Jak prawidłowo przygotować się do ewentualnej kontroli w firmie?

Zawiadomienie powinno zawierać m.in.: oznaczenie organu kontroli, zakres przedmiotowy, preliminarną listę wymaganych dokumentów oraz dane funkcjonariuszy wyznaczonych do przeprowadzenia czynności (art. 48 ust. 3). 

Zasady prowadzenia kontroli i jej przebieg 

Kontrola powinna być prowadzona w siedzibie przedsiębiorcy, miejscu wykonywania działalności lub za jego zgodą – zdalnie bądź w siedzibie organu. Zakazane jest prowadzenie czynności kontrolnych w sposób utrudniający normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Każda kontrola musi zakończyć się sporządzeniem protokołu. 

Ustawodawca przewiduje limity czasowe dla kontroli w skali roku kalendarzowego (art. 55 ust. 1 ustawy):

• 6 dni roboczych dla mikroprzedsiębiorców,
• 18 dla małych przedsiębiorstw,
• 24 dla średnich przedsiębiorstw,
• 48 dla dużych przedsiębiorstw.

Limity te mogą być przekroczone tylko w przypadkach wskazanych w ustawie (np. rażące naruszenie prawa, ujawnienie nowych faktów). 

Prawa i obowiązki przedsiębiorcy w toku kontroli w firmie

Przedsiębiorca ma prawo do: 

• obecności w toku kontroli (lub wyznaczenia przedstawiciela); 
• uzyskania pouczenia o przysługujących mu prawach i ciążących obowiązkach; 
• wniesienia sprzeciwu wobec czynności naruszających ustawowe procedury; 
• ochrony przed nadużyciami w zakresie powtórnych lub długotrwałych kontroli. 

Z drugiej strony ciążą na nim obowiązki: 

• prowadzenia i udostępnienia na żądanie organu książki kontroli; 
• udostępnienia dokumentacji i informacji wskazanych w zawiadomieniu; 
• zapewnienia warunków umożliwiających przeprowadzenie czynności. 

Nieprzestrzeganie przez organ procedur kontrolnych otwiera przed przedsiębiorcą możliwość wniesienia sprzeciwu, zażalenia, a także dochodzenia odszkodowania za ewentualną szkodę wyrządzoną działaniem nielegalnym (art. 46). 

Granice uprawnień kontrolnych i wyłączenia 

Niedopuszczalne jest prowadzenie więcej niż jednej kontroli jednocześnie (chyba że zachodzą wyjątkowe okoliczności określone w art. 54 ust. 1 ustawy). Kontrola nie może wykraczać poza wskazany zakres przedmiotowy, a ponowne jej prowadzenie przez ten sam organ w tym samym zakresie może mieć miejsce jedynie w okolicznościach przewidzianych w art. 58 ustawy. 

Niektóre kategorie działalności gospodarczej (np. objęte nadzorem finansowym, sanitarnym, weterynaryjnym czy celno-skarbowym) podlegają wyłączeniu spod stosowania części ogólnych przepisów kontrolnych (art. 61-65 ustawy). 

Kontrola jako narzędzie w systemie legalności obrotu 

Dla profesjonalnego uczestnika obrotu gospodarczego kontrola powinna stanowić nie tylko element presji regulacyjnej, ale także środek weryfikacji prawidłowości własnych działań. Kluczowe jest świadome korzystanie z przysługujących uprawnień oraz znajomość ograniczeń kompetencyjnych organów kontrolnych. 

Więcej informacji znajdziesz w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców lub na stronach organów uprawnionych do przeprowadzania kontroli.