Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Organizacja Gali Nagród Polskiego Instytutu Sztuki Filmowej wraz z realizacją stoiska promocyjnego PISF w ramach 50. Festiwalu Polskich Filmów Fabularnych w Gdyni

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Polski Instytut Sztuki Filmowej

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 140214847

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Kruczkowskiego 2

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-412

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 221026462

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: pisf@pisf.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://pisf.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - inne państwowe i samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Kinematografia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja Gali Nagród Polskiego Instytutu Sztuki Filmowej wraz z realizacją stoiska promocyjnego PISF w ramach 50. Festiwalu Polskich Filmów Fabularnych w Gdyni

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-a56504d0-4b57-47ba-b274-a0ed3a379036

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00319479

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-07-10

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00084391/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Organizacja Gali Nagród Polskiego Instytutu Sztuki Filmowej wraz z realizacją stoiska promocyjnego PISF w ramach 50. FPFF.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/transakcja/1136193

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/pisf

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1 Komunikacja w postępow. o
udzielenie zamówienia w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów/oświadczeń między
Zamawiającym a Wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w Ustawie p.z.p., odbywa się przy użyciu środków
komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunik. elektronicznej zdefiniowane w
ustawie z dn.18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j.Dz.U. z 2024r. poz.1530 ze zm).
2 Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 Ustawy p.z.p., podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa,
zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych,
w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt.
3 Ofertę, a także oświadczenie, o jakim mowa w pkt 13.2 SWZ składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w
postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
4 Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski lub informacje Wykonawcy przekazują przez Platformę, dostępną pod adresem:
https://platformazakupowa.pl/pn/pisf .
5 Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na Platformie
Zakupowej. Zarejestrowanie i utrzymywanie konta na Platformie Zakupowej oraz korzystanie z Platformy jest bezpłatne.
6 Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje za pośrednictwem Platformy. Informacje dotyczące odpowiedzi na
pytania, zmiany SWZ, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na Platformie. Korespondencja,
której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana za pośrednictwem
Platformy do konkretnego Wykonawcy.
7 Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na Platformie
przesłanych przez Zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.
8 Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i
oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w Regulaminie Internetowej Platformy zakupowej
platformazakupowa.pl Open Nexus Sp. z o.o. (https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin)”.
9 Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego tj. bezpłatnie rejestrując się lub logując (w
przypadku posiadania konta w Platformie Zakupowej), akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie oraz
uznaje go za wiążący.
10 Zamawiający podaje minimalne wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy:
1 łącze internetowe o przepustowości co najmniej 512 kbit/s;
2 zainstalowana dowolna, inna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer np., Chrome i FireFox w najnowszej wersji;
3 włączona obsługa języka Javascript w przeglądarce internetowej;
4 akceptacja plików typu „cookies” w przeglądarce internetowej.
5 komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja,
jeden z systemów operacyjnych - MSWindows 7, MacOs x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje;
6 zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf;
7 Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3;
8 Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu
lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.
9 Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ.
10. Oświadczenia lub dokumenty, o których mowa w Rozporządz. Ministra Rozwoju Pracy i Technologii z dn.23.12.2020r. w sprawie
rodzajów podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od
wykonawcy
Uwaga! Ciąg dalszy informacji w SEKCJA IX–POZOSTAŁE INFORMACJE

