Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Digitalizacja materiałów archiwalnych znajdujących się w zasobie archiwum zakładowego Sądu Okręgowego w Bydgoszczy

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Sąd Okręgowy w Bydgoszczy

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000321454

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Wały Jagiellońskie 2

1.5.2.) Miejscowość: Bydgoszcz

1.5.3.) Kod pocztowy: 85-131

1.5.4.) Województwo: kujawsko-pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL613 - Bydgosko-toruński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: marcin.narewski@bydgoszcz.so.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://bip.bydgoszcz.so.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sąd i trybunał

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Porządek i bezpieczeństwo publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Digitalizacja materiałów archiwalnych znajdujących się w zasobie archiwum zakładowego Sądu Okręgowego w Bydgoszczy

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-f2ed64c7-531a-45f0-9698-f7aabd7c02a9

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00242024

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-05-21

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00153873/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.4 Digitalizacja materiałów archiwalnych Sądu Okręgowego w Bydgoszczy

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/transakcja/1112127

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Wszystkie szczegóły dot. komunikacji elektronicznej, strony internetowej, oświadczenia z art. 125 ust. 1 PZP, podmiotowych i
przedmiotowych środków dowodowych oraz innych oświadczeń i dokumentów zawarte są w SWZ
dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1112127

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej zawarte są w SWZ dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1112127

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Informacje nt. RODO zawarte są w SWZ dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1112127

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Informacje nt. RODO zawarte są w SWZ dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1112127

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: OA.261.1.2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca wykona usługę digitalizacji materiałów archiwalnych w przewidywanej ilości 700 000 skanów dokumentów (około 58 metrów bieżących akt) z zasobu archiwum zakładowego Sądu Okręgowego w Bydgoszczy. Faktyczna ilość digitalizowanych materiałów zależna będzie od ceny jednostkowej z wyłonionej oferty najkorzystniejszej i – w zależności od jej wysokości – nie osiągnąć wskazanej ilości skanów bądź ją przekroczyć (patrz: ppkt 2 dot. prawa opcji).

4.2.6.) Główny kod CPV: 71354100-5 - Usługi odwzorowania cyfrowego

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79999100-4 - Usługi skanowania

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Zamawiający przewiduje prawo opcji dodatniej w zakresie +20% wartości zamówienia, co oznacza możliwość zlecenia – w ramach zawartej umowy – wykonania identycznej usługi w odniesieniu do kolejnych ~11,6 mb akt, tj. wykonania dodatkowo ~140 000 skanów dokumentów.
Skorzystanie z prawa opcji (zakomunikowanie Wykonawcy przez Zamawiającego decyzji w tym zakresie) możliwe będzie do upływu okresu realizacji zamówienia wskazanego w zdaniu poprzedzającym. Zrealizowanie zakresu zamówienia wynikającego z prawa opcji nastąpi w terminie uzgodnionym przez Strony na etapie przygotowań do rozpoczęcia realizacji opcji.
Zamawiający skorzysta z prawa opcji, jeżeli cena jednostkowa z wyłonionej oferty najkorzystniejszej zapewni nieprzekroczenie kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia w podstawowym zakresie jego realizacji.
Wielkość opcji będzie różnicą kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia i wartości oferty najkorzystniejszej.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 6 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą spełniać warunki określone na podstawie art. 112 ustawy oraz nie mogą podlegać wykluczeniu z postępowania:
a) z powodu okoliczności określonych w art. 108 ustawy,
b) z powodu okoliczności określonych w art. 109 ust. 1 pkt 1, 4, 5, 7 i 8 ustawy,
c) na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j.: Dz.U.2025.514).
2. Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą:
a) posiadać zdolność do występowania w obrocie gospodarczym, tj.:
- być zarejestrowanymi we właściwym rejestrze lub w centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do takiego rejestru lub takiej ewidencji;
b) posiadać uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów, tj.:
- Zamawiający nie stawia w tym zakresie warunku udziału w postępowaniu;
c) znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, tj.:
- być ubezpieczonym od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na wartość sumy ubezpieczenia nie mniejszą niż 1 000 000,00 zł,
- dysponować środkami finansowymi, które umożliwią systematyczne i zgodne z OPZ wykonywanie zamówienia do momentu zapłaty wynagrodzenia przez Zamawiającego (rozliczenie końcowe),
d) posiadać zdolność techniczną lub zawodową, tj.:
- posiadać wdrożony system zarządzania jakością w zakresie działalności obejmującej przedmiot zamówienia, zgodny z normą ISO 9001:2015 (lub równoważny), który będzie utrzymany nie krócej niż do zakończenia realizacji przedmiotowego zamówienia,
- wykazać należyte (bez wad, opóźnienia i zgodnie z umową) wykonanie równoważnych zamówień w ilości nie mniejszej niż 2 (dwa) w ciągu ostatnich trzech lat (ilość zamówień należy rozumieć jako liczbę zawartych umów na digitalizację dokumentacji, z których każda dot. przynajmniej 50 mb dokumentów) – za zamówienia równoważne Zamawiający uzna zrealizowane umowy dot. digitalizacji dokumentacji – każda co najmniej w ilości ww. lub w większej.
3. Ocena spełnienia warunków określonych w ppkt. 2 zostanie przez Zamawiającego dokonana poprzez analizę dokumentów, określonych w pkt. X niniejszego Rozdziału SWZ, złożonych przez Wykonawców na wezwanie Zamawiającego.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1) oświadczenie o braku przynależności do grupy kapitałowej (Załącznik nr 3) – w celu potwierdzenia spełnienia wymagania z pkt. IX ppkt 1 lit. a niniejszego Rozdziału SWZ

