Kontrola w firmie: zasady i uprawnienia inspektorów

Inspektorzy uprawnieni są do wykonywania szerokiego zakresu czynności kontrolnych, w tym m.in.: wstępu na teren przedsiębiorstwa, weryfikacji dokumentów księgowych, żądania wyjaśnień ustnych lub pisemnych od przedsiębiorcy lub jego przedstawicieli, przeprowadzania oględzin miejsc, urządzeń, towarów oraz wykonywania różnych pomiarów technicznych lub jakościowych. 

Przebieg kontroli krok po kroku: od zawiadomienia po czas trwania

Zasady przeprowadzania kontroli oraz jej częstotliwość 

Standardową procedurą jest obowiązek wcześniejszego zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze przeprowadzenia kontroli. Zawiadomienie to powinno być doręczone przedsiębiorcy przynajmniej na 7 dni przed rozpoczęciem kontroli. Kontrola musi rozpocząć się najpóźniej 30 dni od daty doręczenia zawiadomienia; jeśli nie nastąpi to w tym terminie, organ kontrolny zobowiązany jest ponownie zawiadomić przedsiębiorcę. 

Ustawodawca przewidział jednak sytuacje nadzwyczajne, w których nie ma obowiązku wcześniejszego zawiadomienia przedsiębiorcy. Dotyczy to m.in. sytuacji, w których istnieje podejrzenie zagrożenia życia lub zdrowia, popełnienia przestępstwa, wykroczenia lub innego poważnego naruszenia prawa, wymagającego niezwłocznego działania organów kontroli. 

Częstotliwość przeprowadzania kontroli regulowana jest przepisami szczególnymi oraz opiera się na analizie ryzyka naruszenia przepisów prawa przez danego przedsiębiorcę. Dzięki temu organy kontroli mogą efektywniej planować i realizować swoje zadania, skupiając się na przedsiębiorcach z wyższym prawdopodobieństwem naruszenia obowiązujących regulacji. 

Czas trwania kontroli w firmie

Przepisy prawa jasno określają limity czasowe trwania kontroli, aby zminimalizować negatywne skutki dla prowadzonej działalności gospodarczej. Konkretne ramy czasowe kontroli zależą od rodzaju działalności gospodarczej oraz specyfiki przeprowadzanych czynności kontrolnych. W sytuacjach kontroli bez uprzedniego zawiadomienia, które obejmują oględziny lub pomiary, czas trwania tych czynności nie może przekroczyć jednego dnia roboczego lub kolejnych 24 godzin. 

Przebieg kontroli i postępowanie pokontrolne 

Celem kontroli jest ustalenie zgodności prowadzonej działalności gospodarczej z obowiązującymi przepisami prawa, postanowieniami koncesji, zezwoleń, licencji czy warunkami wpisu do rejestru działalności regulowanej. Całość czynności kontrolnych dokumentowana jest w protokole kontroli, który szczegółowo opisuje przebieg kontroli, stwierdzone uchybienia oraz przedstawia zalecenia pokontrolne. 

W przypadku wykrycia nieprawidłowości przedsiębiorca otrzymuje zalecenia dotyczące ich usunięcia w określonym terminie. Niewykonanie tych zaleceń może skutkować nałożeniem sankcji administracyjnych lub finansowych, takich jak grzywny czy inne kary przewidziane przez prawo. 

Prawa przedsiębiorcy podczas kontroli w firmie

Przedsiębiorcy w trakcie kontroli przysługują liczne prawa proceduralne, które mają na celu zabezpieczenie jego interesów. Do najważniejszych z nich należą prawo do wcześniejszego powiadomienia o planowanej kontroli (poza wskazanymi wyżej wyjątkami), prawo obecności podczas czynności kontrolnych, możliwość składania wyjaśnień oraz zgłaszania uwag lub zastrzeżeń do protokołu kontroli. 

Jeśli przedsiębiorca ma wątpliwości co do legalności przebiegu kontroli lub uważa, że naruszone zostały jego prawa, może skorzystać z pomocy Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców, innych wyspecjalizowanych organów administracji publicznej. Dodatkowe informacje oraz szczegółowe regulacje dotyczące kontroli dostępne są w ustawie Prawo przedsiębiorców oraz materiałach informacyjnych Punktu Informacji dla Przedsiębiorcy. 

Znajomość procedur kontrolnych, praw przedsiębiorców oraz zakresu uprawnień organów kontrolnych jest niezbędna do efektywnego prowadzenia działalności gospodarczej oraz zabezpieczenia praw przedsiębiorców.