Pytanie
Jakie dokumenty powinnam przesłać na wezwanie zamawiającego do uzupełnienia dokumentów o upoważnieniu do reprezentowania spółki? Na dzień podpisywania oferty byłam prezesem spółki powołanym Uchwałą Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników (czy ta uchwała jest upoważnieniem?). Nie było jeszcze zmiany w KRS, ale wniosek był już złożony .
Odpowiedź
W odpowiedzi na wezwanie zamawiającego powinieneś przesłać uchwałę wspólników, z której wynikać będzie Twoje prawo do reprezentacji spółki wraz z kopią wniosku o dokonanie zmian w KRS.
Zarząd spółki prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje. Członkowie zarządu spółki powoływani są uchwałą zgromadzenia wspólników. Czynność powołania i odwołania członków zarządu podlega ujawnieniu w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Wpis do KRS ma jednak charakter jedynie deklaratywny (informacyjny). Charakter konstytutywny, co do powołania członków zarządu spółki, ma uchwała wspólników. A zatem reprezentującymi spółkę w chwili podpisywania oferty są powołani aktualną uchwałą członkowie zarządu. Sposób reprezentacji podmiotu wynika zaś z wpisów w złożonym wraz z ofertą KRS. Wobec powyższego, w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego, powinieneś złożyć uchwałę wspólników, z której wynikać będzie Twoje prawo do reprezentacji spółki wraz z kopią wniosku o dokonanie zmian w KRS. Zastrzegam jednak, że uchwała zgromadzenia wspólników, mająca w tym wypadku charakter pełnomocnictwa, powinna zostać złożona do zamawiającego w formie pisemnej (tj. w oryginale albo kopii poświadczonej notarialnie).
Podstawa prawna: art. 26 ust. 3, art. 51 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2010 nr 113 poz. 759 ze zm.); art. 201 ustawy z 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94 poz. 1037 ze zm.)
* Autorka jest wieloletnim praktykiem w dziedzinie zamówień publicznych, obecnie głównym specjalistą w dużej instytucji zamawiającej.