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Polski Instytut Sztuki Filmowej
reprezentowany przez Dyrektora PISF ul. Leona Kruczkowskiego 2, 00-412 Warszawa; 2. Administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, adres e-mail: iodo@pisf.pl.
3. Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu:
rozpatrzenia złożonej oferty;
w celu zlecenia usług lub zamówieniem dostaw oraz ich realizacją.
4. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest w szczególności:
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady(UE) 2016/679 z dn. 27.04. 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, w tym:
art.6 ust.1 lit.b) RODO w celu zawarcia i realizacji umowy/zlecenia usług/zamówienia dostaw;
art.6 ust.1 lit.c) RODO w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
art.6 ust.1 lit.f) RODO w celu właściwej realizacji usługi/dostawy, ochrony zasobów Administratora, ustalenia, dochodzenia roszczeń
oraz obrony przez roszczeniami;
-ustawa z dn.10.05.2018r. o ochronie danych osobowych;
-ustawa z dn.11.09.2019r. Prawo zamówień publicznych;
-ustawa z dn.23.04.1964r. Kodeks cywilny;
-ustawa z dn.27.08.2009r. o finansach publicznych;
-ustawa z dn.29.09.1994r. o rachunkowości;
-ustawa z dn.6.09.2001r. o dostępie do informacji publicznej;
-ustawa z dn.14.07.1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
5. Odbiorcą Państwa danych osobowych mogą być podmioty posiadające upoważnienie do przetwarzania danych osobowych na
postawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego (w tym ustawy z dn. 6.09.2001r. o dostępie do informacji publicznej). W
uzasadnionych przypadkach dane osobowe zostaną przekazane podmiotom, z którymi Administrator Danych Osobowych zawarł
umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych m. in. podmiotom świadczącym usługi w zakresie systemów
informatycznych/oprogramowania oraz operatorom pocztowym. Państwa dane osobowe będą udostępnione na wniosek osób lub
podmiotów zgodnie z ustawą z dn.11.09.2019r. Prawo zamów. publiczn..
6. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich poza obszar Unii Europejskiej.
7. Państwa dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 Ustawy p.z.p. przez okres 4 lat od dnia zakończenia
postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas
trwania umowy (art.78 ust.4 Ustawy p.z.p.);
8. Obowiązek podania przez Państwa danych osobowych bezpośrednio dotyczących Państwa jest wymogiem określonym w
przepisach Ustawy p.z.p., związanym z udziałem w niniejszym postępowaniu;
9. W odniesieniu do Państwa danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do
postanowień art.22 RODO;
10. Posiadają Państwo:
a) zgodnie z art.15 RODO - prawo dostępu do danych osobowych Państwa dotyczących (z zastrzeżeniem, że w sytuacji, gdy
skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku, mogą Państwo zostać
zobowiązani do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub
daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego albo sprecyzowania nazwy lub daty zakończonego postępowania o
udzielenie zamówienia);
b) zgodnie z art.16 RODO- prawo do sprostowania Państwa danych osobowych (z tym, że skorzystanie z prawa do sprostowania nie
może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie
niezgodnym z Ustawą p.z.p. oraz nie może naruszać integralności protokołu z postępowania oraz załączników do niego);
c) zgodnie z art.18 RODO-prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu
trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków,
Ciąg Dalszy inform. w 3.16.) RODO (ograniczenia stosowania)

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Zamawiający informuje, iż w związku z art. 19 ust. 2 i 3 Ustawy p.z.p.:
a) skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art.
16 RODO, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie
zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z Ustawą;
b) w postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO,
nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

C.D. zapisów z 3.15) RODO obowiązek informacyjny:
.. o których mowa w art.18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego U. E. lub państwa członkowskiego);
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO;
11. Nie przysługuje Państwu:
a) zgodnie z art.17 ust.3 lit. b, d lub e RODO- prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) zgodnie z art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 4/2025/DUK

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja Gali Nagród Polskiego Instytutu Sztuki Filmowej wraz z realizacją stoiska promocyjnego PISF w ramach 50. FPFF.

2. Na przedmiot zamówienia składa się:
a. Kompleksowa organizacja i obsługa 17. Gali Nagród PISF podczas 50. edycji Festiwalu Polskich Filmów Fabularnych w Gdyni na Nowej Scenie Teatru Muzycznego im. D. Baduszkowej w Gdyni, dnia 24 września 2025 r. o godzinie 20:00, na warunkach ustalonych w Specyfikacji Warunków Zamówienia oraz według key visualu wraz z montażem scenografii w nocy z 23 na 24 września 2025 r. od godz. 24:00 do godziny 15:00, obsługą Gali, demontażem i usługą sprzątania 25 września 2025 r. do godz. 8:00.
b. Kompleksowa organizacja i obsługa stoiska informacyjno-promocyjnego PISF podczas 50. edycji Festiwalu Polskich Filmów Fabularnych w Gdyni w wyznaczonej przestrzeni 44m2 w Teatrze Muzycznym im. D. Baduszkowej W Gdyni, w terminie 22-27 września 2025 r., na warunkach ustalonych w Specyfikacji Warunków Zamówienia według wizualizacji stoiska wraz z montażem w dniu 21 września 2025 r., obsługą w okresie funkcjonowania stoiska w godzinach 8:00-19:00 i demontażem w dniu 28 września 2025 r.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty został w Załączniku nr 2 do SWZ (Opis Przedmiotu Zamówienia) oraz w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 7 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2025-09-28

