Partnerzy serwisu:
W tabeli X w poz. 1 sprawozdania rocznego przekazywanego do prezesa UZP zamawiający uwzględnia wartość wszystkich zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur ustawy Pzp z uwagi na wartość zamówienia.

Pytanie:

Ośrodek Pomocy Społecznej kilka lat temu zakupił u producenta oprogramowanie komputerowe stworzone do pracy dla jednostek o danej specyfice. Każdy program jest dostosowany do obsługi poszczególnych działów. Wszystkie programy są ze sobą kompatybilne i mogą współpracować, co w ogromnej mierze ułatwia pracę całego Ośrodka. Wraz z nakładaniem na Ośrodek nowych zadań ustawowych były zamawiane kolejne programy tego producenta, również stworzone w taki sposób, aby współpracowały z już istniejącymi, z których Ośrodek od lat korzystał. Przedmiotem umowy zawartej kilka lat temu był zakup oprogramowania. Aby móc korzystać z programów, Ośrodek jest zobowiązany corocznie składać zamówienie na przedłużenie licencji, ponieważ jest to licencja czasowa, odnawialna co 12 miesięcy.

Czy złożenie zamówienia na przedłużenie licencji oprogramowania w danym roku należy traktować jako odrębne zamówienie , dla którego istnieje obowiązek umieszczenia w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych , czy możemy to potraktować jako kontynuację pierwszego zamówienia przy zakupie oprogramowania? Z uwagi na wartość zamówienia w danym roku, nieprzekraczającą progów ustawowych do zamówienia stosujemy wewnętrzny regulamin udzielania zamówień. Nie przeprowadzamy natomiast procedury konkurencyjnej w celu porównania innych ofert producentów oprogramowania, argumentując to w ten sposób, iż przeniesienie wszystkich danych na programy firm konkurencyjnych wiązałoby się z utratą wprowadzonych danych, z uwagi na duże zróżnicowanie struktury bazy danych, chaosem organizacyjnym z powodów technicznych i mogłoby wpłynąć na niezachowanie ciągłości działalności.

Jak mamy traktować takie zamówienia ? Czy jest to jedne zamówienie przedłużane co roku, dla którego nie ma obowiązku sprawozdawczego? Czy może traktować je jako odrębne, coroczne zamówienia, które musimy uwzględnić w rocznym sprawozdaniu?

Odpowiedź:

W tabeli X w poz. 1 sprawozdania rocznego przekazywanego do prezesa UZP zamawiający uwzględnia wartość wszystkich zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur ustawy Pzp z uwagi na wartość zamówienia . W przypadku gdy zamawiający udziela faktycznie co roku zamówienia na licencję do oprogramowania komputerowego, to jego wartość powinien moim zdaniem uwzględnić w sprawozdaniu za każdy rok w ogólnej kwocie zamówień udzielonych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp .

Należy zauważyć, że funkcjonuje zasada sporządzania rocznych planów zamówień publicznych i rocznego szacowania ich wartości, z pewnymi wyjątkami (np. zamówień objętych wieloletnim projektem unijnym). Z przedstawionych informacji wynika, że zamawiający zawarł umowę na określony czas, który się skończył. Zawarta umowa nie trwa zatem w kolejnych latach, lecz uległa zakończeniu. Z uwagi na okoliczności podnoszone przez zamawiającego w pytaniu podejmuje on jednak decyzję co roku o udzielaniu zamówienia na zakup licencji na oprogramowanie, które się u niego „sprawdziło”. Co roku dokonuje jego oszacowania i ze względu na wartość nieprzekraczającą progu stosowania ustawy Pzp udziela poza przepisami ustawy Pzp , na podstawie wewnętrznego obowiązującego u niego regulaminu.

Andrzela Gawrońska-Baran

Więcej na Portal ZP