Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa tłumaczeniowa dokumentów administracyjnych

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: UNIWERSYTET JANA KOCHANOWSKIEGO W KIELCACH

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000001407

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Stefana Żeromskiego 5

1.5.2.) Miejscowość: Kielce

1.5.3.) Kod pocztowy: 25-369

1.5.4.) Województwo: świętokrzyskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL721 - Kielecki

1.5.7.) Numer telefonu: +48 413497332

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: wioletta.baran@ujk.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.ujk.edu.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa tłumaczeniowa dokumentów administracyjnych

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-a105d787-6c69-490c-8452-97e737130fba

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00223520

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-05-09

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00045518/05/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.17 Usluga tłumaczenia dokumentów administracyjnych

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-a105d787-6c69-490c-8452-97e737130fba

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl
Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: wioIoletta.baran@ujk.edu.pl (nie dotyczy składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, dokumentów).
Adres strony internetowej Zamawiającego: www.ujk.edu.pl
Adres elektronicznej skrzynki ePUAP: /UJK/skrytkaESP
Adres prowadzonego postępowania: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-a105d787-6c69

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 12) Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
13) Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy
e-Zamówienia.
14) W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e- Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu 22 458 77 99 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Zgodnie z art. 13 ust 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwane dalej „RODO” w związku z art. 19 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r. (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320) - dalej Pzp, niniejszym informujemy, iż:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach,
ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce.
2) podstawą prawną do przetwarzania Państwa danych osobowych jest:
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze)
3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.
4) podanie przez Państwa danych osobowych stanowi wymóg ustawowy określony w przepisach ustawy Pzp., który wiąże się z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Skutkiem niepodania danych osobowych będzie brak możliwości udzielenia zamówienia publicznego.
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp. przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.
6) odbiorcami danych mogą być podmioty upoważnione na mocy przepisów prawa oraz podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie administratora w związku z wykonywaniem powierzonego im zadania na podstawie zawartej umowy powierzenia danych.
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
8) posiada Pani/Pan:
a. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (jeżeli wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku zamawiający wymaga, od osoby której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania: daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego);
b. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*;
c. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych
z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO**;
9) posiada Pan/Pani prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzasadnione jest, że Pana/Pani dane osobowe przetwarzane są przez administratora niezgodnie z przepisami RODO.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Nie przysługuje Pani/Panu:
a. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust.1 lit. c RODO

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ADP.2301.47.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.5.) Wartość zamówienia: 317073,17 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa tłumaczeniowa dokumentów administracyjnych
2. Przedmiot zamówienia obejmuje:
2.1 kompleksową obsługę tłumaczeniową treści stron internetowych poszczególnych Wydziałów, Instytutów, Katedr, Jednostek Ogólnouczelnianych i Międzywydziałowych.
2.2 kompleksową obsługę tłumaczeniową tekstów z zakresu wewnętrznych aktów normatywnych wydawanych w Uczelni (w szczególności: uchwał, zarządzeń, pism okólnych, komunikatów, decyzji) i innych dokumentów będących w obiegu instytucjonalnym (np. pism koniecznych w postępowaniach administracyjnych i sądowych, dokumentów dotyczących spraw studenckich i procesów dyplomowania, rekrutacji i kształcenia). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 2 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79530000-8 - Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 36 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak

4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień, o których mowa w art. 214 ust.1 pkt 7 o nie więcej niż 20% wartości zamówienia. Zamówienie na usługi podobne zostanie udzielone pod warunkiem, że zwiększenie zakresu usługi będzie wynikać z bieżącej konieczności oraz gdy zostaną zapewnione środki finansowe na ten cel. Udzielane zamówienie będzie realizowane na zasadach i wg cen obowiązujących w umowie podstawowej, na dzień zawarcia umowy w oparciu o art. 214, ust.1 pkt. 7)ustawy Pzp.