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 16.1.1. Punkty za kryterium 1. „Cena brutto za realizację GALI” (Cg):
1.1.Liczba punktów uzyskanych przez Wykonawcę w tym kryterium zostanie przeliczona z wykorzystaniem następującego wzoru i zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku:
Cmin
Cg = ------------ x 30% x 100
Cwer
Gdzie:
Cg – oznacza liczbę punktów, jakie otrzyma oferta badana za kryterium (Cg);
Cmin – oznacza najniższą cenę jednostkową brutto spośród ważnych i nieodrzuconych ofert;
Cwer – oznacza cenę jednostkową brutto oferty badanej.
1.2.Ocena w tym kryterium jest dokonywana na podstawie oświadczenia Wykonawcy złożonego w ofercie.
1.3. Maksymalna liczba punktów w tym kryterium wynosi 30.

16.1.2. Punkty za kryterium 2. „Cena brutto za realizację stoiska informacyjno - promocyjnego (Cs):
1.1.Liczba punktów uzyskanych przez Wykonawcę w tym kryterium zostanie przeliczona z wykorzystaniem następującego wzoru i zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku:
Cmin
Cs =------------ x 20% x 100
Cwer
Gdzie:
Cs – oznacza liczbę punktów, jakie otrzyma oferta badana za kryterium (Cs);
Cmin – oznacza najniższą cenę jednostkową brutto spośród ważnych i nieodrzuconych ofert;
Cwer – oznacza cenę jednostkową brutto oferty badanej.
1.2.Ocena w tym kryterium jest dokonywana na podstawie oświadczenia Wykonawcy złożonego w ofercie.
1.3. Maksymalna liczba punktów w tym kryterium wynosi 20.

16.1.3. Punkty za kryterium 3. „Ocena merytoryczna” (M):

1.1. Wykonawca do oferty załączy „Dokument koncepcyjny” składający się z 4 części poświęconych:
• scenografii (opis + wizualizacje),
• oprawie multimedialnej (opis + próbna animacja kategorii o długości do 5 s.),
• planu sceny (schemat + opis funkcjonalny),
• draftu scenariusza.
1.2. Liczba punktów uzyskanych przez Wykonawcę w tym kryterium przyznana zgodnie z poniższą tabelą kryteriów:

KRYTERIA DOSTĘPNE PUNKTY
1. Koncepcja scenografii z opisem i wizualizacją zgodną z key visualem 20
2. Koncepcja oprawy multimedialnej zgodnej z key visualem 15
3. Plan aranżacji sceny wraz z rozmieszczeniem stałych elementów 10
4. Draft scenariusza Gali 5

Opis kryteriów:
1. Koncepcja scenografii z opisem i wizualizacją, zgodną z key visualem – tj. wizualna i kreatywna wizja wydarzenia i przestrzeni scenicznej. Kryterium od 0 do 20 punktów wg indywidualnej oceny każdego z członków komisji przetargowej.
0 pkt – koncepcja niedopracowana i uboga graficznie, niezgodna z key visualem Nagród ani z wymaganiami OPZ, bez wyraźnego stylu wizualnego; brak walorów estetycznych i funkcjonalnych; koncepcja nie uwzględnia montażu i demontażu scenografii w wymaganym terminie; nie odpowiada randze i charakterowi wydarzenia.
5 pkt – koncepcja zgodna z key visualem Nagród oraz z OPZ, ale nieoryginalna i uboga graficznie; spełnia tylko podstawowe wymagania funkcjonalne, nie zapewnia atrakcyjnych rozwiązań scenograficznych; nie odpowiada randze i charakterowi wydarzenia.
10 pkt – koncepcja zgodna z key visualem Nagród, oraz z OPZ, i wizualnie poprawna; funkcjonalna, zakłada realistyczne wykorzystanie przestrzeni, ale nie zawiera elementów wyróżniających; nie odpowiada randze i charakterowi wydarzenia.
15 pkt – koncepcja zgodna z key visualem Nagród oraz z OPZ,, estetycznie atrakcyjna; funkcjonalna, zawiera dobrze przemyślane rozwiązania przestrzenne; posiada elementy budujące klimat uroczystości, ale nie wyróżnia się znacząco oryginalnością.
20 pkt – koncepcja w pełni spójna z key visualem Nagród oraz z OPZ,, wyjątkowo oryginalna, estetycznie atrakcyjna; funkcjonalna, zawiera dobrze przemyślane rozwiązania przestrzenne; odpowiada randze i charakterowi wydarzenia, ponadto zawiera elementy budujące unikalną atmosferę i prestiż wydarzenia.

