Opis funkcjonalności systemów aukcyjnych

Funkcje prowadzenia licytacji/aukcji

Obsługa - platforma (system) aukcyjna musi być obsługiwana za pomocą przeglądarki internetowej oraz być wyposażony w komunikator - zgodnie z ustawą od momentu otwarcia licytacji/aukcji do jej zamknięcia, komunikacja między uczestnikami (zamawiający - wykonawca) odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną.

Nadzór nad przebiegiem licytacji - operator platformy aukcyjnej oraz osoby wchodzące w skład Komisji Przetargowej, czuwającej nad właściwym przebiegiem procesu, muszą posiadać podgląd przebiegu licytacji/aukcji w czasie rzeczywistym. Jeżeli została zdefiniowana licytacja wieloetapowa, to system musi umożliwiać zablokowanie uczestnictwa uczestników zgodnie z zasadami określonymi przez Zamawiającego w ogłoszeniu o licytacji elektronicznej.

Dogrywka - organizator licytacji ustala albo czas dodatkowy trwania licytacji, albo czas od złożenia ostatniej oferty.

Prezentacja wyników - wyniki w trakcie licytacji/aukcji prezentowane są na bieżąco.

W przypadku licytacji elektronicznej, na ekranie prezentowana jest najniższa cena (dopuszczalna jest prezentacja historii postąpień w licytacji), czas złożenia oferty oraz Wykonawca, który ją złożył, z zastrzeżeniem, że jest widoczny tylko dla samego siebie. W przypadku, gdy najkorzystniejsza oferta (a w przypadku prezentacji historycznej - oferty) złożone są przez konkurenta, wtedy dane Wykonawcy nie są dostępne.

Dla aukcji elektronicznej sposób prezentacji wyników jest analogiczny. Różnicę stanowi prezentacja danych licytowanych. Ze względu na bardziej skomplikowane algorytmy oceny postąpień, Ustawodawca ograniczył prezentację wyników do liczby uzyskanych punktów. W przypadku aukcji elektronicznej aukcję wygrywa ten Wykonawca, który uzyskał na moment zamknięcia aukcji najwyższą liczbę punktów.

W obu przypadkach dane o ofertach, wraz z Wykonawcami, którzy je złożyli, prezentowane są po zamknięciu licytacji/aukcji.

Ogłoszenie o zwycięzcy licytacji - platforma musi umożliwiać generowanie, bezpośrednio po zakończeniu licytacji elektronicznej, ogłoszenia o wyniku licytacji na stronie internetowej, na której była ona prowadzona.

Podpis elektroniczny - ustawa Prawo zamówień publicznych wymaga, by oferty składane w trakcie zarówno licytacji elektronicznej (najbliższa nowelizacja Prawa zamówień publicznych ma znieść ten obowiązek), jak i aukcji elektronicznej posiadały formę elektroniczną i opatrzone były bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Bezpieczeństwo - ze względu na fakt, iż wynik licytacji/aukcji elektronicznej stanowi ofertę handlową wygranego Wykonawcy (licytacja elektroniczna) lub wszystkich uczestników aukcji elektronicznej, platforma aukcyjna musi być szczególnie zabezpieczona. W związku z tym dostęp do platformy musi być ograniczony hasłem, transmisja danych do platformy powinna być zabezpieczona protokołem SSL, a składane oferty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Wejście do systemu aukcyjnego powinno wymagać loginu i hasła. W przypadku, gdy Wykonawca bierze udział w kilku licytacjach w tym samym czasie preferowane jest rozwiązanie wymagające oddzielnego logowania do każdej z licytacji/aukcji.

Funkcje wyboru najkorzystniejszego wykonawcy

Ponieważ zarówno licytacja elektroniczna jak i aukcja elektroniczna prowadzone są za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej, umożliwiającego wprowadzenie niezbędnych danych w trybie bezpośredniego połączenia z tą stroną, wykonawcy składają kolejne korzystniejsze oferty (postąpienia), podlegające automatycznej klasyfikacji, zatem platforma musi automatycznie klasyfikować wykonawców.

W związku z powyższym konieczna jest możliwość definiowania przez operatora platformy aukcyjnej algorytmów oceny postąpień, czyli klasyfikacji wykonawców.

Zgodnie z zapisami Prawa zamówień publicznych dotyczącymi licytacji elektronicznej, Wykonawcy w jej trakcie licytują coraz to niższą cenę realizacji zamówienia. W tym przypadku algorytm oceny postąpień jest prosty - system klasyfikuje jedynie cenę.

W przypadku aukcji elektronicznej - zdefiniowanej w art. 91 a-c Prawa zamówień publicznych - Ustawa umożliwia dokonywanie oceny ofert złożonych w toku aukcji elektronicznej, za pomocą dowolnej kombinacji kryteriów, które zostały zdefiniowane przez Zamawiającego do oceny tradycyjnych, papierowych ofert. Ze względu na fakt, iż Prawo zamówień publicznych przewiduje, że nie wszystkie kryteria oceny ofert muszą wejść do aukcji, a wartością wywoławczą aukcji elektronicznej są punkty uzyskane w trakcie oceny tradycyjnych ofert, system aukcyjny musi umożliwiać digitalizację ofert, czyli wprowadzenie parametrów oceny ofert do systemu oraz wprowadzenie tych kryteriów, które będą bidowane, a tych, które nie będą- ustalenie jako stałych oceny. Najkorzystniejsza oferta będzie wybierana za pomocą kombinacji kryteriów dynamicznych i stałych.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655