KSeF obowiązkowy w 2026 roku. Elastyczny okres przejściowy tylko dla najmniejszych

Wyzwanie dla małych firm

Ministerstwo Finansów zapowiada transformację jako krok ku nowoczesności. Jak mówią jednak eksperci, dla małych i średnich przedsiębiorstw może to oznaczać konieczność głębokiej reorganizacji sposobu działania. 

KSeF zostanie wdrożony w dwóch etapach:

• Od 1 lutego 2026 roku dotyczyć będzie firm, których obrót w 2025 roku przekroczy 200 milionów złotych.
• Dla pozostałych przedsiębiorstw system stanie się obligatoryjny od 1 kwietnia 2026 roku, z ewentualnym przedłużeniem okresu przejściowego do początku 2027 roku dla mikrofirm osiągających obroty poniżej 10 tysięcy złotych miesięcznie.

To oznacza, że zdecydowana większość firm z sektora MŚP będzie musiała przygotować się na nowy sposób wystawiania i otrzymywania faktur – wyłącznie przez KSeF. Wystawianie faktur poza tym systemem po prostu nie będzie możliwe.

– System KSeF wprowadza faktury ustrukturyzowane, oparte na formacie XML, zintegrowane z centralną bazą danych Ministerstwa Finansów. Każda faktura otrzyma unikalny numer identyfikacyjny (XF ID), który będzie obowiązkowy także w tytułach przelewów bankowych. Dokumenty wysyłane e-mailem w formacie PDF, powszechne dziś w obiegu gospodarczym, nie będą uznawane za faktury w rozumieniu przepisów podatkowych – wyjaśnia Emanuel Nowak, ekspert firmy faktoringowej NFG.

Podkreśla przy tym, że skutki wdrożenia KSeF będą szczególnie odczuwalne dla małych firm. Dodaje, że największą barierą dla sektora MŚP może być konieczność odejścia od prostych narzędzi, takich jak Word czy Excel. Dla wielu firm, które dotąd wystawiały faktury ręcznie i wysyłały je e-mailem, integracja z KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale i organizacyjna.

– Potrzebne będzie wdrożenie systemów księgowych zdolnych do komunikacji z KSeF, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i czasem na przeszkolenie personelu – mówi ekspert.

Kto nie musi rejestrować faktur w systemie?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje wyłącznie dokumenty zawierające numer NIP nabywcy. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy wystawiający faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – tzw. faktury imienne – nie muszą ich rejestrować w systemie. Podobnie jest w przypadku sprzedaży rejestrowanej przy użyciu paragonów fiskalnych bez NIP – dokumenty te nie podlegają obowiązkowi raportowania w KSeF.

Jednak sytuacja zmienia się w momencie, gdy klient, nawet jeśli to osoba fizyczna, poda swój NIP w celu wystawienia faktury. Przedsiębiorca musi wtedy wystawić fakturę ustrukturyzowaną i przesłać ją przez system KSeF. Dotyczy to również paragonów z NIP-em, do których następnie wystawiana jest faktura.

– To rozróżnienie jest szczególnie istotne dla firm działających w modelach mieszanych, łączących sprzedaż B2C i B2B, jak na przykład gabinety lekarskie, zakłady fryzjerskie, usługi szkoleniowe czy branża beauty. W ich przypadku konieczne będzie wdrożenie procesów pozwalających na szybką identyfikację transakcji wymagających raportowania w KSeF oraz rozdzielenie dokumentów, które systemowi nie podlegają – podkreśla Emanuel Nowak.

Nowy obowiązek to także szansa

Eksperci zwracają uwagę na korzyści wynikające z centralizacji systemu fakturowania, które mogą być długofalowe.

– KSeF umożliwia przechowywanie faktur przez okres 10 lat, eliminując konieczność ich papierowej archiwizacji. Firmy zyskają dostęp do dokumentów w czasie rzeczywistym, co może skrócić czas potrzebny na weryfikację, rozliczenia VAT i księgowanie – uważa Emanuel Nowak.

Niektórzy eksperci podkreślają, że KSeF to nie tylko narzędzie fiskalne, ale też szansa na poprawę płynności finansowej w firmie.