2. Koncepcja oprawy multimedialnej zgodnej z key visualem – tj. kreatywne wykorzystanie treści audiowizualnych na ekranie. Kryterium od 0 do 15 punktów wg indywidualnej oceny każdego z członków komisji przetargowej.

CIĄG DALSZY w SEKCJI IX POZOSTAŁE INFORMACJE

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 30

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena brutto za realizację stoiska informacyjno - promocyjnego

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: Ocena merytoryczna

4.3.6.) Waga: 50

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Warunki udziału w postępowaniu w zakresie:

a) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym;

Zamawiający nie określa warunku.

b) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;

Zamawiający nie określa warunku.

c) sytuacji ekonomicznej lub finansowej;

Wykonawca zobowiązany jest wykazać posiadanie polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną w wysokości minimum 500 000,00 zł (słownie: pięćset tysięcy złotych).

Zamawiający dokona oceny spełniania tego warunku na podstawie treści złożonego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału oraz wykazu usług według formuły spełnia / nie spełnia.


d) zdolności technicznej lub zawodowej.

Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże,
że wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 2 odrębne usługi w zakresie organizacji imprez z dziedziny kultury, koncertów lub targów, a wartość każdej z tych usług wynosiła co najmniej 100 000,00 zł brutto.

Zamawiający dokona oceny spełniania tego warunku na podstawie treści złożonego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału oraz wykazu usług według formuły spełnia / nie spełnia.
7.2. Wartości podane w dokumentach potwierdzających spełnianie warunku, w walutach innych niż wskazane przez Zamawiającego, Wykonawca przeliczy według średniego kursu NBP na dzień podpisania protokołu odbioru lub równoważnego dokumentu wskazujące należyte wykonanie dostawy.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Oświadczenie w sprawie
wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie
przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2024 r. poz. 507).

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 8.4. Podmiotowe środki dowodowe wymagane od Wykonawcy obejmują:
8.4.1. odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 p.z.p., sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
8.4.2. wykaz usług stanowiących przedmiot zamówienia, o których mowa w punkcie 7.1.2. lit. (d) wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, także gdy są nadal wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy potwierdzające fakt, że usługi są należycie wykonywane; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane w okresie ostatnich 3 miesięcy – wzór stanowi Załącznik nr 5 do SWZ;
8.4.3. dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia w wysokości minimum 500 000,00 zł.
8.5. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o których mowa w pkt 8.4.1., składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Dokument, o którym mowa powyżej, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
8.6. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 8.4.1, zastępuje się je w całości lub części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, złożone przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

13.2. Do oferty winny być dołączone wypełniony i podpisane formularze z wykorzystaniem wzorów stanowiących załączniki do SWZ, to jest:
a) oświadczenie/oświadczenia składane na podstawie art. 125 ust. 1 Ustawy p.z.p. według wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do SWZ;
b) dokument koncepcyjny składający się z 4 części poświęconych:
1. scenografii (opis + wizualizacje),
2. oprawie multimedialnej (opis + próbna animacja kategorii o długości do 5 s.),
3. planu sceny (schemat + opis funkcjonalny),
4. draftu scenariusza.
c) gdy Wykonawca działa przez pełnomocnika – pełnomocnictwo.
Zgodnie z przepisem art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego, pełnomocnictwo do dokonania czynności prawnej – złożenia oferty, która na mocy przepisu art. 61 ust. 1 Ustawy p.z.p. musi być sporządzona pod rygorem nieważności w postaci elektronicznej i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem osobistym – powinno być udzielone w tej samej formie. W takim przypadku pełnomocnictwo należy złożyć w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego. W przypadku, gdy szczególna forma pełnomocnictwa nie jest wymagana (nie obejmuje swoim zakresem uprawnienia do dokonywania czynności prawnych w postępowaniu, dla których wymagana jest szczególna forma elektroniczna), może ono zostać złożone w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego albo elektronicznej kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza, opatrzonej jego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają pełnomocnictwo
do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania
w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego dla ustanowionego przez nich pełnomocnika. Do oferty należy załączyć pełnomocnictwo z określeniem jego zakresu. W przypadku dokonywania czynności związanych ze złożeniem wymaganych dokumentów przez osobę(y) niewymienioną w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Wykonawcy, do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo w postaci elektronicznej. W przypadku, gdy zostało ono wystawione przez upoważnione podmioty jako dokument papierowy, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Poświadczenie zgodności cyfrowego odwzorowania pełnomocnictwa w postaci papierowej dokonuje mocodawca lub notariusz. Każdy załączany plik zawierający dokumenty, oświadczenia lub pełnomocnictwa musi być uprzednio podpisany podpisami elektronicznymi przez upoważnione osoby reprezentujące odpowiednio Wykonawcę, współkonsorcjanta, podmiot trzeci użyczający osoby lub podwykonawców.
d) w przypadku korzystania z potencjału podmiotu trzeciego dokument potwierdzający, iż Wykonawca będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności zobowiązanie tych pomiotów do udzielenia potencjału na czas potrzebny do realizacji zamówienia, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

