Brak zadania inwestycyjnego w planie finansowym jednostki nie uniemożliwia wszczęcia postępowania o zamówienie, jednak jest to ryzykowne

Ustawa Pzp posługuje się trzema pojęciami związanymi z wartością udzielanego zamówienia publicznego.

Wartość szacunkowa zamówienia

Pierwsze z nich to szacunkowa wartość zamówienia wyliczona z należytą starannością bez podatku od towarów i usług (VAT), która jest niezbędna do dokonania wyboru trybu oraz określenia czy zamówienie podlega "procedurom unijnym". Ustalenie wartości szacunkowej musi nastąpić przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i następuje w oparciu o określone w niej zasady.

Zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami do ustalenia wartości szacunkowej nie jest niezbędne odzwierciedlenie danego zamówienia w planie finansowym jednostki. Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nawet jeżeli zamawiający nie posiada w tym momencie zagwarantowanych w budżecie środków na jego sfinansowanie jest więc w oparciu o przepisy ustawy Pzp dopuszczalne.

Możliwości zamawiającego

Kolejne pojawiające się w ustawie pojecie związane z wartością zamówienia to "kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia", czyli wartość wynikająca z planu finansowego danej jednostki uwzględniająca podatek VAT. Zamawiający zobowiązany jest odczytać ją podczas sesji otwarcia ofert i w oparciu o nią dokonać oceny, czy może zawrzeć umowę z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę. Kwota ta powinna już odzwierciedlać możliwości zamawiającego wynikające z odpowiedniego dokumentu finansowego jednostki. Powinna więc być to co do zasady wartość wynikająca wprost z budżetu oznaczająca środki, jakie mają być przeznaczone na pokrycie realnych wydatków z tytułu realizacji zamówienia.

Unieważnienie postępowania

Z powyższego względu należy przyjąć, iż do dnia otwarcia ofert zamawiający, który wszczął postępowanie na wykonanie zamówienia nieuwzględnionego w budżecie powinien uzyskać zabezpieczenie środków finansowych odzwierciedlone w planie finansowym. Konsekwencją braku potwierdzonych środków na realizację przedmiotu zamówienia na tym etapie może być konieczność unieważnienia postępowania z przyczyn leżących po stronie zamawiającego. Wiąże się to wówczas z uprawnieniem wykonawców do wystąpienia o zwrot kosztów przygotowania ofert.

Wydatki publiczne

Znacznie poważniejsze konsekwencje może jednak ponieść zamawiający w przypadku kiedy otworzy oferty i nie mając stosownego zabezpieczenia w budżecie dokona wyboru oferty najkorzystniejszej, co doprowadzi do podpisania umowy z wykonawcą. Należy bowiem zwrócić uwagę, iż wydatki publiczne, zgodnie z ustawą o finansach publicznych mogą być ponoszone na cele i w wysokości określonej w ustawie budżetowej, uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego i w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych. Wynika to wprost z art. 35 ustawy.

Dodatkowo art. 46 ust. 1 wskazanej ustawy daje jednostkom sektora finansów publicznych prawo do zaciągania zobowiązań do sfinansowania w danym roku do wysokości wynikającej z planu wydatków lub kosztów jednostki pomniejszonych o wydatki na wynagrodzenia, uposażenia, składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Płacy, inne składki i opłaty obligatoryjne oraz płatności wynikające ze zobowiązań zaciągniętych w latach poprzednich.

Naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Jednocześnie z treści art. 11 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych wynika, że dokonanie wydatków ze środków publicznych bez upoważnienia określonego ustawą budżetowa, uchwała budżetową lub planem finansowym albo z przekroczeniem zakresu tego upoważnienia lub z naruszeniem przepisów dotyczących dokonywania poszczególnych rodzajów wydatków uznaje się za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.