Pytanie:
Realizujemy projekt unijny, w ramach którego były zaplanowane kursy dla uczniów, m.in. kurs menedżera gastronomii, florysty itp. Z szacowania dokonanego dla wszystkich zaplanowanych w projekcie kursów wynikało, że należy zastosować zasadę konkurencyjności. Po otwarciu ofert cena za kursy okazała się mniejsza. W wyniku powstałych oszczędności koordynator projektu wystąpił do urzędu marszałkowskiego z prośbą o możliwość zorganizowania dwóch kursów o tematyce, której jeszcze nie było oraz dwóch w zakresie, który był już wcześniej przedmiotem zapytania w ramach zasady konkurencyjności. Czy wartość szacunkową nowych kursów muszę łączyć z kwotą tych zrealizowanych? Czy mogę potraktować kursy jako nowe niezaplanowane zadania, mimo, że będą finansowane ze środków, które powstały z oszczędności?
Odpowiedź:
Co do zasady zamówień udzielonych nie łączymy z zamówieniami planowanymi do wszczęcia.
Ponadto zamówienia, o które będzie ubiegał się koordynator projektu, należy uznać za zamówienia pierwotnie nieplanowane. Co za tym idzie, można ich udzielić według progu odpowiadającego oszacowanej wartości tylko tych zamówień.
W przypadku planowania wydatków (zakupów) ze środków unijnych zalecałabym, aby każda aktualizacja planu zamówień była oznaczana każdorazowo datą. Wówczas zamawiający jest bezsprzecznie w stanie udokumentować, że pewnych wydatków i zamówień nie przewidywał i nie mógł ich zaplanować przy dołożeniu należytej staranności. Tak właśnie jest z zamówieniami pochodzącymi z oszczędności. Zamawiający ich nie planował, jeśli zarówno planowanie jak i oszacowanie wartości zamówień na kursy zostało dokonane z zachowaniem należytej staranności.