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zgodnie z treścią rozdziału XVI SWZ

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: potencjał kadrowy -liczba osób skierowanych do realizacji zamówienia

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) Zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
- Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
2) Uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów. Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.
3) Sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie precyzuje warunku w tym zakresie
4) Zdolności technicznej lub zawodowej:
Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności zawodowej jeżeli wykaże, że:
a) posiada doświadczenie:
Tzn. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie po minimum 2 usługi odpowiadające przedmiotowi niniejszego zamówienia w tym:
• Tłumaczenia pisemne na język angielski stron internetowych oraz tekstów z zakresu wewnętrznych aktów normatywnych i innych dokumentów będących w obiegu instytucjonalnym wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia – ust. 4 pkt. 4.1-4.2), obejmujące łącznie minimum 300 przetłumaczonych stron. Za jedną stronę tekstu tłumaczenia uznaje się stronę zawierającą 1800 znaków ze spacjami zliczonych w dokumencie przetłumaczonym (min. 2 usługi).
• Weryfikacje angielskojęzycznych tekstów wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia – ust. 4 pkt. 4.1-4.2, obejmujące łącznie minimum 250 przetłumaczonych/zweryfikowanych stron. Za jedną stronę tekstu tłumaczenia uznaje się stronę zawierającą 1800 znaków ze spacjami zliczonych w dokumencie przetłumaczonym (min. 2 usługi).
ŁĄCZNIE MINIMUM 4 USŁUGI
b) dysponuje osobami zdolnymi do realizacji zamówienia
Wykonawca spełni wskazany warunek udziału w postępowaniu, jeżeli wykaże, że dysponuje minimum trzema tłumaczami języka angielskiego, z których każdy spełnia poniższe wymagania:
• posiada tytuł magistra filologii angielskiej lub lingwistyki stosowanej (język wiodący – angielski) poświadczony dyplomem ukończenia szkoły wyższej lub kwalifikacje językowe poświadczone dokumentem stwierdzającym znajomość języka angielskiego na poziomie C2 zgodnie ze skalą biegłości językowej według Rady Europy (certyfikat uzyskany poprzez pozytywny wynik egzaminu językowego CPE – Certificate of Proficiency in English)
• posiada dorobek w zakresie tłumaczenia z języka polskiego na język angielski nie mniejszy niż 300 stron przetłumaczonych lub zweryfikowanych , poświadczonych stosownym oświadczeniem (składa osoba wskazana z imienia i nazwiska w wykazie osób)

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1) oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu składanym wraz z ofertą, według wzoru Załącznika nr 7 do SWZ.
2) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
Uwaga: Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli:
1) może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. (Dz.U. z 2024.1557 t.j.) o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile wykonawca wskazał w formularzu ofertowym dane umożliwiające dostęp do tych środków;
2) podmiotowym środkiem dowodowym jest oświadczenie, którego treść odpowiada zakresowi oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1.
8. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które zamawiający posiada, jeżeli wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1) wykaz usług wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej po 2 usługi o charakterze odpowiadającym usłudze będącej przedmiotem niniejszego zamówienia wraz z podaniem jej rodzaju, wartości, daty, miejsca wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów potwierdzających , że usługi te zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego były wykonywane te usługi, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy ( WZÓR wykazu usług stanowi załącznik nr 5)
2) wykaz osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, sporządzonego wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do SWZ;

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

brak

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1 Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty. Pełnomocnictwo powinno zostać złożone w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem kwalifikowanym, zaufanym, lub podpisem osobistym. Dopuszcza się również przedłożenie elektronicznej kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza, tj. podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby posiadającej uprawnienia notariusza.
2 W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale IX ust. 1 SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3 Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
4 Zamawiający zastrzega, że w sytuacji składania oferty przez dwa lub więcej podmiotów (Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, np. konsorcja, spółki cywilne) oraz analogicznie w sytuacji, gdy Wykonawca będzie polegał na zasobach innego podmiotu, warunek , o którym mowa w rozdziale VII ust.2 pkt 4) , musi zostać spełniony w całości przez Wykonawcę (jednego z Wykonawców wspólnie składającego ofertę) lub podmiot, na którego zdolności w tym zakresie powołuje się Wykonawca — brak możliwości tzw. sumowania.
5 Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie,
z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (tzw. podział czynności), zgodnie z treścią art.117 ust.4 ustawy Pzp.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Wybrany Wykonawca jest zobowiązany do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych we Wzorze Umowy, stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ.
2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie uregulowanym w art. 454-455 Pzp. oraz wskazanym we Wzorze Umowy.
3. Zmiana umowy wymaga dla swej ważności, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, za wyjątkiem przypadków określonych w dokumentach postępowania.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-05-19 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: 1) Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem Platformy https://ezamowienia.gov.pl.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-05-19 12:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-06-17