Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usługi cateringowej w ramach międzynarodowej konferencji pn.
„40th International Polar Symposium: Arctic and Antarctic at the tipping point”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Uniwersytet Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 340057695

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Jana Karola Chodkiewicza 30

1.5.2.) Miejscowość: Bydgoszcz

1.5.3.) Kod pocztowy: 85-064

1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL613 - Bydgosko-toruński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zampub@ukw.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.ukw.edu.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usługi cateringowej w ramach międzynarodowej konferencji pn.
„40th International Polar Symposium: Arctic and Antarctic at the tipping point”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-e0fb9d74-8091-45d3-b497-79021b784920

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00458638

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-10-06

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00038170/29/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.22 Usługi cateringowe

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

platformazakupowa.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: platformazakupowa.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1.Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym, a Wykonawcą, , odbywa się przy użyciu środków komunikacji
elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020r. poz. 344).
2. Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf,
.pdf,.doc, .docx, .odt . Ofertę, a także oświadczenie o jakim mowa w Rozdziale VIII SWZ składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym .
3. Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski lub informacje Wykonawcy przekazują drogą elektroniczną poprzez Platformę, dostępną
pod adresem: platformazakupowa.pl
Szczegółowe wymagania techniczne i organizacyjne w zakresie komunikacji między Zamawiającym a Wykonawcą zostały zawarte w Rozdziale XII SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: UKW/DZP-280-U-111/2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi cateringowej dla Wydziału Nauk Geograficznych Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy, w związku z międzynarodową konferencją pn.: „40th International Polar Symposium: Arctic and Antarctic at the tipping point”, która odbędzie się w Puławach, w budynku Muzeum Badań Polarnych przy ul. 4 Pułku Piechoty WP 18.
2. Przez świadczenie usług cateringowych Zamawiający rozumie usługę przygotowania, dostarczania i podawania posiłków z wykorzystaniem przez Wykonawcę własnych urządzeń, sprzętu, naczyń, produktów w czasie konferencji organizowanej przez Uniwersytet Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy w Puławach, w budynku Muzeum Badań Polarnych przy ul. 4 Pułku Piechoty WP 18, w terminie wskazanym przez Zamawiającego i usuwaniu naczyń, odpadów pokonsumpcyjnych po zakończeniu spotkania, zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia zawartym w Załączniku nr 5 do SWZ i projekcie umowy (Załącznik nr 4 do SWZ).

4.2.6.) Główny kod CPV: 55321000-6 - Usługi przygotowywania posiłków

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków

55320000-9 - Usługi podawania posiłków

55521200-0 - Usługi dowożenia posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zastosowania Prawa opcji zgodnie z art. 441 ustawy Pzp:
1) „opcji ujemnej”, tj. możliwość rezygnacji z realizacji części przedmiotu zamówienia (nieudzielenie usług jednostkowych). Zakres przedmiotu zamówienia (w zakresie liczby uczestników oraz usług cateringowych) może być pomniejszony maksymalnie o 15 % ogólnej ilości przewidywanych usług. Zamawiający gwarantuje realizację zamówienia w 85%. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z Prawa Opcji „ujemnej”, wysokość maksymalnego wynagrodzenia może być obniżona o maksymalnie 15%, tj. Wykonawca otrzyma z tytułu realizacji umowy wynagrodzenie w kwocie równej co najmniej 85% maksymalnego wynagrodzenia. Z tego tytułu Wykonawcy nie przysługuje wobec Zamawiającego prawo do jakichkolwiek roszczeń odszkodowawczych, w szczególności roszczeń z tytułu utraconych spodziewanych korzyści.
2) „opcji dodatniej”, tj. możliwość zwiększenia realizacji części przedmiotu zamówienia (udzielenie dodatkowych usług). Zakres przedmiotu zamówienia (w zakresie liczby uczestników oraz usług cateringowych) może być powiększony maksymalnie o 15% ogólnej wartości przewidywanych usług. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z Prawa Opcji „dodatniej”, Zamawiający gwarantuje realizację zamówienia w 100%, a wysokość maksymalnego wynagrodzenia może być powiększona maksymalnie o 15%, tj. Wykonawca otrzyma z tytułu realizacji umowy wynagrodzenie w kwocie do 115% wynagrodzenia. Z tego tytułu Wykonawcy nie przysługuje prawo do jakichkolwiek roszczeń wobec Zamawiającego.
W wyniku zastosowania Prawa opcji:
1) Zamawiający pisemnie zawiadomi Wykonawcę o skorzystaniu z Prawa opcji opisanego w ust. 3 pkt 1) lub 2),
2) realizacja usługi w ramach Prawa opcji „dodatniej” odbywać się będzie zgodnie z warunkami przedmiotu zamówienia wskazanymi w §3,
3) planowany termin zakończenia Prawa opcji:
a) w przypadku „opcji ujemnej” zakończenie nastąpi automatycznie w razie upływu terminu realizacji umowy wskazanego w §2 oraz zrealizowaniu nie mniej niż 90% ogólnej wartości przewidywanej usługi, z zastrzeżeniem postanowień §10 ust. 1 pkt. 1 i 2),
b) w przypadku opcji „dodatniej” nastąpi przed upływem terminu realizacji umowy wskazanym w §2 oraz zrealizowaniu 100% ogólnej wartości przewidywanych usług. Zamawiający pisemnie poinformuje Wykonawcę o realizacji dodatkowych usług w ramach opcji „dodatniej”’,
4) zapłata wynagrodzenia Wykonawcy w ramach Prawa opcji nastąpi zgodnie z postanowieniami §5,
5) kary umowne wskazane §7 mają zastosowanie również przy realizacji dostaw w ramach Prawa opcji „dodatniej”,
6) warunki zmiany wykonywania umowy określone w §10 dotyczą również realizacji przedmiotu zamówienia w części dotyczącej Prawa opcji.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-11-05 do 2025-11-06

