Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Kompleksowa organizacja wydarzeń na potrzeby NIW-CRSO

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: NARODOWY INSTYTUT WOLNOŚCI - CENTRUM ROZWOJU SPOŁECZEŃSTWA OBYWATELSKIEGO

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 368854582

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Aleja Jana Pawła II 12

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-124

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: kontakt@niw.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.niw.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - agencja wykonawcza

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Kompleksowa organizacja wydarzeń na potrzeby NIW-CRSO

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-0cba6c83-0e92-4342-8bcb-408dc8f1e15c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00248379

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-05-18

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00149208/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 kompleksowa organizacja wydarzeń w 2026 r.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://niw.ezamawiajacy.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://niw.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem platformy zakupowej pod adresem https://niw.ezamawiajacy.pl zwanej dalej Platformą lub Systemem. Korzystanie z Platformy przez Wykonawców jest bezpłatne. W Postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się wyłącznie przy użyciu Platformy. Datą złożenia dokumentu, oświadczenia lub innego rodzaju informacji stanowiących przedmiot korespondencji (w tym oferty, wyjaśnień, wezwania, uzupełnienia, etc.) jest data ich wysłania za pośrednictwem zakładki „Korespondencja”. System powiadamia Wykonawcę, na adres e-mail podany przez Wykonawcę przy zakładaniu konta na Platformie, o korespondencji wysłanej przez Zamawiającego do Wykonawcy.
W celu podpisania oferty, oświadczeń i dokumentów Wykonawca musi pobrać pliki z miejsca „Dokumentacja zamówienia”, podpisać je elektronicznie poza Platformą, a następnie załączyć podpisane pliki do oferty.
Ogólne zasady korzystania z Platformy i zalecenia dot. podpisu elektronicznego zostały wskazane w SWZ.
Niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie:
a) Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
b) Komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7 , Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;
c) Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2, najlepiej w najnowszej wersji w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0;
d) Włączona obsługa JavaScript;
e) Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.

Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające prawidłowe złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
a) Rekomendowaną przeglądarką do złożenia oferty jest MS Internet Explorer lub Firefox w wersji wpieranej przez producenta.
b) Uruchomienie oprogramowania do składania podpisu wymaga również zainstalowania Java w wersji 1.8.0_65 lub nowszej, koniecznie w wersji 32-bitowej, pozwalające na przyjmowanie przez użytkownika sesyjnych plików cookie oraz obsługującej szyfrowanie. Konieczne jest również dodanie adresu witryny platformy eZamawiający (ezamawiający.pl) do wyjątków (exceptionsite list) w Javie.
Uwaga: wymaga to uprawnień administracyjnych na komputerze.
c) Zainstalowanie dedykowanego komponentu Szafir SDK oraz aplikacji Szafir Host, który odpowiada za obsługę funkcjonalności podpisu elektronicznego w platformie eZamawiający. Rozszerzenie Szafir SDK można pobrać na stronie http://www.elektronicznypodpis.pl/informacje/aplikacje/
Po zainstalowaniu rozszerzenia Szafir SDK oraz aplikacji Szafir Host należy przeładować bieżącą stronę.
d) Przed uruchomieniem platformy eZamawiający, w pierwszej kolejności należy podłączyć czytnik z kartą kryptograficzną do komputera.
Informacje dotyczące odpowiedniego przygotowania stanowiska dostępne są na stronie https://oneplace.marketplanet.pl/przygotuj-stanowisko-pc-wykonujac ponizsze-kroki
Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 100 MB w txt, rtf, pdf ,xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XMLsig, XAdES, CAdES, ASIC, XMLenc.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Ochrona danych osobowych zebranych przez Zamawiającego w toku postępowania
1) Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.), dalej: RODO, tym samym dane osobowe podane przez Wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi.
2) Dane osobowe Wykonawcy będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. Kompleksowa organizacja wydarzeń na potrzeby NIW-CRSO - nr postępowania 1/TP/2026.
3) Odbiorcami przekazanych przez Wykonawcę danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania zgodnie z art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp, a także art. 6 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
4) Dane osobowe Wykonawcy zawarte w protokole postępowania będą przechowywane przez okres 4 lat, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
5) Klauzula informacyjna, o której mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO znajduje się w załączniku nr 10 do SWZ.
6) Zamawiający nie planuje przetwarzania danych osobowych Wykonawcy w celu innym niż cel określony w lit. b powyżej. Jeżeli administrator będzie planował przetwarzać dane osobowe
w celu innym niż cel, w którym dane osobowe zostały zebrane (tj. cel określony
w lit. b powyżej), przed takim dalszym przetwarzaniem poinformuje on osobę, której dane dotyczą, o tym innym celu oraz udzieli jej wszelkich innych stosownych informacji,
o których mowa w art. 13 ust. 2 RODO.
7) Wykonawca jest zobowiązany, w związku z udziałem w przedmiotowym postępowaniu, do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych wymaganych przez RODO i związanych z udziałem w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia. Do obowiązków tych należą:
- obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał
i przekazał Zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie Zamawiającego;
- obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane Wykonawca pozyskał w sposób pośredni, a które to dane Wykonawca przekazuje Zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie Zamawiającego.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Zamawiający informuje, że:
- Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO (dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych) w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Pzp, do upływu terminu na ich wniesienie.
- Udostępnianie protokołu i załączników do protokołu ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem tych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tj. danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby), zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia.
- W przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO (związanych
z prawem Wykonawcy do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jego dotyczące, prawem Wykonawcy do bycia poinformowanym
o odpowiednich zabezpieczeniach, o których mowa w art. 46 RODO, związanych
z przekazaniem jego danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz prawem otrzymania przez Wykonawcę od administratora kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu), Zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.
- Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia, o którym mowa
w art. 16 RODO (z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych), nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników.
- W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania,
o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.
- W przypadku gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych
w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 1/TP/2026

