Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługi hotelarskie i gastronomiczne wraz z wynajęciem sal konferencyjnych
na potrzeby organizacji konferencji Systemy Logistyczne Teoria i Praktyka dla Wydziału Transportu Politechniki Warszawskiej

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: POLITECHNIKA WARSZAWSKA

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000001554

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: PLAC POLITECHNIKI 1

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-661

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: piotr.prycinski@pw.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.pw.edu.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługi hotelarskie i gastronomiczne wraz z wynajęciem sal konferencyjnych
na potrzeby organizacji konferencji Systemy Logistyczne Teoria i Praktyka dla Wydziału Transportu Politechniki Warszawskiej

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-5baeba2a-21a9-4f9a-9d4c-9f21e4d0eed9

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00577797

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-12-04

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00035324/54/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.264 Usługi hotelarskie i gastronomiczne wraz z wynajęciem sal konferencyjnych na potrzeby organizacji konferencji Systemy Logistyczne Teoria i Praktyka dla Wydziału Transportu Politechniki Warszawskiej

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/pn/pw_edu/proceedings

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/pw_edu/proceedings

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Składanie ofert i oświadczeń o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i niepodleganiu wykluczeniu odbywa się w formie lub postaci elektronicznej na ww. portalu. Zamawiający informuje, że komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Wszelką korespondencję do Zamawiającego związaną z niniejszym postepowaniem należy przekazywać za pomocą platformy zakupowej PW. Zamawiający nie przewiduje innego sposobu komunikowania się z Wykonawcami niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej i platformy zakupowej.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z rozdziałem 19 SWZ.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Zgodnie z rozdziałem 19 SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: WT/TP/10/2025

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.5.) Wartość zamówienia: 150406,50 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia są usługi hotelarskie i gastronomiczne wraz z wynajęciem sal konferencyjnych na potrzeby organizacji konferencji Systemy Logistyczne Teoria i Praktyka dla Wydziału Transportu Politechniki. Usługa polega na organizacji konferencji naukowej, w tym obejmuje zapewnienie usług noclegowych, gastronomicznych, udostepnienia sal konferencyjnych i posterowych, a także miejsc parkingowych dla jej uczestników. Postępowanie nie jest podzielone na części. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 2 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-09-09

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Oferty złożone w postępowaniu będą oceniane pod kątem spełniania warunków obligatoryjnych, wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia tj.:
• Lokalizacja: poza Warszawą w promieniu od 15 do 35 km od Gmachu Głównego Politechniki Warszawskiej (Pl. Politechniki 1, 00-661 Warszawa – wyznaczona w portalu Google Maps z wykorzystaniem opcji „Zmierz odległość” dostępnej po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na mapie); w otoczeniu zieleni z dostępem do zbiornika lub cieku wodnego, z dala od drogi publicznej (odległość od drogi publicznej do głównego wejścia do obiektu powinna wynosić co najmniej 100m ).
• Typ obiektu: obiekt hotelowy z zapleczem min. 100 pokoi dla gości.
• Standard obiektu: 4 gwiazdki.
• Organizacja sal konferencji: min. 5 sal na 30 osób każda, 1 sala konferencyjna na minimum 100 osób, 1 sala gastronomiczna na minimum 100 osób. Sala gastronomiczna na minimum 100 osób musi być niezależna od sali konferencyjnej na minimum 100 osób.
• Zapewnienie noclegów: dla uczestników konferencji liczba pokoi minimum 100.
• Organizacja pobytu: zadaszona przestrzeń, w której może odbywać się kolacja grillowa, bezpłatny parking samochodowy.
W przypadku braku w formularzu ofertowym deklaracji ze strony wykonawcy, dotyczącej lokalizacji miejsca wykonania usługi, typu obiektu, standardu obiektu, organizacji sal konferencyjnych, zapewnienia noclegów i atrakcji oferta będzie podlegała odrzuceniu. Zamawiający nie dopuszcza modyfikowania dokumentów zamówienia, w przypadku stwierdzenia modyfikacji w dokumentach postępowania, oferta będzie podlegała odrzuceniu. Nie odrzucone oferty po przeprowadzeniu weryfikacji zgodne z zapisami powyżej określonymi, będą oceniane na podstawie kryterium ceny. Kryterium cena wykonania usługi – maksymalnie do zdobycia 100 pkt.:

