BZP: Usługi hotelowe i gastronomiczne realizowane w ramach XXVIII Międzynarodowego Festiwalu Folklorystycznego „Świat pod Kyczerą”
Data publikacji
09.06.2025
Lokalizacja (ogłoszeniodawca)
Numer ogłoszenia
2025/BZP 00269226/01
Kategoria i podkategoria ogłoszenia
ŁEMKOWSKI ZESPÓŁ PIEŚNI I TAŃCA "KYCZERA"
Dane ogłoszeniodawcy znajdują się w treści ogłoszenia.
Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługi hotelowe i gastronomiczne realizowane w ramach XXVIII Międzynarodowego Festiwalu Folklorystycznego „Świat pod Kyczerą”
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: ŁEMKOWSKI ZESPÓŁ PIEŚNI I TAŃCA "KYCZERA"
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 390035329
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: ul. Zofii Kossak 5
1.5.2.) Miejscowość: Legnica
1.5.3.) Kod pocztowy: 59-220
1.5.4.) Województwo: dolnośląskie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL516 - Legnicko-głogowski
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: kyczera@wp.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: kyczera.eu
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający
Stowarzyszenie
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
Usługi hotelowe i gastronomiczne realizowane w ramach XXVIII Międzynarodowego Festiwalu Folklorystycznego „Świat pod Kyczerą”
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-45d2b037-ee41-4410-8d9c-17705bce891c
2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00269226
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2025-06-09
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-45d2b037-ee41-4410-8d9c-17705bce891c3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://miniportal.uzp.gov.pl,
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1.Wykonawca składa ofertę, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej, opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wystawionym przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne -podpis elektroniczny, 2. Komunikacja w postępowaniu, w tym składania ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń miedzy Zamawiającym a Wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w uPzp, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zdefiniowanych w ustawie z dnia 18.07.2002r. „o świadczeniu usług drogą elektroniczną” 3. Zamawiający nie dopuszcza innej formy komunikacji w postępowaniu. 4. W postępowaniu komunikacja między Zamawiającym Wykonawcami odbywa się drogą elektroniczną przy użyciu mini Portalu: https://miniportal.uzp.gov.pl, https://epuap.gov.pl/wps/portal 5. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu, musi posiadać konto na ePUAP. Wykonawca posiadający konto na ePUAP ma dostęp do formularzy: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do formularza do komunikacji. 6. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przekazywanej przy ich użyciu, opisane zostały w Regulaminie korzy-stania z mini Portalu dostępnym pod adresem https://miniportal.uzp.gov.pl/WarunkiUslugi.aspxorazRegulaminie ePUAP. 7. Wykonawca przystępując do postępowania akceptuje warunki korzystania z mini Portalu, określone w Regulaminie mini Portalu i zobowiązuje się przestrzegać postanowień tego regulaminu. 8. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy do złożenia i wycofania oferty oraz do komunikacji wynosi 150MB. 9. Za datę przekazania oferty, oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust.1 uPzp, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów, przekazywanych w postępowaniu, przyjmuje się datę ich przekazania na ePUAP.10.W postępowaniu o udzielenie zamówienia korespondencja elektroniczna (inna niż oferta Wykonawcy i załączniki do oferty) odbywa się elektronicznie za pośrednictwem dedykowanego formularza dostępnego na ePUAP oraz udostępnionego przez mini Portal (Formularz do komunikacji). Korespondencja przesłana za pomocą tego formularza nie może być szyfrowana. W korespondencji związanej z postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem ogłoszenia (BZP). 11. Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem Formularza do komunikacji jako załączniki. Oferta oraz przedmiotowe środki dowodowe składane elektronicznie muszą zostać podpisane elektronicznym kwalifikowanym podpisem lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.12. Zamawiający dopuszcza wykorzystanie formatów: pdf, .doc, .docx, .rtf,. .odt., jpg; ods; xls; xlix; .csv - ze szczególnym wskazaniem na .pdf 13. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: zip, 7Z. 14. Ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, zamawiający zaleca, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAdES. 15. Podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu skrótu SHA2 zamiast SHA1. 16.Wszelkie informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z 16.04.1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, które Wykonawca zastrzeże–zgodnie z prawem –jako tajemnice przedsiębiorstwa winny zostać złożone w osobnym pliku z nazwaniem pliku „Załącznik stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”, a następnie wraz z plikami stanowiącymi jawną część skompresowane do 1-go pliku archiwum ZIP.
3.7.) Adres strony internetowej, pod którym są dostępne narzędzia, urządzenia lub formaty plików, które nie są ogólnie dostępne: https://miniportal.uzp.gov.pl
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
a) administratorem Pani/Pana danych osobowych w ramach przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest Zamawiający:Stowarzyszenie Łemkowski Zespół Pieśni i Tańca „Kyczera” .
Można się z nami kontaktować w następujący sposób:
- listownie: Stowarzyszenie Łemkowski Zespół Pieśni i Tańca „Kyczera”, Legnica, ul. Z.Kossak-Szuckiej 5
- przez adres email: info@stowarzyszenielemkow.pl
- telefonicznie: 76 723 37 05
b) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym
z ww. postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;
c) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ust. 2 pkt 1) i zgodnie z art 74 ust. 4 uPzp z dnia 11.09.2019r (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 – t.j.);
d) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78-80 uPzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
e) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
f) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
g) posiada Pani/Pan:
- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *;
- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan,
że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): ■ nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, bo podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: 271.1.2025
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
Usługi hotelowe i gastronomiczne realizowane w ramach XXVIII Międzynarodowego Festiwalu Folklorystycznego „Świat pod Kyczerą” tj.