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 2

4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Organizacja wydarzeń NIW-CRSO.
Kompleksowa organizacja wydarzeń Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego, realizowanych sukcesywnie w okresie obowiązywania umowy.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji, o którym mowa w art. 441 ustawy Pzp, w zakresie organizacji wydarzeń związanych z realizacją Programu „Obywatele, Równość, Prawa i Wartości” 2021–2027 (CERV).
Zamówienie realizowane w ramach prawa opcji może być finansowane ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej, w szczególności w ramach programu „Obywatele, Równość, Prawa i Wartości” 2021–2027 (CERV).
Maksymalna wartość zamówienia objętego prawem opcji wynosi 50 951,73 zł brutto.
Skorzystanie z prawa opcji uzależnione jest od:
• podpisania przez NIW-CRSO umowy z Komisją Europejską dotyczącej finansowania działań w ramach programu CERV,
• zabezpieczenia środków finansowych oraz dokonania odpowiednich zmian w planie finansowym NIW-CRSO.
Zamawiający może skorzystać z prawa opcji w całości lub w części, w okresie obowiązywania umowy.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Wysokość prowizji

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Portfolio wykonawcy

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Część 2 zamówienia: Organizacja konferencji dorocznej NIW-CRSO
Kompleksowa organizacja konferencji dorocznej Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w dniach 07-09.09.2026 r. w obiekcie Arche Hotel Krakowska, Al. Krakowska 237, 02-180 Warszawa.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-09-16

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 40,00

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Wysokość prowizji

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Portfolio wykonawcy

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Projekt aranżacji sceny oraz sali głównej

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Na podstawie art. 112 ustawy Pzp, Zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie wskazuje warunku.
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej,
o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie wskazuje warunku.
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą, że są ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną co najmniej 300 000,00 zł. (warunek dla obu części zamówienia)
4) zdolności technicznej i zawodowej:
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał spełnianie warunków w zakresie zdolności technicznej i zawodowej, dotyczących doświadczenia oraz potencjału kadrowego, określonych poniżej:
DOŚWIADCZENIE:
a) dla części 1 zamówienia:
w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych – wykonuje) co najmniej 3 usługi, z których każda polegała na organizacji wydarzenia dla minimum 250 uczestników.
b) dla części 2 zamówienia:
w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych – wykonuje) co najmniej 1 usługę polegającą na organizacji wydarzenia dla minimum 500 uczestników.
dodatkowe wymaganie w zakresie doświadczenia:
Zamawiający wymaga, aby usługi wykazywane na potwierdzenie spełniania warunku doświadczenia obejmowały realizację wydarzeń wymagających koordynacji działań z udziałem innych podmiotów (w szczególności podwykonawców lub partnerów zaangażowanych w realizację wydarzenia). W tym zakresie Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że:
a) dla części 1 zamówienia: co najmniej 2 usługi, o których mowa powyżej, obejmowały współpracę z co najmniej jednym podmiotem trzecim przy realizacji wydarzenia;
b) dla części 2 zamówienia: usługa, o której mowa powyżej, obejmowała współpracę z co najmniej jednym podmiotem trzecim przy realizacji wydarzenia.
POTENCJAŁ KADROWY:
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że dysponuje lub będzie dysponował co najmniej jedną osobą, która będzie uczestniczyć w realizacji zamówienia, pełniąc funkcję koordynatora umowy. Osoba ta musi posiadać doświadczenie w zakresie przygotowania i koordynacji wydarzeń, tj.:
a) dla części 1 zamówienia:
w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert przygotowała i koordynowała co najmniej 3 wydarzenia o charakterze konferencji, zjazdu, sympozjum, forum, kongresu lub gali, z których każde było przeznaczone dla minimum 250 uczestników stacjonarnych;
b) dla części 2 zamówienia:
w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert przygotowała i koordynowała co najmniej 1 wydarzenie o charakterze konferencji, zjazdu, sympozjum, forum, kongresu lub gali, dla minimum 500 uczestników stacjonarnych.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w rozdziale II podrozdziałach 4 i 5 SWZ – załącznik nr 4 do SWZ. Oświadczenie to stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane podmiotowe środki dowodowe, składane na wezwanie Zamawiającego.

