Czy zamawiający może żądać kopii kosztorysu ofertowego?

Małgorzata Skóra, prawnik, członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych, w latach 2000-2003 specjalista w Departamencie Prawnym Urzędu Zamówień Publicznych, kierownik Wydziału Zamówień w spółce sektora energetycznego
11.08.2010 12:01
A A A
Pytanie: Zamawiający w przetargach na wykonanie robót budowlanych wymaga złożenia wraz z ofertą kosztorysu ofertowego i jego kopii spiętej oddzielnie. Czy taki wymóg jest prawidłowy (czy można żądać kopii kosztorysu ofertowego)?

Odpowiedź

Zamawiający może żądać od uczestniczących w postępowaniu wykonawców złożenia wraz z ofertą kopii kosztorysu ofertowego. Taki wymóg nie może jednak prowadzić do złożenia drugiej, alternatywnej oferty (co jest zabronione na podstawie art. 82 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych).

Wyjaśnienie

Coraz częściej organizujący postępowania o zamówienie publiczne zamawiający żądają w specyfikacji istotnych warunków zamówienia złożenia przez wykonawców w postępowaniu wraz z ofertą kopii kosztorysu ofertowego bądź też kopii całej oferty. Popularna jest również prośba o złożenie kopii elektronicznej ww. dokumentów. Wymóg ten nie jest sprzeczny z ustawą. Prawo zamówień publicznych nie zawiera przepisów, które by zabraniały zamawiającemu zwrócić się z taką prośbą do wykonawców.

Najczęściej informacje co do konieczności złożenia kopii oferty lub kosztorysu zawiera część specyfikacji dotycząca sposobu przygotowania oferty (art. 36 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp).

Przykładowy tekst w specyfikacji może brzmieć następująco: Ofertę należy złożyć wraz z dwoma kopiami, przy czym każda z ofert/kopii powinna zostać opatrzona odpowiednim napisem: jeden egzemplarz napisem ORYGINAŁ, a pozostałe dwa kolejno napisem KOPIA 1, KOPIA 2, oraz w wersji elektronicznej na płycie CD.

Zamawiający korzystają z takiego rozwiązania, aby ułatwić prace komisji przetargowej. Dzięki temu każdy członek komisji może w tym samym czasie analizować ofertę lub poszczególne elementy kosztorysu ofertowego, bez konieczności samodzielnego powielania tych dokumentów. Dzięki temu zamawiający może oszczędzić czas i pieniądze.

Kopię oferty/kosztorysu najlepiej sporządzić poprzez skserowanie oryginału. Takie rozwiązanie zapewni zgodność (identyczność) wszystkich egzemplarzy. Kopia nie musi być podpisana przez wykonawcę. Wystarczy, że podpisany jest oryginał. Kopia powinna zostać złożona wraz z oryginałem w zapieczętowanej kopercie, a z jej zawartością nie można się wcześniej zapoznać niż po upływie terminu otwarcia ofert. Dobrą praktyką jest także wymóg oznaczenia poszczególnych egzemplarzy oferty/kosztorysu, czy jest on oryginałem czy kopią. Wówczas w przypadku rozbieżności pomiędzy treścią poszczególnych egzemplarzy rozstrzygająca będzie treść oryginału.

Pamiętać jednak należy, że zgodnie z art. 82 ust. 1 ustawy Pzp wykonawca w postępowaniu może złożyć tylko jedną ofertę. A zatem żądanie przez zamawiającego kopii kosztorysu ofertowego nie może prowadzić do omijania tej dyspozycji (np. poprzez złożenie przez wykonawcę dwóch ofert, każdej z nieco inną ceną).

Co się stanie, jeśli wykonawca nie złoży kopii kosztorysu?

Niezłożenie kopii kosztorysu ofertowego lub złożenie kopii zawierającej błędy nie może, w mojej ocenie, prowadzić do odrzucenia oferty. Zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 2 podstawą do odrzucenia oferty jest niezgodność treści oferty z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Jeśli więc treść oferty odpowiada specyfikacji, brak kopii oferty jest rzeczą wtórną, niewpływającą na ważność oryginału. Podobnie jest w przypadku, gdy pomiędzy ofertą a jej kopią występują rozbieżności. W takich przypadkach decydujące znaczenie ma oryginał.

Który egzemplarz jest oryginałem, a który kopią?

Uwaga! Jeśli zamawiający nie będzie w stanie ocenić, który z egzemplarzy jest oryginałem (np. brak oznaczeń: "KOPIA"/"ORYGINAŁ" i dodatkowo oba egzemplarze będą podpisane zgodnie z reprezentacją), wówczas zamawiający może zdecydować się na odrzucenie obu ofert na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 82 ust. 1 ustawy Pzp ze względu na złożenie przez danego wykonawcę dwóch ofert, co powoduje sprzeczność takiego działania z ustawą Prawo zamówień publicznych.

Podstawa prawna: art. 36 ust. 1 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759).

www.portalzp.pl

Zobacz także
Ogłoszenia różne