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Termin powiadomienia o ilości uczestników

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca przedstawi decyzję o wpisie zakładu Wykonawcy do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej albo decyzję o zatwierdzeniu zakładu Wykonawcy przez Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
WYKONAWCY ZAGRANICZNI: Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument zamiast dokumentu, o których mowa w ust. 1, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Dokument, o którym mowa powyżej, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
2. Oświadczenie Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia czy w stosunku do Wykonawcy zachodzi którakolwiek z okoliczności, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt. 1-3 zgodnie z ustawą o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego z dnia 13 kwietnia 2022r. (Dz. U. z 2023, poz. 1497) – Załącznik nr 2b;

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Potwierdzenie wpisu zakładu Wykonawcy do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej albo decyzję o zatwierdzeniu zakładu Wykonawcy przez Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1)Formularz Ofertowy – zgodnie z Załącznikiem nr 1 do SWZ
2) Formularz Cenowy, stanowiący załącznik nr 3 do SWZ;
3) W przypadku, gdy oferta została podpisana przez inną osobę niż umocowana w dokumencie rejestrowym Wykonawcy, pełnomocnictwo potwierdzające, że oferta została złożona przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy.
4) Oświadczenia Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (jeżeli dotyczy) - Załącznik nr 2a do SWZ;
5) Dokumenty wymagane w przypadku, kiedy Wykonawca polega na zdolnościach technicznych i zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej innych podmiotów (jeżeli dotyczy) - Załącznik nr 2c do SWZ

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zamawiający, zgodnie z art. 455 Ustawy Pzp., przewiduje możliwość istotnej zmiany zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru oferty w następujących okolicznościach:
1) konieczności zmiany terminów umownych, jeśli konieczność ta nastąpiła na skutek okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawierania umowy i nie wynika z winy Wykonawcy,
2) konieczności zmiany terminów umownych, jeśli konieczność ta nastąpiła na skutek okoliczności leżących po stronie Zamawiającego,
3) Wykonawcę, któremu Zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy Wykonawca w wyniku sukcesji, wstępując w prawa i obowiązki Wykonawcy, w następstwie przejęcia, połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji, dziedziczenia lub nabycia dotychczasowego Wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za sobą istotnych zmian umowy, a także nie ma na celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp.
4) zmiany sposobu realizacji zamówienia z samodzielnej realizacji przez Wykonawcę, na realizację z udziałem podwykonawców, z zastrzeżeniem, iż podwykonawcy będą posiadać zasoby, doświadczenie i uprawnienia niezbędne do realizacji zamówienia, a także zmiany sposobu realizacji zamówienia z realizacji przy udziale podwykonawców na samodzielną realizację przez Wykonawcę,
5) zmiany lub rezygnacji z podwykonawców,
2. Zmiana umowy dla swej ważności wymaga zachowania formy pisemnej w postaci aneksu podpisanego przez obie Strony.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-10-14 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: platformazakupowa.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-10-14 11:05

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-11-12