Organizacja konferencji w trybie zapytania ofertowego

Marta Mikulska-Nawacka
06.04.2018 , aktualizacja: 06.04.2018 12:57
A A A
Organizacja konferencji w trybie zapytania ofertowego

Organizacja konferencji w trybie zapytania ofertowego (Agencja Gazeta)

Jak przygotować zapytanie ofertowe dotyczące organizacji konferencji? Czy przepisy Pzp określają szczegółowych procedur i zasad postępowania dla zamówień, których wartość nie przekracza 30.000 euro?

Pytanie:

Zapytanie ofertowe będzie dotyczyło organizacji 4 spotkań roboczych po ok. 50 osób (dyskusja na temat realizowanego projektu). Do przeprowadzenia spotkań niezbędne będą:

- klimatyzowana sala konferencyjna do 50 osób z dobrym nagłośnieniem i dostępem do Internetu. Wyposażenie sali powinno umożliwiać podłączenie do gniazdka elektrycznego laptopa, projektora multimedialnego wyposażonego w złącza HDMI i D-sub (DE-15F), ekranu umożliwiającego wyświetlanie obrazu z projektora;

- przygotowanie serwisu kawowego w czasie 2 przerw każdego dnia spotkania;

-zapewnienie obiadu i kolacji dla uczestników spotkania pierwszego dnia oraz śniadania i obiadu drugiego dnia. Obiad powinien się składać z minimum: dwóch dań oraz deseru i napoju;

-noclegi w pokojach 1, 2 lub 3-osobowych. Budynek, sala oraz obsługa konferencji powinny spełniać wszystkie standardy wymagane od obiektów oraz obsługi podobnych wydarzeń z udziałem osób niepełnosprawnych.


Jakie kody CPV w tym przypadku są właściwe?

Przetargi z całej Polski

Odpowiedź:

Przepisy ustawy Pzp nie określają szczegółowych procedur i zasad postępowania dla zamówień, których wartość nie przekracza 30.000 euro. Niemniej jednak w sytuacji wskazanej w pytaniu, w celu otrzymania rzetelnych, porównywalnych ofert, w zapytaniu ofertowym warto określić ramy godzinowe spotkań i posiłków oraz przerw kawowych.

Z własnego doświadczenia proponuję także określenie w zapytaniu wielkości porcji posiłków (np. w gramach), ilość napojów (np. woda, kawa, herbata bez ograniczeń) oraz inne dokładne wymagania w stosunku do bufetu kawowego. Proponuję również dokładniej opisać dane dotyczące noclegów, tzn. czy zamawiający potrzebuje wyceny noclegu w każdym z rodzajów pokoi (1, 2 lub 3 osobowy) czy też może jest to dla niego mniej istotne, albo czy  pokoje muszą być np. dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. Istotnym może okazać się (jeżeli zamawiający nie zapewnia np. dojazdu), czy obiekt będzie w pobliżu linii komunikacyjnych, które zapewniają sprawne dotarcie na miejsce. Pozostałe wskazane w pytaniu zapisy wydają się być wystarczające w zakresie opisu przedmiotu zamówienia.

Przetargi na roboty budowlane

Zapytanie ofertowe

W zapytaniu powinno się również wskazać, na jakiej podstawie zostanie wybrana oferta (czyli podobnie jak w trybach ustawy Pzp należy określić kryteria oceny ofert). Warto również określić sytuacje, w których zamawiający będzie uprawniony do unieważnienia zapytania bez konieczności udzielenia zamówienia.

Odnosząc się natomiast do kodów CPV, to o ile zamówienie nie jest finansowane z projektu, którego wytyczne nakładają obowiązek zastosowania takich kodów (lub też innych niezbędnych zapisów zapytania), to zamawiający nie ma obowiązku ich używać (choć oczywiście może to zrobić).

Zobacz także