Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa hotelarska celem przeprowadzenia konferencji dla zespołu ds. utrzymania i rozwoju ZSRK w dniach 15 – 17.09.2025 r. w Katowicach.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Sąd Apelacyjny we Wrocławiu

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 005965788

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Tadeusza Zielińskiego 1

1.5.2.) Miejscowość: Wrocław

1.5.3.) Kod pocztowy: 53-531

1.5.4.) Województwo: dolnośląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL514 - Miasto Wrocław

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@wroclaw.sa.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://wroclaw.sa.gov.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

Sąd

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Porządek i bezpieczeństwo publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa hotelarska celem przeprowadzenia konferencji dla zespołu ds. utrzymania i rozwoju ZSRK w dniach 15 – 17.09.2025 r. w Katowicach.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-0980b20a-deb3-4c68-b778-01f7ae8cd4fd

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00287840

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-06-23

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00143749/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.5 Usługa hotelarska związana z organizacją konferencji zespołu utrzymania i rozwoju ZSRK.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-0980b20a-deb3-4c68-b778-01f7ae8cd4fd

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ezamowienia.gov.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Komunikacja w Postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym , mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem typu zewnętrznego lub wewnętrznego. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 i art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, RODO) informujemy:
1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Dyrektor Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu z siedzibą przy ul. Zielińskiego 1, 53-531 Wrocław.
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest pod adresem do korespondencji: Sąd Apelacyjny we Wrocławiu, ul. Zielińskiego 1, 53-531 Wrocław lub adresem e-mail: iod@wroclaw.sa.gov.pl.
3. Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu zawarcia lub realizacji umowy, która zawarta została z Sądem Apelacyjnym we Wrocławiu lub na rzecz Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu.
4. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora danych), tj.:
a. umożliwienie realizacji i rozliczenie wykonanych prac wynikających z umowy (m.in. nadanie dostępów do systemów teleinformatycznych, zapewnienie rozliczalności działań w tych systemach, a także zapewnienie bezpieczeństwa informacji);
b. ewentualne ustalenie i dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi;
c. potrzeba posiadania kontaktu z osobami wskazanymi przez Wykonawcę, odpowiedzialnymi za realizację umowy,
przy czym z chwilą podjęcia czynności w ramach zawarcia lub wykonywania umowy, które podlegają obowiązkowi udokumentowania, zmianie ulegnie przesłanka przetwarzania danych osobowych, którą od tego momentu będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na administratorze dot. m.in. archiwizowania dokumentów).
5. Podanie przez Państwa danych osobowych jest niezbędne do realizacji celów określonych w pkt 3. Zakres danych wynika ze specyfiki przedmiotu umowy, może również wynikać z procedur oraz regulaminów obowiązujących u administratora danych, a udostępnianych wykonawcy umowy w celu jej realizacji (np. Regulaminu Ochrony Informacji dla Podmiotu Zewnętrznego).
6. Posiadają Państwo prawo:
a. na podstawie art. 15 RODO dostępu do treści swoich danych osobowych;
b. na podstawie art. 16 RODO prawo do żądania sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych;
c. na podstawie art. 18 RODO prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych oraz
d. prawo wniesienia sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 21 ust. 1 RODO, gdy podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
w zakresie, w jakim uprawnienia te nie są odmiennie uregulowane lub wyłączone na podstawie odrębnych przepisów.
7. Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dane kontaktowe dostępne na stronie: https://uodo.gov.pl/), gdy Państwa zdaniem przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.
8. Nie przysługuje Państwu:
a. prawo do usunięcia danych osobowych w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO;
b. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO.
9. Państwa dane osobowe mogą być udostępnione wyłącznie organom lub podmiotom upoważnionym na podstawie odrębnych przepisów lub podmiotom przetwarzającym dane w imieniu administratora danych.
10. Dane udostępnione przez Państwa nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji oraz profilowaniu.
11. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
12. Państwa dane osobowe pochodzą od podmiotu będącego stroną umowy zawieranej z Sądem Apelacyjnym we Wrocławiu lub na jego rzecz.
13. Państwa dane osobowe będą przechowywane od zakończenia realizacji umowy przez okres wynikający z przepisów prawa dotyczących archiwizacji lub przez okres przedawnienia roszczeń, w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: Z.261.9.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usługi hotelowej, gastronomicznej i konferencyjnej celem przeprowadzenia konferencji w dniach 15.09.2025 r. – 17.09.2025 r. w Katowicach.
2. W zamówieniu należy przyjąć maksymalną ilość uczestników (uczestnicy i wykładowcy) 60 osób.
3. Zamawiający przedstawia następujący terminarz Konferencji 15.09.2025 r. –
17.09.2025 r.
 15.09.2025 r. 12:00 do 19:00 – pierwszy dzień Konferencji
 16.09.2025 r. 9:00 do 19:00 – drugi dzień Konferencji
 17.09.2025 r. 9:00 do 14:00 – trzeci dzień Konferencji.
4. Obiekt musi znajdować się w odległości nie większej, niż 5 km od Dworca PKP w miejscowości Katowice (adres: 40-098 Katowice, Plac Marii i Lecha Kaczyńskich 2) mierzonej przy pomocy funkcji „Zmierz odle-głość” na portalu https://www.google.pl/maps
5. Warunki realizacji usługi opisane są w Projekcie Umowy stanowiącym Załącznik nr 7 do SWZ oraz w Załącznikach do Umowy.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-09-15 do 2025-09-17