20.1 Wykonawca składający ofertę jest zobowiązany wnieść wadium w wysokości: 6 000,00 zł (słownie: sześć tysięcy złotych 00/100).
20.2. FORMA WADIUM
Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach:
20.2.1. pieniądzu,
20.2.2. gwarancjach bankowych,
20.2.3. gwarancjach ubezpieczeniowych,
20.2.4. poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b pomoc finansowa udzielana przez Agencję ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 419 ze zm.).
20.3. TERMIN I SPOSÓB WNIESIENIA WADIUM
20.3.1. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert określonym w pkt 14.1. SWZ i utrzymywać nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 ustawy p.z.p.
20.3.2. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na następujący rachunek bankowy Zamawiającego: nr rachunku: 73 1130 1017 0020 1234 1390 0001.
Zaleca się dołączenie do oferty dokumentu potwierdzającego dokonanie przelewu lub jego kopii.
20.3.3. Zaleca się, aby na przelewie umieścić informację: wadium w postępowaniu na:
„Organizacja Gali Nagród Polskiego Instytutu Sztuki Filmowej wraz z realizacją stoiska promocyjnego PISF w ramach 50. Festiwalu Polskich Filmów Fabularnych w Gdyni., znak postępowania 4/2025/DUK”.
20.3.4. Wadium wnoszone w pieniądzu winno znaleźć się na rachunku bankowym Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert (tj. przed upływem dnia i godziny wyznaczonej jako ostateczny termin składania ofert).
20.3.5. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej.
20.3.6. Z dokumentu wadium wniesionego w formie gwarancji bankowej/ubezpieczeniowej lub poręczenia powinno wynikać jednoznacznie gwarantowanie wypłaty należności w sposób nieodwołalny, bezwarunkowy i na pierwsze żądanie Zamawiającego, w sytuacji zajścia okoliczności, o których mowa w art. 98 ust. 6 Ustawy p.z.p., stanowiących podstawę do żądania wypłaty należności. Wadium takie powinno obejmować cały okres związania ofertą, poczynając od daty składania ofert.
20.3.7. W przypadku wnoszenia wadium w formie gwarancji bankowej/ubezpieczeniowej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego z dokumentu wadialnego powinno wynikać jednoznacznie, że zobowiązanie gwaranta obejmuje wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie oraz obejmuje wszystkie wskazane w ustawie przesłanki zatrzymania wadium, o których mowa w art. 98 ust. 6 Ustawy p.z.p., wynikające z działania lub zaniechania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i do zawarcia umowy ramowej w sprawie zamówienia publicznego. Uwaga: spółka cywilna jest traktowana jako Wykonawcy ubiegający się wspólnie. Przed udzieleniem zamówienia Zamawiający uprawniony jest do żądania przedłożenia zawartej umowy regulującej zasady współpracy wykonawców wspólnie składających ofertę (tj. umowę konsorcjum, umowę spółki cywilnej).
2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w pkt 7.1.1 SWZ składa osobno każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia osobno każdego z Wykonawców oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnienie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, o ile w Umowie nie określono inaczej.
2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian Umowy, o których mowa w np. 455 ust. 1 pkt 1 Ustawy p.z.p, które mogą dotyczyć w szczególności następujących sytuacji:
a) zmiana postanowień Umowy w przypadku zmiany przepisów prawnych istotnych / mających bezpośrednie znacznie dla realizacji przedmiotu Umowy,
b) konieczności zmiany sposobu wykonania zobowiązania, o ile zmiana taka jest korzystna dla Zamawiającego oraz niezbędna w celu prawidłowego wykonania Umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-07-25 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/pisf

