Partnerzy serwisu:
Procedura zwrotu oferty wycofanej przez wykonawcę przed upływem terminu składania ofert przetargowych powinna zostać zawarta w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Ustawa Prawo zamówień publicznych nakłada na zamawiającego obowiązek zwrotu oferty złożonej po terminie.* Ustawodawca w odniesieniu do ofert złożonych po terminie określił również terminy ich zwrotu przez zamawiającego.

Przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych określają również prawa wykonawcy w zakresie wycofania uprzednio złożonej oferty.** Jednak prawo wycofania oferty przysługuje wyłącznie przed upływem terminu składania ofert, który określają postanowienia specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

W celu wycofania oferty wykonawca musi złożyć do zamawiającego oświadczenie zawierające wolę wycofania oferty. Złożone przez wykonawcę oświadczenie o wycofaniu oferty powoduje, iż oferta uznawana jest za niezłożoną.

Przepisy prawa nie wskazują jednak, czy zamawiający powinien technicznie (fizycznie) zwrócić ofertę wycofaną przed upływem terminu składania ofert, czy też może ją zatrzymać i załączyć do akt postępowania przetargowego.

W praktyce część zamawiających nie dokonuje zwrotu wycofanej przed upływem terminu składania oferty, wskazując że musi być ona wraz z oświadczeniem o jej wycofaniu dołączona do akt postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, pomimo, że nie bierze udziału w procedurze wyboru najkorzystniejszej oferty.

Powyższe postępowanie zamawiających bezsprzecznie uznać należy za nieznajdujące podstaw w obowiązującym stanie prawnym.

Należy mieć na uwadze, iż przechowywanie oferty w dokumentacji postępowania jest niecelowe z punktu widzenia procedury udzielania zamówień publicznych. W związku z faktem, iż oferta wycofana nie ma żadnego wpływu na wynik postępowania, nie jest ona brana pod uwagę podczas potencjalnej kontroli prowadzonej przez Urząd Zamówień Publicznych. Tym samym nie istnieją żadne przesłanki uprawniające zamawiającego do zatrzymania wycofanej oferty na gruncie przepisów prawa.

W celu uniknięcia wątpliwości związanych z zasadami postępowania w przypadku otrzymania przed upływem terminu składania ofert oświadczenia o wycofaniu uprzednio złożonej oferty, zamawiający powinien w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia określić procedury jakie będą stosowane w takiej sytuacji.

Racjonalnym jest określenie postanowieniami siwz w szczególności:

- terminu zwrotu wycofanej oferty - np. niezwłocznie po rozstrzygnięciu prowadzonego postępowania o zamówienie publiczne, przy czym oferta wycofana nie jest otwierana, a zwrot dokonywany jest na adres umieszczony na zewnętrznym opakowaniu oferty,

- procedury odbioru wycofanej oferty - np. poprzez zobowiązanie do odbioru oferty w siedzibie zamawiającego lub odesłanie wycofanej oferty na koszt wykonawcy,

- określenie osób uprawnionych do złożenia oświadczenia o wycofaniu oferty np. na podstawie załączonego do oświadczenia dokumentu rejestrowego podmiotu, którego adres znajduje się na zewnętrznym opakowaniu oferty.

Uregulowanie tego rodzaju procedur umożliwia dokonanie bezpiecznego zwrotu oferty, bez uzasadnionej obawy postawienia zarzutów naruszenia zasad udzielania zamówień publicznych przez podmioty badające prawidłowość udzielania zamówień publicznych, w tym zamówień współfinansowanych ze środków UE.

* Patrz art. 84 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.

** Patrz art. 84 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.

  • Nadanie odwołania w placówce pocztowej nie gwarantuje dotrzymania terminu jego wniesienia

    Zamówienia publiczne
    Marek Okniński
    Dla zachowania terminu wniesienia odwołania konieczne jest jego doręczenie w wymaganym terminie Prezesowi Krajowej Izby Odwoławczej. A czas jaki wykonawcy mają na wniesienie odwołania jest stosunkowo krótki.
    Termin wniesienia odwołania do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej określa art. 182 ustawy Prawo zamówień publicznych.
  • Odwołanie do KIO służy ochronie wykonawcy

    Zamówienia publiczne
    Marek Okniński
    Wnosząc odwołanie do KIO wykonawca zobowiązany jest wykazać, że działania lub zaniechania zamawiającego naruszają przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz prowadzą do poniesienia szkody lub możliwości jej poniesienia przez odwołującego.
  • Wzór wniosku o udostępnienie ofert konkurencji

    Prawo zamówień publicznych
    Marek Okniński
    Zobacz wzór wniosku o wgląd w oferty złożone w postępowaniu przetargowym przez podmioty ubiegające się o uzyskanie danego zamówienia publicznego.
    Prawo zamówień publicznych zobowiązuje zamawiającego do zapewnienia jawności procedur zmierzających do wyboru wykonawcy zamówienia publicznego.
  • Jak udowodnić próbę doręczenia pisma?

    Zamówienia publiczne
    Marek Okniński
    Organ administracji publicznej lub samorządowej zobowiązany jest dostarczyć pismo, stanowiące np. decyzje administracyjną, w sposób ściśle określony w przepisach. Co w sytuacji gdy przepisy dotyczące doręczenia nie zostaną dotrzymane?
    Organ administracji publicznej lub samorządowej będący stroną postępowania zobowiązany jest dostarczyć pismo w sposób określony w przepisach Kodeksu Postępowania Administracyjnego.