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Wg kolejności

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.7.) Kolejność kryterium: 1

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej (w zakresie wiedzy i doświadczenia) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie wykonali lub wykonują należycie, co najmniej jedno zamówienie polegające na wykonaniu usługi organizacji konferencji /szkolenia/innego wydarzenia z zapewnieniem noclegów i wyżywienia dla co najmniej 60 uczestników.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu:  oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 ze zm.), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę lub ofertę częściową albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej;

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 4 000,00 zł.

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w Postępowaniu albo do reprezentowania w Postępowaniu i zawarcia umowy.
4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego musi wynikać, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (Wykonawcy składają oświadczenia
w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne - Dz. U. z 2020 r., poz. 346 z późn. zm.) lub podpisem osobistym (w rozumieniu ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych - Dz. U. z 2020 r., poz. 322 z późn. zm.), przez osoby upoważnione do reprezentowania wykonawców zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub w innym dokumencie) – do wykorzystania Załącznik nr 5 do SWZ. Zgodnie z art. 117 ust. 3 ustawy Pzp w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
2. W przypadku Wykonawców składających wspólną ofertę:
2.1. żaden z Wykonawców nie może podlegać wykluczeniu na podstawie przesłanek określonych w dokumentach zamówienia,
2.2. warunek udziału musi spełniać w całości co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia,

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zmiana Umowy dopuszczalna jest w zakresie i na warunkach przewidzianych przepisami ustawy Pzp, w szczególności:
1) Strony są uprawnione do wprowadzenia do Umowy zmian nieistotnych, to jest innych, niż zmiany zdefiniowane w art. 454 ustawy Pzp;
2) stosownie do art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia do Umowy zmian opisanych w ustępach poniżej:
a) w przypadku zmiany przepisów prawa, opublikowanej w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, Dzienniku Ustaw, Monitorze Polskim lub Dzienniku Urzędowym odpowiedniego ministra, Zamawiający dopuszcza zmiany sposobu realizacji Umowy lub zmiany zakresu świadczeń Wykonawcy wymuszone takimi zmianami prawa;
b) w przypadku uzasadnionej przyczynami technicznymi, konieczności zmiany:
i. sposobu wykonania Umowy w obszarach: organizacyjnym w tym w szczególności zmiany lokalizacji łącza, wykorzystywanych narzędzi, przyjętych metod i kanałów komunikacji;
ii. zakresu przedmiotu Umowy w obszarze wymagań funkcjonalnych lub niefunkcjonalnych, jeżeli rezygnacja z danego wymagania lub zastąpienie go innym, spowoduje zoptymalizowane dopasowanie przedmiotu Umowy do potrzeb Zamawiającego, Zamawiający dopuszcza wprowadzenie odpowiednich zmian uwzględniających stwierdzone przyczyny techniczne, polegających w szczególności na modyfikacji wymagań Zamawiającego lub zmianie sposobu ich realizacji;
3) w przypadku wystąpienia przyczyn niezależnych od Wykonawcy, związanych z równolegle prowadzonymi przez Zamawiającego projektami mającymi wpływ na realizację Umowy lub w związku ze zmianami okoliczności wynikającymi ze specyfiki działalności Zamawiającego albo w związku z podjęciem przez Zamawiającego decyzji o przeprowadzeniu przez osobę trzecią kontroli jakości i sposobu prowadzenia prac, Zamawiający dopuszcza zmiany terminu realizacji Umowy;
4) w przypadku, gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem postanowień innych umów mających bezpośredni związek z Umową dotyczącą niniejszego postępowania, z tym, że wynagrodzenie Wykonawcy wskazane w Umowie nie ulegnie podwyższeniu;
5) wystąpienia Siły Wyższej.
2. W przypadkach, w których zgodnie z powyższymi postanowieniami lub przepisami prawa możliwe jest wprowadzenie zmiany do Umowy, Zamawiający przewiduje także wprowadzenie odpowiedniej zmiany terminu realizacji przedmiotu Umowy, jeżeli jest to konieczne do uwzględnienia czasu niezbędnego w celu realizacji zmienionego zakresu prac lub produktów lub w celu uwzględnienia wprowadzonych zmian organizacyjnych, technicznych.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-07-01 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-07-01 11:05

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-07-30