Odrzucenie oferty w której brakuje wymaganych danych - analiza przypadku

Co na to orzecznictwo KIO

Warto wskazać na wyrok KIO z 25 października 2022 r. sygn. akt KIO 2669/22 – „Na wstępie Izba wskazuje, że zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, Zamawiający odrzuca ofertę, której treść jest niezgodna z warunkami zamówienia. Ustawodawca zobowiązał więc zamawiającego do odrzucenia ofert tych wykonawców, którzy zaoferowali przedmiot zamówienia niezgodny z wymaganiami określonymi w specyfikacji warunków zamówienia, co do zakresu, ilości, jakości, warunków realizacji i innych elementów istotnych dla wykonania przedmiotu zamówienia. Aby zastosować podstawę odrzucenia oferty z art. 226 ust.1 pkt 5 Pzp musi być możliwe do określenia na czym konkretnie taka niezgodność polega, czyli co i w jaki sposób w ofercie nie jest zgodne z konkretnie wskazanymi, skwantyfikowanymi i ustalonymi jednoznacznie postanowieniami SWZ. Odrzuceniu podlega zatem wyłącznie oferta, której treść jest niezgodna z treścią SWZ w sposób zasadniczy i nieusuwalny, gdyż obowiązkiem zamawiającego jest poprawienie w złożonej ofercie niezgodności z SWZ niemających istotnego charakteru. (…) Samo twierdzenie, że w dokumentach ofertowych brakuje określonej informacji nie może być automatycznie utożsamiane z niezgodnością oferty z warunkami zamówienia. Aby taką niezgodność stwierdzić, należy po pierwsze ustalić czy w okolicznościach faktycznych konkretnego zamówienia określona informacja wymagana przez Zamawiającego może być pośrednio wyinterpretowana z innych dokumentów i oświadczeń wykonawcy. Po drugie należy ustalić czy brak informacji w ofercie wykonawcy, a wymaganej postanowieniami SWZ skutkuje zaoferowaniem przez wykonawcę świadczenia niezgodnego z wymaganiami zawartymi w SWZ. Reasumując, o niezgodności treści oferty z treścią SWZ można mówić tylko w przypadku, gdy przedmiot zamówienia wynikający z oferty nie odpowiada przedmiotowi zamówienia opisanemu w SWZ."

Biorąc pod uwagę powyższe, sam brak wskazania numeru katalogowego produktu, podczas gdy wykonawca wskazał produkt i producenta nie może być podstawą do odrzucenia oferty. Brak wskazania określonej informacji w formularzu ofertowym jeszcze nie świadczy o tym, że wykonawca oferuje przedmiot niezgodny z warunkami zamówienia lub inny niż wymagany przez zamawiającego.

Wyrok KIO z dnia 2 listopada 2022 r. sygn. akt KIO 2721/22 - „Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp, zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia. Przykładem niezgodności treści oferty z warunkami zamówienia jest zaoferowanie przez wykonawcę innego przedmiotu zamówienia niż wymagany przez zamawiającego, w tym przedmiotu nieodpowiadającego wymaganiom określonym w warunkach zamówienia - np. zaoferowanie urządzeń o innych funkcjonalnościach niż wymagane przez zamawiającego."

Trzeba dokładnie czytać zapisy

Ponadto w mojej ocenie budowa zdania: „producent/nr katalogowy" sugeruje, iż wykonawca może wskazać jedno z tych informacji i będzie to wystarczające. Nie można zatem karać wykonawcy w sytuacji, gdy to zamawiający nieprecyzyjnie sformułował żądany zakres informacji w formularzu ofertowym.  

W sytuacji przedstawionej w pytaniu zamawiający powinien wezwać wykonawcę do złożenia wyjaśnień treści oferty na podstawie art. 223 ust. 1 Pzp.

Wyjaśnienie treści złożonej oferty

Zgodnie z art. 223 ust. 1 ustawy Pzp w toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Przepis art. 223 ust. 1 zdanie pierwsze uprawnia zamawiającego do żądania wyjaśnień treści oferty w celu wypełnienia obowiązku przeprowadzenia badania i oceny ofert w sposób staranny i należyty.

Celem wyjaśnień jest uzyskanie jednoznacznych informacji dotyczących całości lub części oferty, które są nieprecyzyjne, niejasne, dwuznaczne, budzą wątpliwości interpretacyjne, tak aby możliwa była ocena, czy badana oferta w danym zakresie spełnia wymagania postawione przez zamawiającego. Uruchomienie procedury z art. 223 ust. 1 Pzp oznacza, że zamawiający miał wątpliwości co do jednoznacznego stwierdzenia o zgodności lub niezgodności oferty z warunkami zamówienia, których rozwianie może nastąpić wyłącznie przy udziale wykonawcy. (Prawo zamówień publicznych. Komentarz, Urząd Zamówień Publicznych Warszawa 2021, str. 697 – dostępny na stronie www.uzp.gov.pl).

Uprawnienie czy obowiązek?

Uprawnienie do żądania wyjaśnień treści oferty przeradza się w obowiązek, gdy oferta zawiera postanowienia niejasne, sprzeczne lub gdy jej treści nie da się jednoznacznie i stanowczo wywieść bez udziału wykonawcy. Skoro zamawiający ma wątpliwości, dotyczące treści złożonej oferty, musi te wątpliwości przed odrzuceniem oferty wyjaśnić.

Biorąc pod uwagę powyższe w mojej ocenie zamawiający powinien zażądać od wykonawcy wyjaśnień treści złożonej oferty na podstawie art. 223 ust. 1. Oferta, którą złożył wykonawca zawiera sprzeczność, jest niejasna i nieprecyzyjna a z jej treści nie da się jednoznacznie i stanowczo wywieść informacji bez udziału wykonawcy. Skoro zamawiający ma wątpliwości, dotyczące treści złożonej oferty, musi te wątpliwości przed odrzuceniem oferty wyjaśnić tak aby możliwa była ocena, czy badana oferta w danym zakresie spełnia wymagania postawione w postępowaniu. Zamawiający ma obowiązek na mocy ustawy rzetelnie i starannie prowadzić postępowanie, wobec, tego by wykazać się należytą starannością przy badaniu i ocenie oferty powinien uprzednio skierować żądanie do wyjaśnienia treści oferty. Negatywna ocena wyjaśnień prowadzi do negatywnych dla wykonawców konsekwencji, w postaci jej odrzucenia.

Podstawa prawna

Art. 223 ust. 1, art. 226 ust. 1 pkt. 5 ustawy z dnia z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1129).

Paulina Grochowska-Stosio - radca prawny, praktyk działający po stronie zamawiających, aktualnie pracownik administracji samorządowej zajmujący samodzielne stanowisko w komórce Zamówień Publicznych.