– Przedsiębiorstwa, które odpowiednio wcześnie zintegrują swoje systemy informatyczne oraz przeprowadzą kompleksowe szkolenia personelu, mogą uzyskać wymierną przewagę konkurencyjną. Usprawniony dostęp do danych sprzyja skutecznemu monitorowaniu płynności finansowej i umożliwia szybsze reagowanie na potencjalne opóźnienia płatności. W rezultacie wdrożenie KSeF ma szansę znacząco poprawić dyscyplinę płatniczą w sektorze MŚP, szczególnie w kontekście pogarszającej się terminowości rozliczeń pomiędzy firmami – mówi Adam Łącki, prezes Zarządu Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej.

Dodaje, że brak bieżącego dostępu do informacji o fakturach stanowi obecnie jedną z głównych przyczyn powstawania zatorów płatniczych. Przedsiębiorcy często otrzymują sygnały o przeterminowanych należnościach z opóźnieniem, co uniemożliwia szybkie podejmowanie działań i wiąże się z utratą płynności finansowej. KSeF, dzięki natychmiastowej wymianie danych, pozwoli szybciej identyfikować transakcje obarczone ryzykiem oraz skutecznie przeciwdziałać powstawaniu spirali zadłużenia.

Jakie firmy są najbardziej zadłużone?

Zatory to ogromny problem. Z badania firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso "Scenariusze MŚP na niepłacenie przez kontrahentów" z 2024 r. wynika, że aż połowa przedsiębiorców z tego sektora boryka się z nieterminowymi płatnościami. 13 proc. firm doświadcza tego często, a 37 proc. czasami. Co trzecia firma wskazuje, że brak pieniędzy od klientów mocno wpływa na jej codzienne funkcjonowanie. Szczególnie trudna sytuacja jest w branży transportowej, gdzie aż 69 proc. firm nie otrzymuje należności na czas. W małych firmach przeterminowane płatności stanowią 44 proc. wartości wszystkich wystawianych faktur, a w średnich ponad 20 proc.

Według danych KRD długi przedsiębiorstw w Polsce wynoszą ponad 11,2 mld zł i ma je prawie 269 tys. firm. 60 proc. z nich to jednoosobowe działalności gospodarcze. Najbardziej zadłużone sektory to handel – 2,6 mld zł , budownictwo – 1,8 mld zł oraz transport – 1,6 mld zł. Duża część to długi firm – jednoosobowych działalności gospodarczych.

– Skalę zadłużenia w gospodarce można by zmniejszyć, gdyby firmy częściej stosowały narzędzia prewencyjne, takie jak bieżące monitorowanie faktur czy weryfikacja wiarygodności finansowej partnerów. Zaś możliwość podglądu faktur tuż po ich wystawieniu oznacza, że właściciel firmy nie będzie musiał czekać na sygnał od księgowej. Sam zobaczy, że płatność się spóźnia i może szybciej podjąć działania windykacyjne – przekonuje Adam Łącki.

Czasowe ułatwienia i sankcje

Nie bez znaczenia jest to, że faktury wystawione przez KSeF będą od razu trafiać do systemu odbiorcy, co wyeliminuje ryzyko opóźnień wynikających z błędnego adresowania czy zagubionych wiadomości e-mail. Ministerstwo Finansów deklaruje także utrzymanie trybu offline do końca 2026 roku, z obowiązkiem przesłania faktury do systemu w ciągu 24 godzin.

Do końca lipca 2026 roku obowiązuje okres przejściowy, w którym brak zgodności z nowym systemem nie skutkuje sankcjami. Po tej dacie przedsiębiorcy, którzy nie dostosują się do wymogów, mogą spodziewać się kar skarbowych, w tym sankcji VAT.

– Czas wdrożenia KSeF należy potraktować jako inwestycję. Im wcześniej firma rozpocznie przygotowania, tym większa szansa, że proces ten nie zakłóci bieżącej działalności. Warto pamiętać, że automatyzacja i cyfryzacja nie są już tylko domeną dużych podmiotów. Przyszłość MŚP zależy od gotowości do adaptacji i elastyczności w obliczu zmian regulacyjnych – mówi Emanuel Nowak.