Zamówienia nieplanowane

Andrzela Gawrońska-Baran
13.10.2015 , aktualizacja: 13.10.2015 11:00
A A A
Planowanie zamówień

Planowanie zamówień (fot.Shutterstock)

Pierwotnie nieplanowane zamówienie stanowi odrębne zamówienie, którego przedmiot oraz wartość są opisywane i oszacowywane oddzielenie od zamówienia już udzielonego.
Pytanie:

W naszej jednostce planuje się zamówienia w danym roku budżetowym (w terminie do 30 września) na kolejny rok. Wszystkie działy wpisują swoje wydatki w podziale na poszczególne grupy wydatków (m.in. żywność, dostawa AGD, dostawa art. biurowych itd. dostawy, usługi i rob bud - zgodnie z planem finansowym na kolejny rok (prognozowanym, bo realne środki przychodzą ok luty marzec w danym roku). Na podstawie tych cząstkowych planów pracownik ds. zamówień publicznych sumuje wydatki tego samego rodzaju i przeznaczenia i ustala tryb w jakim wydatek ma być realizowany (do 15.000 zł brutto-wolny zakup; do 30.000 euro - zapytanie ofertowe, powyżej tej kwoty przetarg). W skali roku zachodzą zmiany w tym planie i nagle okazuje się że z tych samych środków budżetowych planuje się zakupić jakieś art. spożywcze np. na jakąś imprezę dla seniorów, których nie ma w specyfikacji np. kawa, soki itp. (zakup w trybie przetargu, kwota 200.000 złotych) i co zrobić w takim wypadku? Potraktować jako zakup nieplanowany i wprowadzić osobno w planie zamówień i oszacować poza tym wcześniejszym wydatkiem, który był zaplanowany i zrealizowany w trybie PN, tj. 100zł oszacowane osobno da wolny zakup poza Pzp i zapytaniem ofertowym u nas. Tylko jak taka sytuacja będzie się powielać w trakcie roku to może okazać się że łącznie poza procedurami zrealizowano większą sumę bo ktoś jej nie zaplanował od początku? Nadmienię że zakup będzie realizowany z tych samych środków budżetowych co pozostałe zakupy (nie z nowych-bo gdyby z nowych to można by było potraktować to jako osobny wydatek nieplanowany i szacować osobno, prawda?) Tylko nikt wcześniej nie pomyślał i nie dał tych zakupów do przetargu do specyfikacji.

Czy potraktować to jako zakup tożsamy i nawet jeśli to kwota wydatku rzędu 100 zł to przeprowadzić kolejne postępowanie w trybie przetargu, bo to wcześniejsze już było w trybie przetargu ? Jak wtedy oszacować wartość zamówienia - wartość całkowita suma tego przetargu początkowego + zakupy teraźniejsze tj. 200tys zł + 100zł a wartość zamówienia realizowanego to będzie 100zł? Tylko czy nie wprowadzi to w błąd wykonawców którzy będą się ubiegali o zamówienie że ono jest w trybie przetargu a wartość 100 zł?

Kiedy należy takie zakupy łączyć a kiedy dzielić i traktować osobno-jeżeli w trakcie roku wynikają zmiany w planach?

Odpowiedź:

W okolicznościach przedmiotowej sprawy za dopuszczalne można by uznać potraktowanie jako odrębnego - zamówienia nieplanowanego (co do zakresu) na imprezę dla seniorów, a nie jako części zamówienia będącego wcześniej przedmiotem postępowania. Dotyczy to oczywiście sytuacji, gdy zamawiający działający z należytą starannością na skutek okoliczności obiektywnie uzasadnionych i nieprzewidywalnych, musi udzielić zamówienia o tym samym przedmiocie. Pierwotnie nieplanowane zamówienie (np. inne artykuły spożywcze niż przewidziane uprzednio w siwz ) stanowi wtedy odrębne zamówienie, którego przedmiot oraz wartość są opisywane i oszacowywane oddzielenie od zamówienia już udzielonego. Jeżeli jego wartość nie przekracza 30.000 euro nie stosuje się ustawy Pzp.

Zamiar ewentualnego podziału zamówienia na części należy oceniać zawsze z uwzględnieniem wiedzy zamawiającego w okresie przygotowania danego postępowania o udzielenie zamówienia.

Tożsamości w zamówieniach

Trzeba mieć na uwadze trzy przesłanki kwalifikacji jako "jednego" zamówienia. Pierwsza - tożsamość przedmiotowa zamówienia (dostawy spełniające te same lub podobne funkcje, przeznaczenie lub powiązane funkcjonalne). Druga - zamówienie może być zrealizowane przez jednego wykonawcę. Trzecia - tożsamość czasowa zamówienia (możliwe nabywanie zamówień w tym samym czasie lub w możliwej do przewidzenia perspektywie czasowej).

Znajdź przetarg: Oferty przetargów z całego kraju



Zamówienia "wpadkowe"

Należy zauważyć, że nakłady finansowe na zamówienie publiczne planuje się w ramach szerzej pojętego planu wydatków bądź kosztów. Można założyć, że z taką sytuacją mamy do czynienia w przedmiotowej sprawie. Zamawiający udzielił zamówienia na artykuły spożywcze w zakresie, który miał zgłoszony w zapotrzebowaniach. Nie jest to równoznaczne z koniecznością wyczerpania środków w planie finansowym na ten cel. Nie da się pozbawić prawa zamawiającego do posiadania (pozostawienia) w planie środków na tzw. zamówienia "wpadkowe" (np. zamówienie na artykuły spożywcze na specjalną okazję, których potrzeba zakupienia nie jest znana w momencie wszczynania przetargu, a wynika z dodatkowych potrzeb zaistniałych w ciągu roku, niemożliwych wcześniej do przewidzenia). Nie wszystkie zamówienia (m.in. w pełnym zakresie) można zaplanować z góry na cały okres budżetowy, zwłaszcza gdy możliwość realizacji niektórych z nich pojawia się w ciągu roku w różnych odstępach czasu z różnych względów (tj. nie tylko z powodu przyznania nowych środków czy z innych źródeł finansowania).

Ustawa PZP Prawo zamówień publicznych - tekst ujednolicony



Podstawa prawna

- art. 4 pkt 8, art. 6a, art. 32 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.).

Zobacz także
Ogłoszenia różne