Podpis na dokumentach przetargowych

Andrzela Gawrońska-Barana
02.07.2015 , aktualizacja: 01.07.2015 15:30
A A A
Dokumenty przetargowe

Dokumenty przetargowe (fot.Shutterstock)

Aby zachować pisemną formę tzw. dokumentów przedmiotowych niezbędne jest nie tylko utrwalenie treści oświadczenia woli pismem, ale konieczne jest także własnoręczne podpisanie tego oświadczenia.
Pytanie:

Zamawiający na mocy art. 26 ust. 3 w związku z art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp wezwał wykonawcę do uzupełnienia dokumentów zawierających informacje potwierdzające spełnienie parametrów wymaganych w siwz dla produktów zaproponowanych w ofercie. Wykonawca uzupełnił dokumenty w wyznaczonym terminie. Niestety niektóre z nich zawierają jedynie pieczątkę firmową oraz imienną wykonawcy. Nie zostały one podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentacji oferenta (nie zawierają żadnego podpisu), inne odnoszące się do jednej pozycji, ale składając się z kilku stron zostały podpisane na jednej stronie (pierwszej, lub środkowej). Termin na dokonanie czynności uzupełnienia dokumentów upłynął. Czy zamawiający powinien wykluczyć wykonawcę z postępowania stosownie do art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp?

Odpowiedź:

Dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Odnosi się to także do dokumentów przedmiotowych tj. składanych na potwierdzenie spełnienia prze dostawy, usługi wymagań określonych przez zamawiającego.

Aby stwierdzić spełnienie wymogu co do formy dokumentu należy odwołać się zwłaszcza do art. 78 Kodeksu cywilnego, który znajdzie zastosowanie na podstawie art. 14 ustawy Pzp. Tym samym, aby forma pisemna została zachowana niezbędne jest nie tylko utrwalenie treści oświadczenia woli pismem, ale konieczne jest także własnoręczne podpisanie tego oświadczenia przez osobę je składającą. Własnoręczny podpis stanowi wiarygodną gwarancję, że pochodzi od osoby, której ściśle osobiste cechy zawiera w charakterze pisma (podpisującego, takie jak: ukształtowanie liter, ich łączenie itp.), przez co osobę tę indywidualizuje. Sama pieczątka imienna (nawet z pieczątką firmową) nie wystarczy.

Zgodność kopii z oryginałem

Jeżeli dokumenty są składane w formie kopii muszą zostać poświadczone "za zgodność z oryginałem", co potwierdza, że dana osoba składająca poświadczenie widziała oryginał i stwierdza zgodność treści kopii dokumentu z tym dokumentem tj. z oryginałem. Poświadczenie za zgodność z oryginałem jest dokonywane przez wykonawcę, a więc w przypadku podmiotów, które działają za pomocą organu przez osoby fizyczne wchodzące w skład tego organu i pełniące w nim określone funkcje. Oznacza to również, że z poświadczenia za zgodność z oryginałem powinno wynikać, iż osoby składające swoje własnoręczne podpisy działają nie we własnym imieniu, lecz w imieniu podmiotu który reprezentują. Żaden z przepisów nie określa jednak, że za zgodność z oryginałem mogą tylko potwierdzać wykonawcy bezpośrednio przez swoje statutowe organy. Stąd wniosek, że wykonawcy mogą potwierdzać dokumenty za zgodność z oryginałem przez pełnomocników.

Znajdź przetarg: Oferty przetargów z całego kraju



Każda strona dokumentu wymaga podpisu

Z uwagi na brak podpisu na dokumencie tzw. przedmiotowym przez osobę upoważnioną do reprezentacji wykonawcy (nie zawiera żadnego podpisu), nie można raczej przyjąć, że dokument został uzupełniony w sposób prawidłowy. W odniesieniu do dokumentu dotyczącego jednej pozycji, ale składającego się z kilku stron, podpisanego na jednej stronie (pierwszej, lub środkowej) należałoby takie braki ocenić w podobny sposób jak w przypadku gdy nie ma podpisu. Chyba że zachodzą jakieś szczególne okoliczności (np. na stronach niepodpisanych są tylko nieistotne informacje, na ostatniej niepodpisanej znajduje się spis treści). Brak taki można by potraktować wtedy wyłącznie jako pewną nieścisłość formalną, nieodnoszącą się do treści merytorycznej dokumentu. Nie znając jednak treści ww. dokumentów nie można w udzielanej odpowiedzi tego jednoznacznie przesądzić.

Ustawa PZP Prawo zamówień publicznych - tekst ujednolicony



Podstawa prawna

- art. 14, art. 24 ust. 2 pkt 4, art. 25 ust. 1 pkt 2, art. 26 ust. 3, art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.),

- § 7 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U., poz. 231).

Zobacz także