Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług zakwaterowania wraz z wyżywieniem na potrzeby szkoleń specjalistycznych dla uczestników projektu EURLO Vietnam 2 wraz z usługami towarzyszącymi

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: CENTRUM OBSŁUGI PROJEKTÓW EUROPEJSKICH MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 147027812

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Zygmunta Modzelewskiego 77

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 02-679

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 022 5428435

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@copemswia.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.copemswia.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka budżetowa

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Wdrażanie środków pochodzących z bezwzrtonej pomocy zagranicznej oraz innych programów

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług zakwaterowania wraz z wyżywieniem na potrzeby szkoleń specjalistycznych dla uczestników projektu EURLO Vietnam 2 wraz z usługami towarzyszącymi

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-b3473dcd-110b-4171-b8f6-35924e4aaf28

2.5.) Numer ogłoszenia: 2026/BZP 00068579

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2026-01-26

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2026/BZP 00009925/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Usługi hotelarskie/zakwaterowania dla uczestników projektu VIETNAM2

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Wzmocnienie współpracy regionalnej sieci oficerów łącznikowych ds. migracji koordynowanej przez EURLO w Wietnamie oraz rozwijanie umiejętności praktycznego wdrażania readmisji i kwestii związanych z powrotem, EURLO Vietnam 2”

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-b3473dcd-110b-4171-b8f6-35924e4aaf28

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: ezamowienia.gov.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej zostały opisane w rozdziale 11 SWZ przedmiotowego postępowania.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Szczegółowe określenie zasad w zakresie RODO zostały opisane w rozdziale 22 SWZ przedmiotowego postępowania.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Szczegółowe określenie zasad w zakresie RODO zostały opisane w rozdziale 22 SWZ przedmiotowego postępowania.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: COPE/1/2026/II

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.5.) Wartość zamówienia: 528455,28 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Usługi zakwaterowania wraz z wyżywieniem oraz zapewnienie usług towarzyszących w związku z dwiema edycjami szkoleń
specjalistycznych dla uczestników projektu EURLO VIETNAM2. W każdej edycji weźmie udział 10 uczestników. Terminy edycji 18.03.2026 - 20.06.2026 oraz 13.09.2026 - 12.12.2026.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55100000-1 - Usługi hotelarskie

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

98341000-5 - Usługi miejsc noclegowych

55270000-3 - Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55500000-5 - Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-12-12

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Zamawiający dokona oceny ofert w sposób określony w rozdziale 17 SWZ.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Nie

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

Informacje dla wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia określono w Rozdziale 10 SWZ

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Rodzaj i zakres zmian został określony w paragrafie 7 projektu umowy stanowiącego załącznik nr 2 do SWZ. Z uwagi na ilość znaków dopuszczonych w tym polu nie jest możliwe przywołanie pełnego zakresu dopuszczalnych zmian umowy i zostały one umieszczone w informacjach dodatkowych w dalszej części ogłoszenia.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2026-02-03 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: ezamowienia.gov.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2026-02-03 10:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2026-03-03

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany istotnych postanowień Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w następujących przypadkach:
1) zmiany całkowitego wynagrodzenia Wykonawcy, o którym mowa w § 2 ust. 1 Umowy na skutek waloryzacji wynagrodzenia w sposób określony w § 4 Umowy lub zwiększenia liczby uczestników, o której mowa w § 1 ust. 3 Umowy;
2) zmiany obowiązującej stawki podatku VAT; Jeśli zmiana stawki podatku VAT będzie powodować zwiększenie kosztów wykonania Umowy po stronie Wykonawcy, Zamawiają-cy dopuszcza możliwość zwiększenia wynagrodzenia o kwotę równą różnicy w kwocie podatku zapłaconego przez Wykonawcę;
3) w zakresie zmiany terminu rozpoczęcia i zakończenia realizacji usługi w ramach po-szczególnych Edycji, o których mowa w § 1 ust. 1 Umowy:
a) w sytuacji zaistnienia zdarzeń losowych lub na skutek działania siły wyższej, o której mowa w § 11 Umowy przed bądź w trakcie realizacji usługi;
b) w przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających lub w znacznym stopniu
opóźniających realizację usługi z przyczyn niezależnych od Zamawiającego lub Wykonawcy, (np. odwołanie planowanego szkolenia, zmiana terminu szkolenia podyktowana potrzebami uczestników, przedłużająca się procedura postępowania o udzielenie zamówienia publicznego itp.);
4) w przypadku konieczności zmiany częstotliwości rozliczeń i płatności częściowych na wniosek Wykonawcy.
2. W przypadku konieczności przesunięcia terminu z powodu przeszkód, o których mowa
w ust. 1 pkt. 3 i ust. 5 Umowy termin zostanie przesunięty o liczbę dni jej trwania. Nowy termin usługi wymaga uprzedniego uzgodnienia z Wykonawcą. W przypadku braku uzgodnienia nowego terminu Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o niemożliwości realizacji umowy w innym terminie. Odstąpienie od Umowy wymaga pisemnego uzasadnienia pod rygorem nieważności. Wykonawcy nie przysługuje prawo do roszczeń z tytułu poniesionych kosztów. Odstąpienie od Umowy nie powoduje odpowiedzialności odszkodowawczej Zamawiającego.
3. Warunkiem dokonania zmian, o których mowa w ust. 1 pkt. 3 Umowy, jest złożenie wniosku przez Stronę inicjującą zmianę, zawierającego:
1) opis propozycji i uzasadnienie zmiany;
2) ocenę wpływu zmiany na termin wykonania przedmiotu Umowy;
3) ocenę wpływu zmiany na wynagrodzenie Wykonawcy.
4. Zamawiający przewiduje również możliwość dodatkowej zmiany terminu rozpoczęcia i zakończenia realizacji usługi w ramach poszczególnych Edycji, o których mowa w § 1 ust. 1 Umowy. Zmiana Umowy, o której mowa w zdaniu pierwszym, może zostać dokonana w sytuacji, gdy na termin(y) realizacji przedmiotu Umowy wpłyną lub będą mogły mieć wpływ okoliczności związane z wystąpieniem wirusa SARS-CoV-2 lub choroby wywołanej tym wirusem (COVID-19), dotyczące w szczególności:
1) nieobecności pracowników lub osób świadczących pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, które uczestniczą lub mogłyby uczestniczyć w realizacji przedmiotu Umowy;
2) decyzji wydanych przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, nakładających na Wykonawcę obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych;
3) poleceń lub decyzji wydanych przez wojewodów, ministra właściwego do spraw zdrowia lub Prezesa Rady Ministrów, związanych z przeciwdziałaniem COVID-19;
4) innych okoliczności, które uniemożliwiają bądź w istotnym stopniu ograniczają możliwość wykonania Umowy zgodnie z jej treścią.