Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach lub
innych miejscach noclegowych na potrzeby Instytutu Matematycznego Polskiej
Akademii Nauk.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Instytut Matematyczny Polskiej Akademii Nauk

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000325860

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Śniadeckich

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-656

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@impan.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.impan.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach lub
innych miejscach noclegowych na potrzeby Instytutu Matematycznego Polskiej
Akademii Nauk.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-25bf3c19-485b-4cd8-90ba-7822b10c736c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00302894

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-07-01

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00072378/09/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.5 Świadczenie usług rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach lub innych miejscach noclegowych na potrzeby Instytutu Matematycznego Polskiej Akademii Nauk.

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

www.impan.eb2b.com.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: www.impan.eb2b.com.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 13.1.Komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca
2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 344, z późn. zm.), za pomocą Platformy Zakupowej Zamawiającego, która stanowi stronę internetową prowadzonego postępowania i na której będą udostępniane wszelkie informacje, dokumenty i wyjaśnienia związane z postępowaniem. Komunikacja odbywa się z uwzględnieniem wymogów dotyczących formy,
ustanowionych poniżej.
13.2.Platforma Zakupowa Zamawiającego jest narzędziem do elektronicznej komunikacji pomiędzy Zamawiającym, a wykonawcą i dostępna jest pod adresem www.impan.eb2b.com.pl.
13.3.Proces rejestracji został opisany na Platformie Zakupowej Zamawiającego - link: www.impan.eb2b.com.pl/contractorregistration. Informacje tam zawarte stanowią dokument zamówienia.
13.4.Platformę Zakupową Zamawiającego przyjmuje się jako jedyne narzędzie do komunikacji. Zamawiający nie dopuszcza innej formy komunikacji, niż opisana w niniejszym punkcie.
13.5.Ofertę wykonawca przekazuje Zamawiającemu za pośrednictwem Platformy Zakupowej Zamawiającego, w ten sposób, że w zakładce “Załączniki” składa (załącza) wymagane dokumenty w formie elektronicznej, tj. opatrzone, pod rygorem nieważności, kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
13.6.Szczegółowa Instrukcja składania Oferty za pośrednictwem Platformy Zakupowej Zamawiającego:
13.6.1.Zamawiający dopuszcza formaty przesyłanych danych określone w przepisach wskazanych w § 2 rozporządzenia w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji, w szczególności: .pdf, .doc, .docx, .rtf, .xps, .odt. Zaleca się sporządzenie oferty i innych dokumentów w formacie .pdf i opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie PAdES.
13.6.2.Wykonawca podpisuje pod rygorem nieważności ofertę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wystawionym przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne - podpis elektroniczny, spełniające wymogi bezpieczeństwa określone w ustawie z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1797, z późn. zm.) lub podpisem zaufanym generowanym przez ePUAP.
13.6.3.Podpisany przez wykonawcę dokument elektroniczny zostanie automatycznie zaszyfrowany w momencie załączenia go przez wykonawcę na Platformie Zakupowej Zamawiającego w zakładce „Załączniki”. Wykonawca załącza dokumenty do danego postępowania, w którym ubiega się o udzielenie zamówienia.
13.6.4.Pliki załączone w ww. sposób przez wykonawcę na Platformie Zakupowej Zamawiającego i zapisane, nie są widoczne dla Zamawiającego, gdyż są w systemie jako zaszyfrowane. Możliwość otworzenia jakiegokolwiek pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert.
13.6.5.Po upływie terminu otwarcia ofert Zamawiający samodzielnie za pomocą Platformy Zakupowej Zamawiającego odszyfruje załączone pliki.
13.6.6.Datą i godziną przesłania dokumentów jest chwila odbioru danych przez Platformę Zakupową Zamawiającego i stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), znajdującą się po lewej stronie dokumentu w kolumnie „Data przesłania”.
13.7.Wszelkie pozostałe dokumenty i oświadczenia oraz informacje, Zamawiający i wykonawcy będą sobie wzajemnie przekazywali za pośrednictwem Platformy Zakupowej Zamawiającego, w ten sposób, że w zakładce “Pytania/Informacje” złożą (załączą) wymagane dokumenty elektroniczne.
13.8.Dokumenty oświadczenia i informacje przekazywane na Platformie Zakupowej Zamawiającego w zakładce “Pytania/Informacje” nie będą zaszyfrowane.
13.9.Zasady składania wszelkich dokumentów oświadczeń i informacji nie opisane powyżej określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z treścią zamieszczoną w SWZ

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Zgodnie z treścią zamieszczoną w SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: IMPAN-001333

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.5.) Wartość zamówienia: 380282,00 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Świadczenie usług pośrednictwa polegających na rezerwacji i opłacenia pobytów w hotelach lub innych miejscach noclegowych o standardzie odpowiadającym hotelowi trzygwiazdkowemu lub wyższemu w na potrzeby Instytutu Matematycznego Polskiej Akademii Nauk na obszarze Polski.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55130000-0 - Inne usługi hotelarskie

63510000-7 - Usługi biur podróży i podobne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: C= Cmin/Cb x 95
Gdzie:
C = (Cmin-Najniższa cena opłaty transakcyjnej /
Cb - Cena badanej opłaty transakcyjnej x 95 pkt)

U= Ub/Umax x 5
Gdzie:
U = (Ub - wskaźnik upustu określonego w % od ostatecznej ceny badanej oferty / Umax - najwyższy upust spośród wszystkich upustów w złożonych ofertach określony w % x 5 pkt)

