Czeka nas chaos w 2026 roku? Eksperci przekonują przedsiębiorców do podjęcia działań

To oznacza, że zdecydowana większość firm z sektora MŚP będzie musiała przygotować się na nowy sposób wystawiania i otrzymywania faktur – wyłącznie przez KSeF. Wystawianie faktur poza tym systemem po prostu nie będzie możliwe.

Ponad połowa firm jeszcze nie przygotowuje się do zmian 

Czas ucieka, a najnowsze badanie fillup k24 pokazuje, że ponad połowa przedsiębiorców (56 proc.) nie jest w fazie aktywnych przygotowań: 26 proc. planuje zająć się tematem w bieżącym kwartale, a 30 proc. w ogóle nie podejmuje działań, czekając na wytyczne.

– 30 proc. przedsiębiorców, którzy trwają w stanie specyficznej hibernacji, stanowi największe wyzwanie. Jeśli do tego weźmiemy pod uwagę, że niemal 20 proc. badanych nie potrafiło sprecyzować, czym jest KSeF, a prawie 9 proc., nie wie lub ma trudności ze wskazaniem, kogo obejmie system, to rysuje się nam obraz pokaźnego segmentu przedsiębiorców wymagających pilnej edukacji i wsparcia – alarmuje Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka księgowo-podatkowa, ambasadorka marki fillup k24.

Jak mówią eksperci, strategia czekania na wytyczne może wynikać z wewnętrznych problemów firmy, np. braku zasobów, by rozpocząć przygotowania czy paraliżu decyzyjnego, ale nie można wykluczyć, że przedsiębiorcy po prostu nadal nie doceniają wagi transformacji i złożoności zmian.

 – Bez względu na przyczyny, całkowita bierność lub powściągliwe przygotowania niosą za sobą spore ryzyko dla całego biznesowego ekosystemu w Polsce. Po publikacji ostatecznych wytycznych takie firmy nie będą już miały przestrzeni, by starannie wdrożyć KSeF na czas, zespoły prawdopodobnie wejdą w nową erę rozliczeń niekompetentne i zestresowane, a nieprzepracowane problemy techniczne mogą sparaliżować firmowe procesy – ostrzega Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup k24.

1 listopada 2025 r. to ważna data

Na stronie ksef.podatki.gov.pl KSeF można znaleźć zestaw najczęściej zadawanych pytań, podzielony na kategorie.

"Pytania i odpowiedzi zostały opracowane we współpracy z przedsiębiorcami, integratorami oraz ze wszystkimi grupami uczestniczącymi w webinarach, spotkaniach i konsultacjach" – czytamy.

Zestaw jest na bieżąco aktualizowany i uzupełniany w miarę pojawiania się nowych zagadnień oraz wniosków z kolejnych spotkań. Jest tam także zachęta do aktywnego zadawania pytań – zarówno podczas wydarzeń, jak i po ich zakończeniu.

"Każde pytanie pomaga nam lepiej rozumieć potrzeby i wątpliwości, a odpowiedzi wzbogacają wspólną bazę wiedzy, z której korzystają wszyscy zainteresowani" – przekonują twórcy kompendium. 

1 listopada 2025 r. będzie ważną datą dla wdrożenia tego systemu. Resort finansów udostępni wtedy Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Podatnicy będą mogli zacząć ubiegać się o tzw. certyfikaty KSeF. To kluczowy element systemu, certyfikaty pozwolą na uwierzytelnienie przedsiębiorcy oraz swobodne wystawianie faktur. 

Certyfikat będzie można uzyskać bezpośrednio w portalu KSeF od 1 listopada 2025 roku. Jak tłumaczy Krajowa Administracja Skarbowa: "We wniosku o wydanie certyfikatu konieczne będzie podanie danych osoby fizycznej lub podmiotu uwierzytelnionego w KSeF w momencie składania wniosku. Po poprawnym przetworzeniu wniosku certyfikat KSeF zawierający przesłane dane zostanie wydany i będzie gotowy do pobrania przez wnioskującego".

Co warto wiedzieć o certyfikacie?

O certyfikat KSeF bez dodatkowych warunków mogą wystąpić:

• osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA (zawiadomienie o uprawnieniach do KSeF, papierowy formularz, który służy do nadania pierwszych uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur)
• osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie,
• podatnicy niebędący osobą fizyczną posiadający uprawnienia właścicielskie, posługujący się pieczęcią elektroniczną do uwierzytelnienia w KSeF.

Aby wystąpić o wydanie certyfikatu trzeba będzie uwierzytelnić się w KSeF jako podatnik lub osoba uprawniona. Można to zrobić np. za pomocą podpisu zaufanego, elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub elektronicznej pieczęci kwalifikowanej. Podmiot czy też osoba uwierzytelniona certyfikatem KSeF także będzie mogła wnioskować o wydanie kolejnego certyfikatu.

Generowanie certyfikatów w MCU jest rozwiązaniem tymczasowym przewidzianym na okres od listopada 2025 r. do końca stycznia 2026 r. Od lutego 2026 r. służyć do tego będzie API KSeF 2.0 oraz Aplikacja Podatnika KSeF 2.0.

"Uprawnienia nadane w MCU zostaną przeniesione do KSeF 2.0, a więc i do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Certyfikat KSeF będzie ważny nie dłużej niż 2 lata od daty jego wytworzenia lub od wskazanej przez podatnika daty początkowej jego obowiązywania" – informują służby podatkowe.