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-07-25 12:00

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

C.D. zapisów z SEKCJI 4.3.1.) Sposób oceny ofert:
0 pkt – koncepcja niezgodna z key visualem Nagród; niedopracowana, o niskim poziomie estetycznym; nieadekwatna do rangi charakteru wydarzenia.
5 pkt – koncepcja zgodna z key visualem Nagród, ale nieatrakcyjna wizualnie; nieadekwatna do rangi charakteru wydarzenia.
10 pkt – koncepcja zgodna z key visualem Nagród i atrakcyjna wizualnie; ale nieadekwatna do rangi charakteru wydarzenia.
15 pkt – koncepcja w pełni spójna z key visualem Nagród, atrakcyjna wizualnie, o wysokim poziomie estetycznym; adekwatna do rangi charakteru wydarzenia, pełnią funkcję nie tylko informacyjną, ale i emocjonalną oraz scenograficzną.

3. Plan aranżacji sceny wraz z rozmieszczeniem stałych elementów – tj. funkcjonalne i przestrzenne ujęcie sceny. Kryterium od 0 do 10 punktów wg indywidualnej oceny każdego z członków komisji przetargowej.
0 pkt – brak podstawowych elementów sceny lub ich błędne rozmieszczenie; układ niefunkcjonalny, niedostosowany do wymagań OPZ.
3 pkt – zawiera kluczowe elementy sceny, zgodne z OPZ, ale ich rozmieszczenie może utrudniać przebieg wydarzenia; brak dostosowania do przestrzeni lub ograniczona funkcjonalność.
7 pkt – poprawne i zgodne z OPZ rozmieszczenie elementów; funkcjonalny plan dopasowany do miejsca wydarzenia, ale bez wyraźnych walorów estetycznych lub koncepcyjnych.
10 pkt – dopracowany, estetyczny i funkcjonalny plan, w pełni zgodny z OPZ; zapewnia optymalny przebieg wydarzenia i przemyślaną interakcję elementów sceny.

4. Draft scenariusza Gali – tj. zarys przebiegu wydarzenia z najważniejszymi elementami. od 0 do 5 punktów wg indywidualnej oceny każdego z członków komisji przetargowej.
0 pkt – brak draftu scenariusza lub dokument nie przedstawia żadnego logicznego przebiegu wydarzenia; brak uwzględnienia kluczowych elementów, takich jak wręczenie nagród, występy muzyczne, czy oprawa AV.
2 pkt – draft scenariusza uwzględnia podstawowe elementy (np. wręczenie nagród i występ muzyczny), jednak jest mało przejrzysty; brak spójnej struktury.
4 pkt – draft scenariusza jest logiczny, funkcjonalny i zgodny z założeniami OPZ; zawiera wszystkie kluczowe punkty wydarzenia, takie jak intro, części wręczenia nagród, czy występy muzyczne, nie wyróżnia się jednak atrakcyjnością.
5 pkt – draft scenariusza jest przemyślany i atrakcyjnie skonstruowany; zgodny z założeniami OPZ; uwzględnia harmonijną integrację występów, wręczanie nagród i oprawę AV; jasno oddaje charakter uroczystości i prezentuje spójny, profesjonalny zarys wydarzenia.

1.3. Ocena w tym kryterium jest dokonywana na podstawie dokumentu koncepcyjnego składającego się z 4 części poświęconych:
• scenografii (opis + wizualizacje)
• oprawie multimedialnej (opis + próbna animacja kategorii o długości do 5 s.)
• planu sceny (schemat + opis funkcjonalny)
• draftu scenariusza
Punkty przyznane przez członków komisji zostaną zsumowane, a następnie zostanie obliczona średnia arytmetyczna dla każdego kryterium. Następnie średnie arytmetyczne zostaną zsumowane.
1.4. Maksym. liczba punktów w tym kryterium wynosi 50.

16.2. Uzyskana punktacja w przedmiotowych kryteriach stanowić będzie sumę punktacji („S”), danej oferty liczonej wg wzoru:
S = Cg + Cs + M

16.3. Obliczenia punktacji zostaną dokonane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
16.4. Oferta, która otrzyma największą liczbę punktów w oparciu o określone kryteria, zostanie uznana za najkorzystniejszą. Pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z liczbą otrzymanych punktów.
16.5. Jeżeli nie będzie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert będą przedstawiać taki sam bilans ceny lub kosztu i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający wybierze spośród tych ofert ofertę, która otrzymała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze.
16.6. Jeżeli oferty otrzymały taką samą ocenę w kryterium o najwyższej wadze, Zamawiający wybierze ofertę z najniższą ceną lub najniższym kosztem.