Sumowanie zamówień na usługi serwisowe sprzętu laboratoryjnego - obowiązek czy możliwość w świetle Pzp?

Odpowiedź 

Obowiązek łącznego szacowania dotyczy takich samych usług (tj. usług jednorodnych). 

Wyjaśnienie 

Chcąc udzielić odpowiedzi na pytanie, należy przeanalizować treść przepisu określonego w art. 30 ustawy z 11.09.2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tj.: Dz.U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm., dalej: "ustawa Pzp"). W tym przepisie ustawodawca wskazał, iż: 

1. Jeżeli zamawiający planuje udzielić zamówienia na roboty budowlane lub usługi w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia (art. 30 ust. 1 ustawy Pzp), 
2. W przypadku, gdy zamawiający planuje nabycie podobnych dostaw, wartością zamówienia jest łączna wartość podobnych dostaw, nawet jeżeli zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych (art. 30 ust. 2 ustawy Pzp). 

W przypadku dostaw przepis wskazany w art. 30 ust. 2 ustawy Pzp wskazuje, że łączne szacowanie powinno dotyczyć także podobnych dostaw. W przypadku usług takiego wymogu w ustawie Pzp nie ma. W uzasadnieniu do projektu Pzp ustawodawca wskazał, że: "(…) W art. 30 projektu ustawy precyzyjniej określono sposób szacowania wartości zamówień na usługi, roboty budowlane i dostawy, kierując się bezpośrednio przepisem art. 5 dyrektywy klasycznej. Podstawową regułą decydującą, czy dane usługi, dostawy i roboty budowlane powinny być oszacowane łącznie i traktowane jako jedno zamówienie, jest możliwość uprzedniego zaplanowania usługi, dostawy lub robót budowlanych. Art. 30 ust. 2 projektu ustawy, wzorowany bezpośrednio na art. 5 ust. 9 dyrektywy klasycznej, wprowadza przy tym dodatkową regułę szacowania odnoszącą się wyłącznie do dostaw. Reguła nakazuje, aby łącznym szacowaniem wartości dostaw obejmować nie tylko takie same dostawy, ale także dostawy podobne, które należy rozumieć jako dostawy o identycznym lub podobnym przeznaczeniu (motyw 19 dyrektywy klasycznej)". 

Jeżeli zatem dostawy nie są takie same lub podobne albo nie było możliwości ich zaplanowania – co do zasady – nie będzie konieczności łącznego szacowania ich wartości. Podkreślić należy, że reguła podobieństwa nie dotyczy np. usług. Obowiązek łącznego szacowania dotyczyć będzie zatem takiej samej usługi (takich samych, jednorodnych usług), pod warunkiem że są one możliwe do przewidzenia. Co do zasady, ustawa nie nakazuje łącznego szacowania wartości (jednorodnej) usługi z wartością innej usługi o podobnym przeznaczeniu. W przypadku robót budowlanych analiza zasadności dokonania łącznego szacowania wartości robót budowlanych następuje z uwzględnieniem definicji obiektu budowlanego (Źródło: druk sejmowy nr 3624). 

Tym samym ustawodawca wskazał, że reguła podobieństwa stosowana do szacowania wartości zamówienia nie dotyczy usług. Obowiązek łącznego szacowania dotyczyć będzie zatem takich samych usług (takich samych, jednorodnych usług), pod warunkiem że są one możliwe do przewidzenia. Należy jednak zauważyć, iż w samej ustawie Pzp nie znalazła się definicja usługi jednorodnej.  

W komentarzu do ustawy Pzp przygotowanym przez Urząd Zamówień Publicznych wskazano, że: "Ustalając wartość zamówienia na usługi, zamawiający odnosi się do konkretnej usługi, którą zamierza nabyć. W przypadku usług łącznemu szacowaniu podlegać będą zatem jednorodne usługi, jeśli zostały lub powinny zostać przewidziane przez zamawiającego" – (Prawo zamówień publicznych. Komentarz pod redakcją Huberta Nowaka i Mateusza Winiarza, Urząd Zamówień Publicznych, Warszawa 2021). 