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1) dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną określoną w pkt. IX ppkt 2 lit. c niniejszego Rozdziału SWZ – w celu potwierdzenia spełnienia wymagania z pkt. IX ppkt 2 lit. c niniejszego Rozdziału SWZ
2) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie (Załącznik nr 6) – w celu potwierdzenia spełnienia wymagania z pkt. IX ppkt 2 lit. d niniejszego Rozdziału SWZ;
Dowodami, o których mowa w pkt. 2, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy;
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Wykonawcy zobowiązani są załączyć do oferty przedmiotowe środki dowodowe potwierdzające wdrożenie i utrzymywanie:
 systemu zarządzania ryzykiem informacyjnym i bezpieczeństwem informacji w postaci certyfikatu ISO 27001:2022 (lub równoważnego) na potwierdzenie, że zamówienie będzie realizowane zgodnie z ww. normami,
 ustrukturyzowanej metodyki zarządzania projektami w postaci certyfikatu Prince2 (lub równoważnego) na potwierdzenie, że zamówienie będzie realizowane zgodnie z ww. metodyką;
Celem przedmiotowych środków dowodowych jest konstrukcja oświadczenia woli Wykonawcy i potwierdzenie zgodności sposobu wykonywania zamówienia z wymaganiami określonymi w OPZ, w związku z czym dokumenty te podlegają złożeniu / uzupełnieniu / wyjaśnieniu w przypadkach określonych w art. 107 ustawy (i na jego podstawie).

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

1) certyfikat ISO 27001:2022 (lub równoważny)
2) certyfikat Prince2 (lub równoważny)

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Wykonawcy zobowiązani są załączyć do oferty:
1) dowód wniesienia wadium – w przypadku wadium niegotówkowego należy złożyć dokument (w szczególności: gwarancję lub poręczenie) potwierdzający przyjęcie przez gwaranta zobowiązania do zapłaty wadium, zgodnie z zapisami pkt. XI niniejszego Rozdziału SWZ,
2) dokument, w którym ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego – jeżeli dotyczy,
3) zobowiązanie podmiotu(ów) udostępniającego(ych) zasoby do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny(e) podmiotowy(e) środek(ki) dowodowy(e) potwierdzający(e), że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tego(ych) podmiotu(ów) oraz potwierdzające, że stosunek łączący Wykonawcę z podmiotem(ami) udostępniającym(i) zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określające w szczególności:
- zakres dostępnych Wykonawcy zasobów innego podmiotu,
- sposób i okres udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia,
- czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego Wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

