Ustawa w art. 76 ust. 3 dokładnie precyzuje termin, w którym wykonawca ma obowiązek dostarczyć dokument potwierdzający wniesienie wadium. Przepis ten stanowi, że zamawiający w treści zaproszenia do udziału w licytacji określa formę oraz termin wniesienia wadium (z zastrzeżeniem, że termin nie może być późniejszy niż termin otwarcia licytacji elektronicznej).

Ile wynosi termin związania ofertą? Ustawa w art. 81 wyłącza obowiązek stosowania art. 85 ust. 1 precyzującego terminy związania ofertą. Daje to możliwość zamawiającemu określania indywidualnego terminu związania ofertą w licytacji elektronicznej, który powinien być jednak jak najkrótszy.

Uwaga!!! Ofertą związany jest jedynie ten wykonawca, który w chwili zamykania licytacji elektronicznej zaproponował najniższą kwotę realizacji przedmiotu zamówienia.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655)

Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r. Nr 130 poz. 1450, z pózn. zm.)

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2006 roku, nr 87 poz. 605)