Zakup sprzętu IT i oprogramowania dla szkoły: jedno czy kilka postępowań przetargowych

Odpowiedź

Wydaje się, że zamawiający będzie mógł przeprowadzić odrębne postępowania przynajmniej w przypadku części planowanych zamówień. 

Wyjaśnienie  

Kwestę łącznego lub rozdzielnego szacowania zamówień należy rozpatrywać, bazując na wypracowanej w praktyce zamówień publicznych zasadzie trzech tożsamości. Jest ona akceptowana przez UZP (np. w opracowaniu "Materiały pomocnicze dla kontrolerów – szacowanie wartości", str. 25-30) oraz instytucje kontrolujące.  

Analizując, czy w danym przypadku zachodzi konieczność sumowania zamówień, należy ustalić, czy istnieje: 

1. tożsamość przedmiotowa – czy przedmiot zamówienia jest taki sam bądź ze względów technologicznych, recepturowych, właściwości fizycznych lub użytkowych może być uznany za tożsamy. Jako tożsame przedmiotowo należy rozumieć nie tylko takie same przedmioty, ale również różne przedmioty, ale tworzące funkcjonalną całość. Z pytania wynika, że zamawiający planuje udzielić zamówienia na dostawę sprzętu dla potrzeb wyposażenia określonych kierunków nauczania. Z tego punktu widzenie można przyjąć, że wszystkie zakupy służą jednemu celowi. Istnieje zatem w ich przypadku tożsamość przedmiotowa; 
2. tożsamość podmiotowa – czy powszechną sytuacją na rynku jest, aby jeden wykonawca mógł wykonać zakres obejmujący wszystkie planowane zamówienia; co istotne nie jest wystarczające, aby taka sytuacja była możliwa – musi być powszechna (standardowa, normalnie spotykana w danej branży). Wystąpienie tożsamości podmiotowej należy rozpatrywać przez pryzmat wyspecjalizowanego sprzedawcy. 
   Proste wyjaśnienie tej kwestii podała była prezes Urzędu Zamówień Publicznych wskazując, że: "(…) pewne sprofilowanie działalności wykonawców można wywieść z tzw. teorii supermarketu, obrazowo ukazującej z jednej strony zasady identyfikacji odrębnego zamówienia publicznego, z drugiej zaś konieczność sumowania zakupów dla określenia jednego, łącznego zamówienia.  
   Wedle tej teorii za zamówienie jednego rodzaju (podobne) będzie uznawany zakup produktu, który moglibyśmy zakupić nie w całym supermarkecie, lecz w jego wyodrębnionym dziale. I tak będziemy mogli kupić odrębnie artykuły żywnościowe takie jak warzywa i odrębnie artykuły żywnościowe takie jak mięsa czy pieczywo. Wszystkie te produkty stanowią żywność, ale nie powinno się ich łączyć jako jedno zamówienie, wziąwszy pod uwagę inny profil działalności podmiotów, które standardowo na rynku zajmują się dostawami takich produktów żywnościowych" (M. Stręciwilk, "Należyte oszacowanie wartości zamówienia", PZP 2022, Nr 2, str. 108).  
   Ustalenie istnienia lub braku istnienia tej tożsamości powinno być poprzedzone przez zamawiającego analizą rynku. Wydaje się, że zamówienia skierowane są do innych wykonawców. Jest raczej mało prawdopodobnie, że np. firma zajmująca się dostawą komputerów będzie też zainteresowana dostawą projektorów czy też akcesoriów audio (i odwrotnie). Podobnie może być np. z dostawą testerów i licencji na oprogramowanie komputerowe. Zamawiający powinien zatem przeanalizować rynek pod tym kątem. Jeżeli w przypadku pewnego zakresu zamówień okaże się, że standardem na rynku jest możliwość jego realizacji przez szereg wykonawców, to należy przyjąć, że zachodzi tożsamość podmiotowa. W sytuacji, gdy zamówienia są skierowane do innych (różnych) wykonawców nie mamy do czynienia z istnieniem tej tożsamości. 
3. tożsamość czasowa – czy postępowania o udzielenie zamówienia są wszczynane w tym samym czasie lub zaplanowane do wszczęcia w danej perspektywie czasowej? O ile zatem zamawiający chce – w dającej się ustalić perspektywie – udzielić obu zamówień, to zachodzi tożsamość czasowa. 

Spełnienie (zaistnienie) wszystkich trzech tożsamości skutkuje koniecznością łącznego szacowania zamówień. Brak chociaż jednej z nich powoduje, że zamówienia szacuje się odrębnie.  

Podstawa prawna

Art. 30 ust. 1 i ust. 4 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1320). 

Krzysztof Hodt  – praktyk z wieloletnim doświadczeniem w stosowaniu Prawa zamówień publicznych, aktualnie główny specjalista w wydziale zamówień publicznych jednej z największych instytucji zamawiających w Polsce, członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych

Więcej artykułów istotnych dla zamawiających i wykonawców znajdziesz na www.portalzp.pl