W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona zostanie zobowiązany do złożenia na wezwanie Zamawiającego oświadczenia o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę bądź ofertę częściową w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty bądź oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 9 do SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w rozdziale II podrozdziałach 4 i 5 SWZ – załącznik nr 4 do SWZ. Oświadczenie to stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane podmiotowe środki dowodowe, składane na wezwanie Zamawiającego.
Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału określonego w rozdziale II podrozdział 4 pkt 4) · SWZ:
a) wykaz usług wykonywanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem:
• nazwy usługi/wydarzenia,
• opisu przedmiotu zamówienia zawierającego zakres zrealizowanych świadczeń w zakresie wymaganym przez Zamawiającego (tj. obejmującym co najmniej aranżację przestrzeni, zapewnienie wyposażenia i obsługi technicznej oraz wyżywienie uczestników),
• liczby uczestników,
• miejsca i terminu wykonania usługi,
• nazwy podmiotu, na rzecz którego usługa była realizowana,
• informacji, czy realizacja usługi obejmowała współpracę z podwykonawcami lub innymi podmiotami trzecimi (wraz z krótkim opisem zakresu tej współpracy oraz wskazaniem nazwy tego podmiotu).
UWAGA: ·Do wykazu Wykonawca dołącza dowody na potwierdzenie, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.
Wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 7 do SWZ.
b) wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, wraz z informacjami na temat:
• imienia i nazwiska,
• funkcji pełnionej przy realizacji zamówienia (koordynator umowy),
• podstawy dysponowania tą osobą,
• doświadczenia zawodowego obejmującego: nazwę i krótki opis wydarzeń, charakter wydarzenia (np. konferencja, kongres, gala), liczbę uczestników (ze wskazaniem liczby uczestników stacjonarnych), termin i miejsce realizacji wydarzenia, nazwę podmiotu, na rzecz którego wydarzenie było realizowane, zakres czynności potwierdzających koordynację wydarzenia,
UWAGA: ·Wskazane doświadczenie musi potwierdzać spełnianie warunku udziału w postępowaniu w zakresie potencjału kadrowego.
Wzór wykazu osób stanowi załącznik nr 8 do SWZ
2) Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału określonego w rozdziale II podrozdział 4 pkt 3) SWZ – dokumentów poświadczających, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną 300 000,00 zł.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Dla części 1 zamówienia - Organizacja wydarzeń NIW-CRSO: Portfolio Wykonawcy
Dla części 2 zamówienia - Organizacja konferencji dorocznej NIW-CRSO: Projekt aranżacji sceny oraz sali głównej i Portfolio Wykonawcy.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

(jeżeli dotyczy) Pełnomocnictwo;
gdy umocowanie osoby składającej ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych, Wykonawca, który składa ofertę za pośrednictwem pełnomocnika, powinien dołączyć do oferty dokument pełnomocnictwa obejmujący swym zakresem umocowanie do złożenia oferty lub do złożenia oferty i podpisania umowy. W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika. Dokument pełnomocnictwa, z treści którego będzie wynikało umocowanie do reprezentowania w postępowaniu
(jeżeli dotyczy) Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
(jeżeli dotyczy) Zobowiązanie podmiotu trzeciego;
(jeżeli dotyczy) Zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa;
odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w przypadku braku wskazania w ofercie dostępności dokumentu w formie elektronicznej

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego.
Wszelka korespondencja będzie prowadzona przez Zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem.
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, spośród których tylko jeden spełnia warunek dotyczący uprawnień, są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji Wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

3) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie uregulowanym w art. 454-455 Pzp oraz wskazanym w projektowanych postanowieniach umowy. Zmiana umowy dla swojej ważności, pod rygorem nieważności, wymaga zachowania formy pisemnej.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-06-01 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://niw.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-06-01 12:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-06-30

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

dla Części 1 zamówienia:
Zamówienie realizowane w ramach prawa opcji może być finansowane ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej, w szczególności w ramach programu „Obywatele, Równość, Prawa i Wartości” 2021–2027 (CERV). Skorzystanie z prawa opcji uzależnione jest od uzyskania finansowania oraz zabezpieczenia środków finansowych przez Zamawiającego.