Partnerzy serwisu:
Kontakt

Jak sprawdzić czy pełnomocnictwo rodzajowe jest ważne?

Zamówienia publiczne
Katarzyna Bełdowska
Specyfikacja Warunków Zamówienia ((Fot. Shutterstock))
Co do zasady, zmiana w zarządzie spółki nie wpływa na ważność udzielonego pełnomocnictwa do działania w imieniu i na rzecz spółki.

Pytanie

Wykonawca złożył wraz z ofertą rodzajowe pełnomocnictwo dla swojego pracownika, którego podpis elektroniczny widnieje na ofercie. Pełnomocnictwo zostało podpisane przez dwóch członków Zarządu 30 czerwca 2022 r i zostało udzielone na czas zajmowania przez tego pracownika określonego w pełnomocnictwie stanowiska, z zastrzeżeniem, że może być ono odwołane w każdym czasie. Zamawiający po otwarciu ofert, które miało miejsce 17 kwietnia 2023 r., dokonał weryfikacji dokumentów złożonych przez wykonawcę tj. m. in. pełnomocnictwa, z którego wynika umocowanie do reprezentacji. Z KRS-u wynika następujący sposób reprezentacji podmiotu: współdziałanie dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Zamawiający podczas weryfikacji przedłożonego pełnomocnictwa z odpisem aktualnym z KRS-u, stwierdził brak umocowania dla jednego z członków Zarządu, nie widnieje on w rubryce "organ uprawniony do reprezentacji podmiotu". Zamawiający sprawdził w pełnym odpisie rejestru przedsiębiorców, członka Zarządu, który podpisywał pełnomocnictwo. Z rejestru tego wynika, że osoba ta w okresie od 12 listopada 2020 r.(wprowadzono do KRS) do 03 listopada 2022 r. (wykreślono z KRS) pełniła funkcję wiceprezesa Zarządu, zgodnie z danymi z pełnomocnictwa. Wpis do KRS-u ma charakter deklaratoryjny. Wobec powyższego czy Zamawiający może przyjąć takie pełnomocnictwo za skutecznie złożone, czy jednak jest ono wadliwe i zamawiający powinien wezwać wykonawcę do potwierdzenia, że osoby je podpisujące były w tym okresie umocowane do udzielenia pełnomocnictwa, czy jednak wezwać wykonawcę do złożenia/uzupełnienia/poprawienia pełnomocnictwa?

Ogłoszenia z kategorii Przetargi

Zobacz wszystkie ogłoszenia Przetargi (13260)

Odpowiedź

Co do zasady, zmiana w zarządzie spółki nie wpływa na ważność udzielonego pełnomocnictwa do działania w imieniu i na rzecz spółki.  Na podstawie opisu stanu faktycznego, nie widzę podstaw do uzupełniania/wyjaśniania pełnomocnictwa.

Ogólne przepisy dotyczące pełnomocnictwa zostały zawarte w art. 98-109 ustawy KC.

Za najistotniejsze w przedmiotowej sprawie należy uznać regulacje zawarte w art. 101 i 102 ustawy Pzp. Wskazano w nich, że:

* Pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane, chyba że mocodawca zrzekł się odwołania pełnomocnictwa z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

* Umocowanie wygasa ze śmiercią mocodawcy lub pełnomocnika, chyba że w pełnomocnictwie inaczej zastrzeżono z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

* Po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik obowiązany jest zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa. Może żądać poświadczonego odpisu tego dokumentu; wygaśnięcie umocowania powinno być na odpisie zaznaczone.

Poza przypadkami wskazanymi powyżej, swoboda umów dopuszcza uregulowanie innych okoliczności powodujących wygaśnięcie pełnomocnictwa. W opisanej sytuacji, nie mam wątpliwości odnośnie do tego, że udzielone pełnomocnictwo wygaśnie wraz z zakończeniem zajmowania przed daną osobę określonego w pełnomocnictwie stanowiska. Z treści pytania nie wynika jednak, że zastrzeżone zostały inne okoliczności skutkujące wygaśnięciem pełnomocnictwa w tym np. w przypadku zmiany osobowej w zarządzie spółki.

Tym samym, taka zmiana osobowa w zarządzie spółki, nie wpływa na ważność udzielonego pełnomocnictwa. Warto bowiem podkreślić, że pełnomocnictwo upoważnia do działania w imieniu i na rzecz spółki, nie zaś w imieniu i na rzecz podpisujących pełnomocnictwo osób fizycznych, tym samym wygasa automatycznie w chwili zmiany osobowej w zarządzie spółki.

Wpis do KRS może być konstytutywny lub deklaratoryjny. Pierwszy spośród wymienionych charakteryzuje się tym, że stanowi warunek powstanie prawa, co oznacza, że czynność prawna staje się skuteczna dopiero z momentem dokonania wpisu. Wpis deklaratoryjny natomiast nie warunkuje powstania określonego skutku prawnego, a jedynie potwierdza określony stan prawny powstały skutecznie przed jego dokonaniem.

Tym samym, charakter deklaratoryjny wpisu o zmianach wśród członków zarządu lub rady nadzorczej oznacza, że zmiana została skutecznie dokonana z chwilą podjęcia stosownej czynności prawnej, nie zaś dopiero wraz z wpisem. Dane wpisane do KRS korzystają natomiast z tzw. domniemania prawdziwości.

Podstawa  prawna

Art. 101, art. 102 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2022r. poz. 1360)

* Katarzyna Bełdowska - prawnik, ekspert z zakresu zamówień publicznych, autor licznych publikacji  z zakresu zamówień publicznych, autor bloga www.pzpzamowieniapubliczne.blogspot.pl, współpracownik kancelarii prawnej, obecnie pracownik kadry kierowniczej administracji samorządowej.