1. Warunkiem udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest wniesienie wadium w wysokości 6 000,00 zł (słownie sześć tysięcy zł 00/100).
2. Wadium może być wniesione w:
a) pieniądzu,
b) gwarancjach bankowych,
c) gwarancjach ubezpieczeniowych,
d) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U.2023.462 t.j. ze zm.).
3. Wadium w pieniądzu winno zostać wniesione przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego. O wniesieniu wadium w terminie decydować będzie data wpływu środków na rachunek bankowy Zamawiającego, tj. uznania rachunku Zamawiającego, która musi nastąpić przed terminem składania ofert.
4. Przelewu należy dokonać na rachunek bankowy podany w pkt I ppkt 2 niniejszego Rozdziału SWZ.
5. Na poleceniu przelewu (blankiecie wpłaty) należy podać tytuł przelewu: „Wadium przetargowe – OA.261.1.2025” oraz podać informację o numerze rachunku bankowego Wykonawcy, na które ma zostać dokonany zwrot wadium, jeżeli ma to być rachunek inny niż źródłowy.
6. Wadium wnoszone w formie poręczeń lub gwarancji musi być złożone jako oryginał gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej i spełniać co najmniej poniższe wymagania:
a) musi obejmować odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez Wykonawcę określone w ustawie,
b) z jego treści powinno jednoznacznie wynikać zobowiązanie gwaranta do zapłaty całej kwoty wadium,
c) winno być nieodwołalne i bezwarunkowe oraz płatne na pierwsze żądanie Zamawiającego,
d) termin obowiązywania poręczenia lub gwarancji nie może być krótszy niż termin związania ofertą (z zastrzeżeniem, iż pierwszym dniem związania ofertą jest dzień składania ofert).
e) w treści poręczenia lub gwarancji powinna znaleźć się nazwa oraz numer przedmiotowego postępowania (wskazane na 1. stronie SWZ),
f) jako beneficjent gwarancji / poręczenia winien być wskazany Zamawiający,
g) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (art. 58 ustawy) poręczenie / gwarancja winno/a obejmować swą treścią wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (tj. zobowiązanych z tytułu poręczenia / gwarancji), bądź z treści dokumentu winno wynikać, że zabezpiecza ofertę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum).
7. Oferta Wykonawcy, który nie wniesie wadium, wniesie wadium w sposób nieprawidłowy lub nie utrzyma wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złoży wniosek o zwrot wadium – w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 ustawy – zostanie odrzucona.
8. Zasady zwrotu oraz okoliczności zatrzymania wadium określa art. 98 ustawy.

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Wszelkie zmiany umowy wymagają, pod rygorem nieważności, formy pisemnej bądź równoważnej jej, zgodnie z art. 781 §2 kc, formy elektronicznej.
2. Zamawiający przewiduje zmianę umowy, w szczególności w stosunku do treści oferty Wykonawcy, w przypadkach wskazanych w szczególności w §14 projektu umowy, który stanowi załącznik nr 4 do SWZ i jest dostępny na stronie
prowadzonego postępowania: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1112127

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-05-28 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1112127

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-05-28 09:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-06-26

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Zamawiający informuje, że nie wymaga przeprowadzenia wizji lokalnej lub sprawdzenia dokumentów dotyczących zamówienia jakie znajdują się w dyspozycji Zamawiającego, jako warunku złożenia ważnej oferty.
2. Niezależnie od powyższego istnieje możliwość dokonania oględzin próbki materiałów przed złożeniem oferty (w siedzibie Zamawiającego, po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z osobą wskazaną w pkt. I ppkt 5 lit. l Rozdziału I SWZ).
3. Zamawiający nie przewiduje realizacji zamówienia z wykorzystaniem tzw. „dostawy inwestorskiej” – wszystkie narzędzia / urządzenia niezbędne do realizacji zamówienia dostarcza Wykonawca.