Zasady sporządzania planów zamówień publicznych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający może przekazać wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych zamówieniach do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich lub zamieścić je na swojej stronie internetowej w miejscu wyodrębnionym dla zamówień, czyli w tzw. Profilu nabywcy.

Jak sporządzać plan zamówień?

We wstępnym ogłoszeniu informacyjnym o planowanych zamówieniach muszą się znaleźć wszystkie roboty budowlane, których wartość szacunkowa jest równa lub przekracza kwotę określoną w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8.

W przypadku dostaw i usług wybór zamówienia do publikacji we wstępnym ogłoszeniu informacyjnym jest bardziej złożony niż ma to miejsce przy zamówieniach na roboty budowlane. W przypadku dostaw zamawiający bierze pod uwagę tylko te zamówienia o wartości równej lub przekraczającej kwotę określoną w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, których suma wartości w ramach grupy CPV przekracza wartość 750.000 Euro. W związku z tym, sporządzanie wstępnego ogłoszenia informacyjnego na dostawy składa się z następujących czynności:

Przygotowanie zestawienia dotyczącego zamówień na dostawy, których wartość szacunkowa jest równa lub przekracza kwoty odpowiednio 133.000 Euro lub 206.000 Euro

Z przyporządkowanych powyższym zamówieniom kodów CPV pozostawiane są 3 pierwsze cyfry, które zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2151/2003 z dnia 16 grudnia 2003 roku zmieniające rozporządzenie nr 2195/2002 w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień CPV, oznaczają poszczególne grupy zamówień.

Po zsumowaniu zamówień w ramach poszczególnych grup CPV, we wstępnym ogłoszeniu informacyjnym o planowanych zamówieniach, zamieszczane są te grupy zamówień, których wartość przekroczyła 750.000 Euro.

Powyższe zamówienia należy zestawić zgodnie z formularzem ogłoszenia, pamiętając przy tym, aby zamieścić informację o wszystkich zamówieniach, których grupa podlega publikacji.

W przypadku zamówień, których przedmiotem są usługi, obowiązkowi publikacji we wstępnym ogłoszeniu informacyjnym o planowanych zamówieniach (o ile zamawiający decyduje się na sporządzanie takiego ogłoszenia), podlegają zamówienia o wartości równej lub przekraczającej kwotę określoną w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp, których suma wartości w ramach kategorii 1-16 określonej w załączniku nr 3 do Wspólnego Słownika Zamówień jest równa lub przekracza wartość 750.000 Euro. Sporządzanie wstępnego ogłoszenia informacyjnego na usługi składa się z tych samych czynności, co w przypadku dostaw, przy czym należy pamiętać, aby grupować analizowane zamówienia ze względu na rodzaj kategorii, do której należą.

Które zamówienia nie są ujęte w ogłoszeniu o planowanych zamówieniach?

Zgodnie z art. 13 ust. 3 Pzp wstępnego ogłoszenia informacyjnego o planowanych zamówieniach nie sporządza się dla usług, które zostały skatalogowane w art. 5 ust. 1 Pzp oraz dla zamówień, które będą prowadzone w trybie innym niż przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem lub dialog konkurencyjny. Oznacza to, że Zamawiający powinien podjąć decyzję o sposobie udzielania poszczególnych zamówień już na etapie sporządzania planu zamówień.

Gdzie publikować i jak przekazywać ogłoszenia?

Prawo zamówień publicznych przewiduje dwa sposoby upubliczniania informacji o planowanych zamówieniach:

Zamawiający może przekazać wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych zamówieniach Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich w celu publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Zgodnie z art. 12 ust. 2 Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich ogłoszenia przekazuje się pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną oraz drogą elektroniczną zgodnie z formą i procedurami wskazanymi na stronie internetowej określonej w dyrektywie 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 roku w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi.

Zamawiający zamieszcza wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych zamówieniach na swojej stronie internetowej w miejscu poświęconym zamówieniom publicznym, czyli "profilu nabywcy".

Uwaga!!! Jeżeli Zamawiający decyduje się na zamieszczanie ogłoszenia w "profilu nabywcy" musi publikację ogłoszenia w w/w miejscu poprzedzić przekazaniem ogłoszenia o profilu nabywcy Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich. Ogłoszenie to przekazuje się tylko drogą elektroniczną zgodnie z formą i procedurami wskazanymi na stronie internetowej określonej w wyżej wskazanej dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady. Ogłoszenie o profilu nabywcy przekazuje się tylko raz, przed publikacją wstępnego ogłoszenia informacyjnego o planowanych zamówieniach w profilu nabywcy.

Jakie są korzyści ze sporządzania planów zamówień?

Prawo zamówień publicznych przewiduje dla Zamawiających korzyści wynikające ze sporządzenia i podania do publicznej wiadomości informacji i planach zamówień na dany rok. Zgodnie z art. 43 ust. 3, w przypadku prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, Zamawiający może skrócić termin na składanie ofert o 11 dni. Możliwe to jest jedynie w przypadku, gdy wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych zamówieniach zostało podane do publicznej wiadomości nie później niż 52 dni przed przekazaniem ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich.

Oprócz korzyści przewidzianych ustawą, sporządzanie planów zamówień publicznych ma znaczenie dla zamawiającego także z innych powodów. Po pierwsze prawidłowe sporządzenie planu (w zakresie szerszym niż przewiduje ustawa) ma znaczenie organizacyjne - pozwala prawidłowo zaplanować pracę osób odpowiedzialnych za prowadzenie procedur o udzielenie zamówienia publicznego oraz znaczenie ekonomiczne - dzięki analizie wielkości zakupów Zamawiający może z powodzeniem wykorzystywać efekt skali ekonomicznej w celu osiągania korzystniejszych dla siebie warunków kontraktowania. Po drugie, przekazanie do publicznej informacji swoich planów, zamawiający dba w najwyższym stopniu o transparentność swoich działań budując tym samym swój pozytywny wizerunek w oczach potencjalnych wykonawców.

Podstawa prawna:

Dyrektywa 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 roku w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2151/2003 z dnia 16 grudnia 2003 roku zmieniające rozporządzenie nr 2195/2002 w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień CPV (Dz. Urz. UE L 329 z 17.12.2003, str. 0001-0270)

Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655)