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

Zamawiający stawia warunek organizacji konferencji w obiekcie hotelowy z potencjałem obsługi min. 100 osób (wyżywienie, noclegi) oraz warunek zatrudnienia w trackie realizacji przedmiotu zamówienia osób na umowę o pracę, szczegółowo opisany w Rozdz. 6 SWZ. Zamawiający na podstawie art. 95 ust. 1 oraz ust. 2 ustawy Pzp wymaga zatrudnienia na podstawie stosunku pracy przez wykonawcę osób wykonujących wskazane poniżej czynności w trakcie realizacji zamówienia: świadczenie usług hotelowych (recepcjonista, serwis sprzątający), świadczenie usług gastronomicznych (kelner, kucharz). Wymagane jest zatrudnienie co najmniej jednej osoby zatrudnionej do realizacji każdej z wymienionych powyżej czynności. 5. Wraz z ofertą Zamawiający oraz w trackie realizacji zamówienia na każde wezwanie Zamawiającego, Wykonawca składa oświadczenie własne o zatrudnieniu na podstawie stosunku pracy osób . Pozostałe warunki to: Lokalizacja: poza Warszawą w promieniu od 15 do 35 km od Gmachu Głównego Politechniki Warszawskiej (Pl. Politechniki 1, 00-661 Warszawa – wyznaczona w portalu Google Maps z wykorzystaniem opcji „Zmierz odległość” dostępnej po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na mapie); w otoczeniu zieleni z dostępem do zbiornika lub cieku wodnego, z dala od drogi publicznej (odległość od drogi publicznej do głównego wejścia do obiektu powinna wynosić co najmniej 100m ). Typ obiektu: obiekt hotelowy z zapleczem min. 100 pokoi dla gości. Standard obiektu: 4 gwiazdki. Organizacja sal konferencji: min. 5 sal na 30 osób każda, 1 sala konferencyjna na minimum 100 osób, 1 sala gastronomiczna na minimum 100 osób. Sala gastronomiczna na minimum 100 osób musi być niezależna od sali konferencyjnej na minimum 100 osób.
Zapewnienie noclegów: dla uczestników konferencji liczba pokoi minimum 100. Organizacja pobytu: zadaszona przestrzeń, w której może odbywać się kolacja grillowa, bezpłatny parking samochodowy.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Do oferty, którą stanowi Formularz Oferty - załącznik nr 1 do SWZ, Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert:
1) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia
z postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Formularza oferty.
2) oświadczenie wykonawcy składane na podstawie art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, stanowiące Załącznik nr 1a do Formularza Oferty.
3) Oświadczenie własne wykonawcy składane na podstawie art. 95 ust. 1 oraz ust. 2 ustawy Pzp odpowiadające na wymóg zatrudnienia na podstawie stosunku pracy przez wykonawcę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia: świadczenie usług hotelowych (recepcjonista, serwis sprzątający), świadczenie usług gastronomicznych (kelner, kucharz), stanowiące Załącznik nr 1b do Formularza Oferty.

Ponadto Wykonawca, którego oferta została oceniona najwyżej przedkłada: informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt. 1, 2 i 4 ustawy Pzp, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert , oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, oświadczenie własne Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt. 3, o braku wydania wobec niego prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczanie społeczne lub zdrowotne, oświadczanie własne Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt. 4, o braku prawomocnego orzeczenia wobec niego z tytułu środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne - oświadczenie musi być sporządzone w formie lub postaci elektronicznej, złożone na Portalu i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Do oferty, którą stanowi Formularz Oferty - załącznik nr 1 do SWZ, Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert:
1) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia
z postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Formularza oferty.
2) oświadczenie wykonawcy składane na podstawie art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, stanowiące Załącznik nr 1a do Formularza Oferty.
3) Oświadczenie własne wykonawcy składane na podstawie art. 95 ust. 1 oraz ust. 2 ustawy Pzp odpowiadające na wymóg zatrudnienia na podstawie stosunku pracy przez wykonawcę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia: świadczenie usług hotelowych (recepcjonista, serwis sprzątający), świadczenie usług gastronomicznych (kelner, kucharz), stanowiące Załącznik nr 1b do Formularza Oferty.