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 95

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Wysokość upustu określonego w % od ostatecznej ceny noclegu hotelu (U)

4.3.6.) Waga: 5

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

WARUNKI UDZIAŁU W POSTEPOWANIU:
9.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
9.1.1. spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
9.1.1.1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile obowiązek ten wynika z odrębnych przepisów, tj.:
9.1.1.1.1. Zamawiający nie precyzuje żadnych wymagań w niniejszym zakresie.
9.1.1.2. zdolności technicznej lub zawodowej (DOŚWIADCZENIE
WYKONAWCY), tj.:
9.1.1.2.1. w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie, wykonali co najmniej 1 usługę, o wartości (tj. usługi) równej lub większej od wartości stanowiącej równowartość 100 000,00 zł bez podatku VAT w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych.
9.1.1.3. zdolności technicznej lub zawodowej (OSOBY) tj.:
9.1.1.3.1. Zamawiający nie precyzuje żadnych wymagań w niniejszym zakresie.
9.1.1.4. sytuacji ekonomicznej lub finansowej, tj.:
9.1.1.4.1. Zamawiający nie precyzuje w ww. zakresie żadnych wymagań

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Na etapie składania ofert Zamawiający wymaga od wszystkich wykonawców przedłożenia oświadczenia aktualnego na dzień składania ofert o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 5 do SWZ; ‘
Informacje zawarte w oświadczeniu, o którym mowa w pkt 10.1. SWZ stanowią
wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia
warunki udziału w postępowaniu.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 10.4.1. oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2024r.
poz. 1616 ze zm.), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę
częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo
oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty,
oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – załącznik nr 7 do SWZ;
Wykonawca, który nie należy do grupy kapitałowej, może oświadczenie o braku
przynależności do grupy kapitałowej dołączyć do oferty.
10.4.2. wykaz wykonanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku, o którym mowa w pkt 9.1.1.2.1. SWZ, w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy, w tym okresie, z podaniem ich
wartości i przedmiotu, dat wykonania i odbiorców (zgodnie z formularzem
stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszej SWZ), z załączeniem dokumentów potwierdzających, że te usługi zostały wykonane należycie;
10.5. Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli:
10.5.1. może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych,
w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile wykonawca wskazał w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 p.z.p dane umożliwiające dostęp do tych środków;
10.5.2. podmiotowym środkiem dowodowym jest oświadczenie, którego treść
odpowiada zakresowi oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

ZAŁĄCZNIKI DO SWZ
23.1. Załącznik nr 1: Opis przedmiotu zamówienia
23.2. Załącznik nr 2: Projekt umowy
23.3. Załącznik nr 3: Formularz ofertowy;
23.4. Załącznik nr 4: Wykaz usług, o którym mowa w pkt 10.4.2. SWZ;
23.5. Załącznik nr 5: Wzór oświadczenia, o którym mowa w pkt 10.1. SWZ;
23.6. Załącznik nr 6: Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia w zakresie art.108 ust.1 ustawy Pzp oraz art. 109 ust 1 pkt 4 ustawy Pzp
23.7. Załącznik nr 7: Oświadczenie o przynależności do grupy kapitałowej

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim
przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich
w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie
zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
11.2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie
zamówienia, oświadczenia, o których mowa w pkt. 10.1. SWZ, składa każdy
z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz
spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców
wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
11.3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do
oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni
wykonawcy.
11.4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia
z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się
o zamówienie.
11.5. Jeżeli oferta Wykonawców, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, została wybrana, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie
zamówienia publicznego, kopii umowy regulującej współpracę tych
Wykonawców
11.6. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału
w postępowaniu w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego
zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub
zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów
udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go
z nimi stosunków prawnych.
11.7. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji
zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach
podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają roboty
budowlane lub usługi, do realizacji, których te zdolności są wymagane.
11.8. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów
udostępniających zasoby, składa, wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu
udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów
na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek
dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie
dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.
11.9. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt. 11.8., potwierdza, że stosunek łączący wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności:
11.9.1. zakres dostępnych wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego
zasoby;
11.9.2. sposób i okres udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego
zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu
zamówienia;
11.9.3. czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach,
którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub
doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane lub usługi, których wskazane zdolności dotyczą.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Istotne postanowienia umowy zawiera Projekt umowy stanowiący Załącznik nr 2 SWZ.
2. Zgodnie z art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, zgodnie z Projektem umowy stanowiącym Załącznik nr 2 SWZ.
3. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczki na poczet wykonania zamówienia.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-07-11 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://impan.eb2b.com.pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-07-11 12:15

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

23. ZAŁĄCZNIKI DO SWZ
23.1. Załącznik nr 1: Opis przedmiotu zamówienia
23.2. Załącznik nr 2: Projekt umowy
23.3. Załącznik nr 3: Formularz ofertowy;
23.4. Załącznik nr 4: Wykaz usług, o którym mowa w pkt 10.4.2. SWZ;
23.5. Załącznik nr 5: Wzór oświadczenia, o którym mowa w pkt 10.1. SWZ;
23.6. Załącznik nr 6: Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia w zakresie art.108 ust.1 ustawy Pzp oraz art. 109 ust 1 pkt 4 ustawy Pzp
23.7. Załącznik nr 7: Oświadczenie o przynależności do grupy kapitałowe