Termin zakończenia prac komisji przetargowej

Pytanie

Chodzi o protokół z postępowania (przetarg nieograniczony), pkt 10 "Zatwierdzenie wyniku postępowania": jaką wpisać datę zakończenia prac komisji przetargowej? Czy ma to być data, kiedy zostanie podpisana umowa o zamówienie publiczne, czy data wyboru oferty najkorzystniejszej? W regulaminie wewnętrznym prac komisji przetargowej mamy zapis, iż komisja przetargowa ulega rozwiązaniu po zakończeniu postępowania i podpisaniu umowy z wybranym wykonawcą. Czy zgodnie z tym wpisać datę zakończenia prac komisji z dniem podpisania umowy?

Odpowiedź

Zgodnie z opisem i kolejnością następowania po sobie poszczególnych części składających się na wzór protokołu odzwierciedlającego sposób prowadzenia postępowań w trybie przetargu nieograniczonego za datę zakończenia prac komisji należy przyjąć dzień, w którym komisja przetargowa dokonała wyboru oferty najkorzystniejszej. W kwestii terminu zakończenia prac komisji przetargowej, zarówno treść druku ZP-1/PN (część szczegółowa) stanowiącego wraz z drukiem ZP-1 (część ogólna) wzór protokołu postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia równej lub przekraczającej kwoty unijne, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego dla postępowań wszczętych do 26 października 2010 r., jak i druku ZP-1 stanowiącego wzór protokołu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego dla postępowań wszczętych po 26 października 2010 r. są ze sobą zgodne. Niezależnie więc od tego czy w prowadzonym przez Ciebie postępowaniu będziesz wypełniać poprzedni czy też aktualnie obowiązujący wzór protokołu, powinieneś postąpić w ten sam sposób.

Stary wzór protokołu

Zgodnie z poprzednim rozporządzeniem w sprawie protokołu postępowania, obowiązującym od 24 października 2008 r. do 26 października 2010 r., miałeś obowiązek wpisania do druku daty zakończenia prac komisji przetargowej jedynie w przypadku, gdy prowadziłeś postępowanie powyżej progów unijnych. Powyższy wymóg wynikał z pkt 15 części szczegółowej protokołu ZP-1/PN - w przypadku kiedy po dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej nie było konieczności dokonywania czynności nowych lub powtórzonych oraz z pkt 20 - jeżeli taka konieczność wystąpiła.

Nowy wzór protokołu

Nowy, aktualnie obowiązujący wzór protokołu jest jednolity dla wszystkich postępowań prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego bez względu na ich wartość szacunkową, wobec tego konieczność wpisania daty zakończenia prac komisji występuje obecnie w każdym przypadku. Druk ZP/PN obliguje Cię do wpisania powyższych danych w:

- pkt 14 - w przypadku, gdy po dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej nie było konieczności dokonywania czynności nowych lub powtórzonych oraz

- pkt 18 - jeżeli taka konieczność wystąpiła.

Zobacz nowe wzory protokołu postępowania o zamówienie publiczne

Wynik postępowania = wybór najkorzystniejszej oferty

Należy zauważyć, że w obu protokołach punkty, w których masz obowiązek wpisać datę zakończenia prac komisji przetargowej, noszą odpowiednio nazwy: "Zatwierdzenie wyników postępowania" i "Zatwierdzenie po dokonaniu czynności nowych/czynności powtórzonych". Jak wynika z powyższego oraz zasad określonych w ustawie Pzp, wynik postępowania, rozumiany jako wybór oferty najkorzystniejszej czy to pierwotny, czy też dokonany w ramach powtórnej oceny ofert, poprzedza termin, w którym może zostać zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego. Fakt ten został dodatkowo podkreślony poprzez wprowadzenie w dalszej części protokołów odrębnych punktów - "Informacja o zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego/umowy ramowej" (pkt 22 protokołu obowiązującego do 26 października 2010 r.) i "Udzielenie zamówienia" (pkt 19 aktualnie obowiązującego protokołu), w których zobligowany jesteś podać datę zawarcia umowy.

Z powyższej analizy jednoznacznie wynika, że data, jaką powinieneś umieścić w protokole, jako datę zakończenia prac komisji przetargowej, to data dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty albo jedynie w wyniku pierwotnych czynności komisji, albo również w wyniku powtórzenia czynności lub dokonania przez komisję nowych czynności. Potwierdza to również fakt, iż pod miejscem wyznaczonym na wpisanie daty zakończenia prac komisji znajduje się pole, w którym powyższe czynności zobowiązany jest zatwierdzić kierownik zamawiającego lub upoważniony przez niego pracownik. Z oczywistych względów powyższe zatwierdzenie musi nastąpić po dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej, a przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 16 października 2008 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. nr 188, poz. 1154); Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 26 października 2010 r . w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. z 2010 r. nr 223, poz. 1458).

* Autorka jest prawnikiem, praktykiem z wieloletnim doświadczeniem w dziedzinie zamówień publicznych, m.in. Zastępcą Naczelnika Wydziału Zamówień Publicznych w dużej instytucji zamawiającej, obecnie głównym specjalistą ds. zamówień publicznych w firmie wykonawczej.

www.portalzp.pl