Jak udowodnić próbę doręczenia pisma?

Niedochowanie obowiązków związanych z poinformowaniem adresata o próbie doręczenia pisma może być istotnym argumentem przy wnioskowaniu o przywrócenie terminu, na przykład na wniesienie skargi do Sądu.

W obowiązującym stanie prawnym organ administracji publicznej lub samorządowej będący stroną postępowania zobowiązany jest dostarczyć pismo, stanowiące na przykład decyzje administracyjną, postanowienie, w sposób określony w przepisach Kodeksu Postępowania Administracyjnego (art. 42 - 46) lub ordynacji podatkowej (art. 149-152 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa tj. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm).

W przypadku gdy przepisy dotyczące doręczenia nie zostaną dotrzymane może dojść do uznania, że pismo organu nie zostało skutecznie doręczone, a zatem nie mogło wywołać żadnych skutków prawnych, czego konsekwencją może być, na przykład, nierozpoczęcie biegu terminu wniesienia odwołania.

Jak udowodnić próbę doręczenia pisma?

W celu wykazania, że nadawca podjął wszystkie wymagane przepisami kroki dla doręczenia pisma, zawiadomienie powinno zawierać przede wszystkim adnotacje:

a) komu pismo doręczono i kiedy (data dzienna),

b) pisma nie doręczono z powodu ( ) i pozostawiono je w urzędzie pocztowym nr ( ).

c) pisma nie doręczono ponieważ adresat lub jego domownik odmówili przyjęcia pisma, przy

czym w takim przypadku zostali poinformowani o pozostawieniu pisma w urzędzie pocztowym,

d) pisma nie doręczono ponieważ ( ).

Oczywiście odnośnie pkt. b - d konieczna jest również adnotacja co do daty dziennej

i miejsca zdarzenia oraz podpis osoby sporządzającej potwierdzenie.

Brak na zawiadomieniu wyżej wymienionych informacji skutkuje uznaniem, że odbiorca nie został prawidłowo poinformowany o próbie doręczenia pisma.

W konsekwencji należy liczyć się z możliwością skutecznego negowania terminu doręczenia pisma i daty rozpoczęcia biegu terminu na wniesienie należnych środków odwoławczych. Warto pamiętać, że to na nadawcy ciąży obowiązek udowodnienia, iż podjął zgodną z przepisami próbę doręczenia pisma.

Doręczenie zastępcze

Zgodnie z art. 150 ordynacji podatkowej w razie niemożności doręczenia adresatowi pisma w miejscu zamieszkania lub miejscu pracy albo w siedzibie organu podatkowego albo w innym miejscu, gdzie się zastanie adresata albo pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu:

1) operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego,

2) pismo składa się na okres 14 dni w urzędzie gminy (miasta) - w przypadku doręczania pisma przez pracownika organu podatkowego lub przez inną upoważnioną osobę.

Adresata zawiadamia się dwukrotnie o pozostawieniu pisma w miejscu określonym powyżej. Zawiadomienie powtórne następuje w przypadku niepodjęcia pisma w terminie 7 dni.

Zawiadomienie o pozostawieniu pisma w danym miejscy umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W tym przypadku doręczenie uważa się za dokonane z upływem okresu 14 dni.

Dla skuteczności doręczenia zastępczego muszą zostać spełnione wszystkie z wyżej wskazanych wymogów.