Czy okres gwarancji może być kryterium oceny ofert w zamówieniu na dostawę odzieży mundurowej? Praktyczne wskazówki dla zamawiających

Odpowiedź 

W mojej ocenie, dla zamówień na dostawy okres gwarancji może zostać wskazany jako kryterium oceny ofert. 

Wyjaśnienie

Należy mieć na uwadze, że zamawiający powinien szczegółowo, w jasny i zrozumiały sposób opisać, które elementy odzieży mundurowej oraz w zakresie jakich parametrów jakościowych będą objęte gwarancją oferowaną przez wykonawców – np. stopień mechacenia materiału spodni czy starcie podeszwy butów w określonym czasie. Precyzyjnie należy opisać również sposób i terminy usunięcia ewentualnych wad lub niedotrzymania zapewnień gwarancyjnych (naprawa czy wymiana na nowe rzeczy) oraz sankcje z tytułu niedopełnienia obowiązków wynikających z danej gwarancji. W zapytaniu nie wskazano, czy takie informacje będą zawarte w dokumentach zamówienia. 

Zwracam również uwagę, że zamawiający publiczni mogą stosować kryterium ceny jako jedyne (100 proc.) kryterium oceny ofert albo jako kryterium o wadze przekraczającej 60 proc., jeżeli określą w opisie przedmiotu zamówienia wymagania jakościowe odnoszące się co najmniej do głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia. 

Zamawiający musi mieć na uwadze, iż na rynku występuje wiele produktów lub świadczeń różniących się od siebie przede wszystkim jakością. Stąd ustawodawca wskazuje w przywołanym przepisie kryteria jakościowe, którymi mogą być w szczególności kryteria odnoszące się do: 

1. jakości, w tym parametrów technicznych, właściwości estetycznych i funkcjonalnych, takich jak dostępność dla osób z niepełnosprawnościami lub uwzględnianie potrzeb użytkowników; 
2. aspektów społecznych, w tym integracji zawodowej i społecznej osób, o których mowa w art. 94 ust. 1 ustawy Pzp; 
3. aspektów środowiskowych, w tym efektywności energetycznej przedmiotu zamówienia; 
4. aspektów innowacyjnych; 
5. organizacji, kwalifikacji zawodowych i doświadczenia osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą one mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia; 
6. serwisu posprzedażnego, pomocy technicznej, warunków dostawy takich jak: termin, sposób lub czas dostawy oraz okresu realizacji. 

Powyższe kryteria, jak i inne istotne dla zamawiającego cechy danego przedmiotu zamówienia, mogą być przez zamawiającego wskazane jako stopniowane wagami kryteria jakościowe lub jako stałe cechy zawarte w opisie przedmiotu zamówienia. 

Żeby otrzymać w trybie zamówienia publicznego pożądane produkty lub świadczenia, bez różnicowania ich jakości (w przyjętych kryteriach oceny), która najczęściej wpływa na cenę, należy w dokumentach zamówienia odnieść się do głównych elementów charakteryzujących dany przedmiot zamówienia. 

Zamawiający, przyjmując do oceny ofert kryterium ceny jako jedyne lub przekraczające 60 proc., powinien sporządzić opis przedmiotu zamówienia sprowadzający się do jak najbardziej znormalizowanego, czytelnego dla każdego wykonawcy określenia głównych cech zamawianych produktów lub świadczeń. Opis ten nie musi zawierać szczególnych zapisów dotyczących przedmiotu zamówienia – może odnosić się do standardowych cech wskazanych w pożądanych zakresach. 

Wymagania w zakresie głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia powinny więc odnosić się do stałych cech, które istotnie wpływają na jakość przedmiotu zamówienia i których spełnienia zamawiający oczekuje od wykonawców podczas realizacji zamówienia. 

W przypadku właściwego, czytelnego opisu przedmiotu zamówienia, na podstawie którego możliwe jest złożenie porównywalnych ofert, wykonawcy będą konkurować tylko ceną. Nie jest wówczas konieczne tworzenie kryteriów "na siłę", które niejednokrotnie, wbrew wymogom ustawy, są nieproporcjonalne do przedmiotu zamówienia. 

W przypadku zamówienia na dostawę odzieży mundurowej zamawiający może również zastosować jako jedyne – kryterium cenowe. Wówczas w opisie przedmiotu zamówienia powinien wskazać konkretne wymagania odnoszące się do cech jakościowych zamawianych rzeczy (jakości, trwałości czy składu materiałów, z jakich powinny być wykonane lub stosownych certyfikatów), a także okresu żądanej gwarancji. Zamawiający wypełni obowiązek wynikający z art. 246 ust. 2 ustawy Pzp, jednoznacznie opisując w dokumentach zamówienia swoje żądania. 

Podstawa prawna

Art. 242, art. 246 ust. 2 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1320). 

Iwona Bujak – praktyk z wieloletnim doświadczeniem w stosowaniu Prawa zamówień publicznych (od 1994 roku), pracownik wydziału zamówień publicznych jednej z największych instytucji zamawiających w Polsce

Więcej artykułów istotnych dla zamawiających i wykonawców znajdziesz na www.portalzp.pl