Oczywiście, aby ustalić, czy mamy do czynienia z usługami jednorodnymi w analizowanym przypadku, należałoby w pierwszej kolejności zasięgnąć opinii osób merytorycznych, które mają wiedzę o przedmiocie usług. Odmienny przedmiot może wskazywać na to, że nie mamy do czynienia z usługami jednorodnymi. Specjalizacja wykonawców może także potwierdzać, iż mamy do czynienia z usługami niejednorodnymi. Jeśli jednak rynek potencjalnych wykonawców jest taki sam, to może to świadczyć o tym, że mamy jednorodne usługi, które należy szacować łącznie. Autor, z uwagi na brak wiedzy na temat zakresu zamawianych usług i wiedzy merytorycznej dotyczącej przedmiotu zamówienia, nie jest w stanie jednoznacznie tutaj udzielić odpowiedzi. 

Należy też zwrócić uwagę, iż szacowaniu łącznemu powinny podlegać zamówienia, które mogą być nabywane w dającej się przewidzieć określonej perspektywie czasowej. A zatem jeśli zaplanowano zamówienia obejmujące usługi jednorodne, to – w ocenie autora – nie ma znaczenia, że niektóre z nich będą udzielane w innej części roku. Tożsamość czasowa, którą bierze się pod uwagę szacując wartość zamówienia, nie polega tylko na tym, że oszacowane łącznie powinny być zamówienia realizowane w tym samym czasie, ale także te, które mogą być nabywane w dającej się przewidzieć określonej perspektywie czasowej – np. zaplanowane w danym roku. Jak wskazuje się w komentarzu do ustawy Pzp: "Tożsamość czasowa powinna być ustalana z uwzględnieniem okresu planowania przyjętego u danego zamawiającego. Jeżeli zamawiający działa na podstawie planów rocznych, zobowiązany jest do uwzględnienia zamówień tożsamych przedmiotowo, jakich zamierza udzielić w tym okresie. Jeżeli natomiast przedsięwzięcie ujęte jest w planie obejmującym okres dłuższy (np. projekty współfinansowane ze środków unijnych) – również planowanie zakupów będzie ustalane w tym okresie." (M. Stachowiak [w:] W. Dzierżanowski, Ł. Jaźwiński, J. Jerzykowski, M. Kittel, M. Stachowiak, Prawo zamówień publicznych. Komentarz, Warszawa 2021, art. 29. LEX) 

Naprawy, które nie dają się przewidzieć, można objąć umową serwisową, w której wykonawca – za stałą miesięczną kwotę – zobowiązuje się naprawiać urządzenia, które ulegną uszkodzeniu w okresie obowiązywania umowy. Można też w takiej umowie ustalić stawkę godzinową jako podstawę wynagrodzenia wykonawcy za naprawę. Do wynagrodzenia można dodać zapisy w umowie, na mocy których wykonawcy zwracane będą koszty materiałów. Warto również przewidzieć zapis o maksymalnym limicie wynagrodzenia. 

Co do różnych urządzeń i specjalizacji wykonawców, którzy wykonują usługi serwisowe tylko określonych producentów, należy zwrócić uwagę, iż konieczność szacowania wartości zamówienia nie oznacza, że oszacowane łącznie zamówienie musi być udzielone w jednym postępowaniu. Zamawiający może przeprowadzić takie zamówienie oszacowane łącznie w jednym postępowaniu z możliwością składania ofert częściowych lub w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania. W każdym z tych przypadków wartością zamówienia jest jednak łączna wartość poszczególnych części zamówienia. 

Podstawa prawna

Art. 30 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.). 

Daniel Szczęsny – doświadczony ekspert w dziedzinie zamówień publicznych  

Więcej artykułów istotnych dla zamawiających i wykonawców znajdziesz na www.portalzp.pl