Aby można było skorzystać z tego trybu zamówienie podstawowe musi być udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające zostało przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego. W przypadku dostaw wartość zamówień uzupełniających nie może przekroczyć 20%. Zamówienie uzupełniające musi dotyczyć takich samych usług, dostaw lub robót budowlanych. Na podstawie ust. 1 pkt.6 i 7 nie można udzielić zamówień uzupełniających na usługi, roboty budowlane lub dostawy, które miałyby inne nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień jak zamówienie podstawowe. Przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość zamówień uzupełniających (art. 32 ust. 3). Przepis ust. 1 pkt.7 dotyczy wyłącznie dostaw udzielonych wykonawcy zamówienia podstawowego. Zamówienie uzupełniające polega w tym przypadku na rozszerzeniu dostawy. Ewentualna zmiana wykonawcy mogłaby prowadzić do konieczności nabywania przez zamawiającego rzeczy o innych cechach (parametrach) technicznych. Wzajemne niedostosowanie sprzętu, urządzeń (brak kompatybilności) może z kolei prowadzić do powstania znacznych trudności technicznych w użytkowaniu i dozorze sprzętu (urządzeń, maszyn itp.). Mając na uwadze te okoliczności, ustawodawca przewidział możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego w trybie z wolnej ręki na rzeczy o tych samych parametrach.
Zależnie od wartości zamówień uzupełniających zamawiający udziela ich poza ustawą, lub jeżeli ich wartość przekracza 14 000 euro w trybie z wolnej ręki. Oczywiście pierwszeństwo w zaproszeniu do negocjacji ma wykonawca, który realizował zamówienie podstawowe. Jeżeli zaś ów wykonawca nie zechce realizować tego zadania, zamawiający może zaprosić do negocjacji innego wykonawcę.
Zamówień uzupełniających nożna udzielać kilkakrotnie o tyle, o ile przewidziano to w specyfikacji, a kolejne zamówienia uzupełniające dotyczą przedmiotu zamówienia określonego w SIWZ. Zamówienie może być udzielone wyłącznie wykonawcy zamówienia podstawowego.