Zarezerwowania udostępnienia pokoi wraz z wyżywieniem dla członków zespołów i gości w Hotelu na terenie miasta Legnicy w następujących terminach i ilościach:
• 26.06.2025r. –06.07.2025.r,
• 200 osób (plus/ minus 30 osób)
• pokoje 1- 3 osobowe z łazienką
• całodobowa recepcja lub stała obsługa obiektu
• restauracja lub jadalnia w obiekcie
Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia w\w terminie trzech posiłków dziennie: obiad oraz śniadanie
i kolacja w formie szwedzkiego stołu - według uzgodnionego wcześniej z Zamawiającym menu.
Menu bufet/szwedzki stół śniadanie- kolacja np.: pieczywo, jajecznica, parówki na ciepło, naleśniki, warzywa sezonowe, sałatki i wędliny, sery mieszane, płatki, musli, mleko, dżemy, miód, masło, ketchup, musztarda, kawa, herbata oraz dodatki, woda z cytryną oraz napoje owocowe. Dania wegetariańskie.
Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia parkingu monitorowanego dla pojazdów osób zakwaterowanych w obiekcie. Koszt parkingu wliczony będzie w cenę pokoju.
Wykonawca zobowiązuje się do umożliwienie korzystania ze wszystkich udogodnień i atrakcji oferowanych przez hotel- możliwość organizowania prób, spotkań integracyjnych oraz dostępność do baru.Celem ułatwienia rozliczenia końcowego zamówienia Wykonawca zobligowany zostaje w ramach przedmiotowego zamówienia do:
- zamknięcia mini barów w pokojach,
- blokady rozmów telefonicznych wychodzących
- wyłączenia płatnej TV.
Zamawiający zobowiązuje się do dokonania korekty ilościowej osób (planowanych wstępnie do zamieszkania w hotelu i przekazania jej Przyjmującemu zamówienie na 7 dni przed przybyciem uczestników. Ze względów na specyfikę imprezy ostateczny wykaz ilościowy i meldunkowy osób zakwaterowanych w Hotelu będzie dostarczony Przyjmującemu zamówienie w dniu poprzedzającym wykonanie zamówienia tj. najpóźniej 25.06.2025r.
4.2.6.) Główny kod CPV: 55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:
55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe
55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2025-06-26 do 2025-07-06
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 100
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
Wykonawca posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej:- zaproponowany obiekt musi być wpisany do ewidencji obiektów hotelarskich prowadzony przez marszałka województwa
Ocena spełnienia w/w warunku dokonana zostanie zgodnie z formułą „spełnia/nie spełnia” na podstawie oświadczenia – załącznik nr 1 do IDW.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. załącznik nr 1 - oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu,
2. oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 uPzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami
lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej– pkt 12 „Formularza oferty” – Rozdział 1 swz;
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. załącznik nr 1 - oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu,
2. załącznik nr 2 - oświadczenie –wskazanie części zamówienia, którą wykonywać będą podwykonawcy.
3. w sytuacji gdy Wykonawca, zgodnie z art. 118 ust. 1 uPzp w zakresie warunków określonych w pkt. IX IDW polegał będzie na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych, Wykonawca wraz z ofertą składa zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa powyżej, potwierdzać musi, że stosunek łączący wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa, w szczególności:
1) zakres dostępnych wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;
2) sposób i okres udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;
3) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane lub usługi, których wskazane zdolności.
5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:
1.Formularz oferty - Rozdział 1 swz2. Odpis lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, lub innego właściwego rejestru:
1) w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania; Jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w zdaniu pierwszym, Zamawiający może żądać od wykonawcy pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania wykonawcy.
2) Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa w powyżej, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskaże dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów – pkt 10 „Formularza oferty” – Rozdział 1 swz;
3) jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa powyżej, zamawiający żąda od wykonawcy pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania wykonawcy
- zapis/wymóg pkt 3) stosuje się odpowiedni do osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego
- zapisy/wymogi pkt 1)-3) stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 uPzp lub podwykonawcy nie będącego podmiotem udostępniającym zasoby na takich zasadach;
3. oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art.13 lub art. 14 RODO- pkt 11. „Formularza oferty” – Rozdział 1 SWZ,
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (spółka cywilna/ konsorcja):1. Wykonawcy występujący wspólnie (np. konsorcjum), mają obowiązek ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, chyba, że pełnomocnictwo takie wynika z dołączonych do ofert dokumentów np. umowy konsorcjum
Uwaga: pełnomocnictwo musi być udzielone przez wszystkich Wykonawców wchodzących w skład konsorcjum oraz powinno mieć określony zakres.
2. Oferta składana przez Wykonawców występujących wspólnie zostanie utworzona z dokumentów wymienionych w pkt. VII. – X. IDW z zastrzeżeniem, iż każdy ze wspólnie ubiegających się o zamówienie wykonawców zobowiązany jest złożyć załącznik nr 1– oświadczenia oraz inne dokumenty, oświadczenia lub załączniki jeżeli dotyczą danych, informacji lub oświadczenia woli danego podmiotu.
3. Wszelka korespondencja będzie prowadzona wyłącznie z pełnomocnikiem.
4. Zamawiający żąda przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego umowy regulującej współpracę Wykonawców występujących wspólnie.
5. Wszyscy członkowie konsorcjum ponoszą solidarnie odpowiedzialność prawną za realizację zamówienia. Problematykę zobowiązań solidarnych w zakresie nie uregulowanym przez umowę konsorcjum regulują przepisy Kodeksu cywilnego.