Ponadto Wykonawca, którego oferta została oceniona najwyżej przedkłada: informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt. 1, 2 i 4 ustawy Pzp, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert , oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, oświadczenie własne Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt. 3, o braku wydania wobec niego prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczanie społeczne lub zdrowotne, oświadczanie własne Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt. 4, o braku prawomocnego orzeczenia wobec niego z tytułu środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne - oświadczenie musi być sporządzone w formie lub postaci elektronicznej, złożone na Portalu i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Przedmitoowym środkiem dowodowym są informacje ujete w formularzu oferety i załącznikach.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

Informacje zawarte w oświadczeniach, załączonych do oferty stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. Oświadczenia mogą podlegać uzupełnieniu na wezwanie Zamawiającego.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Brak.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez Wykonawcę wszystkich usług stanowiących przedmiot niniejszego postępowania (art. 121 ustawy Pzp). Oferty składane przez podmioty nie posiadające możliwości samodzielnej, osobistej realizacji wszystkich usług stanowiących przedmiot postępowania zostaną odrzucone na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 5.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Tak

7.2.) Informacje na temat zaliczek:

Zamawiający zobowiązuje się do dokonania wpłaty zaliczki w wysokości 15% wynagrodzenia w terminie do 30 dni od dnia zawarcia umowy.

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Wykonawca nie może zbywać ani przenosić na rzecz osób trzecich praw i wierzytelności powstałych w związku z realizacją niniejszej umowy, bez uzyskania pisemnej zgody Zamawiającego. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia niniejszej umowy mogą nastąpić za zgodą Stron w formie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności. W ramach umowy dopuszcza się możliwość wprowadzenia zmiany w zakresie:

1) zwiększenia liczby uczestników konferencji o maksymalnie 50% względem liczby uczestników wskazanych w załączniku nr 1 do Umowy, jednak kwota wynagrodzenia z tytułu obsługi zwiększonej liczby uczestników nie może przekroczyć 50% wartości pierwotnej umowy, podstawą wyliczenia wartości wynagrodzenia są ceny jednostkowe ujęte w ofercie,
2) zmniejszenia liczby uczestników względem pierwotnie planowanej o maksymalnie 50% względem liczby uczestników wskazanych w załączniku nr 1 do Umowy, wynagrodzenie z tytułu realizacji umowy zostanie w takim przypadku wyliczone względem faktycznie obecnych uczestników Konferencji,
3) zmiany zakresu realizacji umowy, spowodowanej większą lub mniejszą liczbą uczestników, przy założeniu, że kwota wynagrodzenia z tytułu obsługi zwiększonej liczby uczestników nie może przekroczyć 50% wartości pierwotnej umowy,
4) zmiany terminu realizacji konferencji z zastrzeżeniem, że zmiana terminu realizacji konferencji zostanie uzgodniona przez Strony w terminie nie późniejszym niż 60 dni przed dniem pierwotnego rozpoczęcia Konferencji,
5) w zakresie wynagrodzenia brutto, jeżeli doszło do ustawowej zmiany procentowej stawki podatku VAT- wynagrodzenie ulegnie zmianie zgodnie z § 4 ust. 1,
6) w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia.
7) w przypadku zmiany zakresu usługi, konieczności jej uzupełnienia lub zmiany terminu realizacji umowy, dopuszcza się wprowadzenie zmian umowy w formie pisemnego aneksu.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-12-12 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/pw_edu/proceedings

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-12-12 10:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-01-11

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Brak.