Ważną sprawą jest sposób odmowy podpisania umowy. Należy pamiętać, że niestawienie się wykonawcy we wskazanym przez zamawiającego czasie i miejscu, w celu zawarcia umowy, nie jest jednoznaczne z odmową zawarcia umowy. Zamawiający musi mieć pisemne oświadczenie wykonawcy, w którym ten potwierdza, że nie zamierza zawierać umowy o
zamówienie publiczne. Dopiero wówczas zamawiający może zatrzymać wadium, w oparciu o ten przepis.
Zamawiający zatrzymuje wadium także w sytuacji, kiedy wykonawca nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Ostatnia przesłanka dotyczy sytuacji, kiedy zawarcie umowy w sprawie
zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. Przykładem takiej sytuacji będzie np. nieobecność osób, które mogą zawrzeć umowę w imieniu wykonawcy.
Najwięcej kontrowersji budzi jednak zapis art.46 ust.4a. Przepis ten stanowi, że zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub pełnomocnictw, chyba że udowodni, że wynika to z przyczyn nie leżących po jego stronie. Warunkiem koniecznym zatrzymania wadium na podstawie art. 46 ust. 4a ustawy PZP jest uprzednie wezwanie wykonawcy w trybie art. 26 ust. 3 ustawy PZP do uzupełnienia brakujących dokumentów, oświadczeń lub pełnomocnictw. Obowiązek zatrzymania wadium na podstawie art. 46 ust. 4a ustawy PZP w następstwie nie uzupełnienia dokumentów w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy PZP, dotyczy wszystkich wykonawców, bez względu na ich szanse w uzyskania zamówienia. Obowiązek zamawiającego zatrzymania wadium na podstawie powyższego przepisu nie zachodzi w przypadku, gdy nie złożenie przez wykonawcę żądanych przez zamawiającego dokumentów, na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy PZP było następstwem okoliczności, na które obiektywnie rzecz ujmując, przy dochowaniu należytej staranności, wykonawca nie miał i nie mógł mieć wpływu. Tak więc podstawa do zatrzymania wadium na podstawie art. 46 ust. 4a ustawy PZP zachodzi wyłącznie w przypadku zawinionego zaniechania złożenia żądanych dokumentów, przez wezwanego wykonawcę.
