Jak uniknąć przedawnienia faktur wystawionych w 2023 roku? Czas tylko do sylwestra

Jak uniknąć przedawnienia? 

Przedawnienia można uniknąć, kierując należność do windykacji lub zawierając ugodę z dłużnikiem jeszcze przed 31 grudnia 2025 roku. W przypadku sprzedaży towarów i większości usług termin przedawnienia faktur wynosi dwa lata, a dla usług transportowych – rok.

Ważne jest, jak liczy się ten okres. Nie są to dwa lata od daty wystawienia faktury czy od terminu płatności, lecz od końca roku kalendarzowego, w którym roszczenie stało się wymagalne. Jeśli przedsiębiorca wystawił fakturę we wrześniu 2023 roku z terminem płatności przypadającym na połowę października, to czas na jej skuteczne dochodzenie upłynie 31 grudnia 2025 roku. Po tej dacie dług co prawda nie zostaje anulowany, ale gdy sprawa trafi do sądu i dłużnik powoła się na przedawnienie, pozew zostanie oddalony.

– Pilnowanie terminów przedawnienia faktur to niedoceniana część zarządzania płynnością finansową. Wielu przedsiębiorców skupia się na bieżącej działalności, na tym, czy klient zapłaci za towar z zeszłego miesiąca, a zaległe faktury z poprzednich lat odkłada na później. Niestety to "później" w wielu przypadkach oznacza utratę pieniędzy, które mogłyby jeszcze wrócić do firmy. Dlatego ostatnie miesiące roku warto poświęcić na remanent w fakturach. Może się okazać, że są w nich zamrożone dziesiątki tysięcy złotych, które utknęły u niesolidnych klientów. A przecież dałoby się za nie kupić nowy sprzęt do firmy czy przeprowadzić niezbędny remont – podkreśla Jakub Kostecki, prezes zarządu firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso.

Trzy sposoby na zablokowanie przedawnienia

Bieg przedawnienia można zatrzymać na trzy sposoby:

• Najprościej można to zrobić, jeśli wierzyciel i dłużnik dojdą do porozumienia i podpiszą ugodę jeszcze przed upływem terminu. Samodzielnie albo z pomocą firmy windykacyjnej, która ułatwi kontakt i negocjacje. To przerywa bieg przedawnienia, który zaczyna się liczyć od nowa. Takie porozumienie oznacza, że jeśli 1 stycznia dłużnik nie wywiąże się z ugody, nie będzie mógł twierdzić, że nastąpiło przedawnienie.
• Skierowanie sprawy do sądu, zanim roszczenie się przedawni. Wtedy wierzyciel zachowuje pełne prawo do dochodzenia zapłaty.
• Doprowadzenie do pisemnego uznania długu przez klienta. Wtedy również termin przedawnienia zaczyna się liczyć od nowa.

– Oczywiście samo to, że przedsiębiorca przekazał faktury do windykacji, nie zatrzymuje biegu przedawnienia. Do 31 grudnia musi dojść do podpisania ugody między dłużnikiem a wierzycielem i dopiero wtedy możemy mówić o sukcesie. Przy wsparciu wyspecjalizowanych negocjatorów jest to jednak realne. To kwestia technik mediacyjnych i doświadczenia w takich sprawach, ale też przygotowanie operacyjne, takie jak szybka weryfikacja roszczenia, gotowy projekt ugody z harmonogramem spłat czy komplet pełnomocnictw i danych identyfikacyjnych. Czas ma tu decydujące znaczenie. Im wcześniej zaczniemy rozmowy i wyślemy dokumenty do akceptacji, tym większa szansa, że ugoda zostanie skutecznie zawarta do 31 grudnia, a wierzyciel zachowa pełne prawo do dochodzenia należności – wyjaśnia Jakub Kostecki.

Przedsiębiorcy słabo znają przepisy

Jak mówią eksperci, przedsiębiorcy nie wiedzą, jak działa przedawnienie. Badanie "Gra o dług – znajomość przepisów regulujących odzyskiwanie należności wśród MŚP" przeprowadzone na zlecenie Kaczmarski Inkasso w I kwartale 2025 roku pokazuje, że niemal połowa małych i średnich firm błędnie rozumie przepisy. Aż 47 proc. przedsiębiorców mylnie uważa, że przedawnienie długu oznacza jego automatyczne anulowanie, a 32 proc. sądzi, że przechodzi on wtedy na państwo.

– Przedsiębiorcy pracują ciężko, żeby zarabiać pieniądze, i ta zapłata powinna jak najszybciej trafiać na ich konto. Czekanie z założonymi rękami działa tylko na korzyść dłużników. W biznesie nie wystarczy być dobrym w tym, co się robi. Trzeba też pilnować swoich pieniędzy. Nawet najlepsza usługa czy produkt nie przyniesie zysku, jeśli klient nie zapłaci. Dlatego tak ważne jest, by przedsiębiorcy traktowali zarządzanie należnościami jako część codziennej odpowiedzialności za firmę, równie ważną jak sprzedaż czy obsługa klienta – komentuje Jakub Kostecki.