Partnerzy serwisu:
Kontakt

Jak należy wypełnić protokół postępowania o zamówienie publiczne?

Przetargi krok po kroku
Karol Jaworski
Zamawiający może modyfikować wzór protokołu postępowania o zamówienie publiczne w zakresie niezbędnym do odzwierciedlenia w nim rzeczywistego przebiegu postępowania.

Pytanie

Nasza jednostka przeprowadza postępowanie o zamówienie na usługę hotelową zakwaterowania indywidualnych artystów i gości w okresie 12 miesięcy na kwotę 1.133.000 zł. Udzielając tego zamówienia wiedzieliśmy, że będą jeszcze w roku 2012 dwie tego typu usługi. A zatem zsumowaliśmy wartości wszystkich trzech zamówień zgodnie z przepisem art. 32 ust. 4 ustawy Pzp. Okazuje się jednak, że przy drugim postępowaniu zmieni się (zwiększy się w stosunku do oszacowanej jeszcze przed pierwszym częściowym postępowaniem) zakres usługi. Udzielając pierwszego częściowego zamówienia miałam ustaloną łączną wartość (wszystkich - trzech) na kwotę 1.614.000 zł. Na wniosku ZP rozpoczynającym postępowanie wskazuję zarówno wartość całkowitą wszystkich zamówień, jak i wartość przedmiotowego częściowego postępowania. W protokole ZP-PN, PO, NO, DK, NBO również jest wymóg wskazania wartości całkowitej i wartości zamówień udzielanych w częściach. Czy w tej sytuacji powinnam odpowiednio zwiększyć wartość zamówienia całkowitego wpisywanego na wniosku ZP, czy tylko zmienić wartość przedmiotowego drugiego postępowania?

Ogłoszenia z kategorii Przetargi

Zobacz wszystkie ogłoszenia Przetargi (13357)

Odpowiedź

Jeśli w trakcie danego okresu na jaki sporządziłeś plan zamówień pojawi się konieczność udzielenia zamówienia nieprzewidzianego, a część planowanych zamówień tego samego rodzaju została już udzielona, nie powoduje ono wzrostu wartości całości planowanych w danym okresie zamówień. Jedynie prowadzi to do zwiększenia wartości zamówień jeszcze nieudzielonych.

Wyjaśnienie

Jeżeli dopuszczasz możliwość składania ofert częściowych albo udzielasz zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia (art. 32 ust. 4 ustawy Pzp). Udzielanie zamówienia w częściach będzie miało miejsce, jeśli znasz przedmiot zamówienia, jego zakres i wartość oraz możesz udzielić je jednorazowo, lecz z różnych względów (np. organizacyjnych) chcesz udzielić ich sukcesywnie.

W Twoim przypadku konieczność udzielenia zamówienia na dodatkowe pokoje dla artystów pojawiła się już po udzieleniu pierwszego zamówienia w trakcie roku, na który sporządzony został plan zamówień. Dlatego też, wartość drugiego zamówienia powinna zostać oszacowana

z uwzględnieniem rezerwacji dodatkowych pokoi. W przypadku gdy w momencie wszczynania postępowania wiesz już, że istnieje konieczność udzielenia zamówienia, którego nie uwzględniłeś w planie, powinieneś uwzględnić jego wartość i zsumować z wartością wszystkich nieudzielonych zamówień. Natomiast gdy konieczność udzielenia zamówienia pojawiła się już po udzieleniu zamówień tego samego rodzaju, powinno ono być traktowane jako zamówienie odrębne, którego wartość należy ustalić właściwie do jego zakresu.

Jak postąpić, gdy musisz udzielić zamówienia, a nie planowałeś go wcześniej?

W sytuacji gdyby w trakcie okresu, na który zaplanowałeś i oszacowałeś wartość zamówienia pojawiła się konieczność udzielenia kolejnego, tożsamego i nieplanowanego zamówienia, nie popełniasz żadnego błędu, jeśli łączna wartość przekroczy oszacowaną przez Ciebie na samym początku kwotę. Istotą planowania zamówień publicznych jest obiektywne z góry określenie zakresu udzielanego zamówienia na dany rok lub na okres, który obejmuje sporządzany plan. Jeśli w trakcie danego okresu pojawi się konieczność udzielenia zamówienia, a część planowanych zamówień została już udzielona, nie powoduje ono wzrostu wartości całości planowanego zamówienia w częściach, a jedynie prowadzi do zwiększenia wartości zamówień jeszcze nie udzielonych.

Wpisz odpowiednie wartości w protokole postępowania o zamówienia publiczne!

Wartość na jaką oszacowałeś zamówienie zamieszczasz w protokole postępowania o zamówienie publiczne. Wzór takiego protokołu został wprowadzony rozporządzeniem w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W punkcie 2.2 "jest to zamówienie udzielane w częściach, a wartość udzielanego zamówienia została ustalona na kwotę .zł, co stanowi równowartość euro", w przypadku gdy udzielasz zamówienia w częściach, podajesz wartości udzielanego zamówienia. W Twoim przypadku będzie to wartość drugiego zamówienia wraz z rezerwacją dodatkowych pokoi.

Natomiast jeśli chodzi o podanie wartości całości zamówienia możesz dostosować treść protokołu do swoich potrzeb. Pamiętaj, że możesz modyfikować wzory protokołów w zakresie niezbędnym do odzwierciedlenia w nim rzeczywistego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wynika to z uzasadnienia projektu wyżej wymienionego rozporządzenia. Dzięki temu możesz uwzględnić w protokole sytuacje nietypowe, które nie zostały przewidziane przez autorów wzoru. Swoboda ta nie oznacza jednak dowolności w zakresie kształtowania jego zawartości, musisz umieścić w nim wszystkie informacje, których umieszczenie w protokole wymagają przepisy prawa.

Podstawa prawna: art. 32 ust. 4 i art. 96 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zm.); rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. nr 223, poz. 1458); uzasadnienie do projektu rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

* Autor jest aplikantem radcowskim specjalizującym się m.in. w prawie zamówień publicznych.

www.portalzp.pl