Ogłoszenie o zamówieniu
Dostawy
Dostawa oprogramowania biurowego

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Agencja Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 140278400

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Przeskok 2

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-032

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zp@aotm.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.aotmit.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

Państwowa jednostka organizacyjna posiadająca osobowość prawną

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Zdrowie

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Dostawa oprogramowania biurowego

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-6ea8748d-1a67-4ff5-b92e-e61913e10df7

2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00258474

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2025-06-02

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00109099/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.2.1 Pakiet oprogramowania biurowego - 300 licencji

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://aotm.eb2b.com.pl/

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://aotm.eb2b.com.pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: ZGODNIE Z ROZDZIAŁEM XIII SWZ:
2. Ofertę oraz załączniki, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 PZP, pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .pdf, .doc, .docx, rtf,odt, xades. Ofertę, a także oświadczenie o jakim mowa w Rozdziale X SWZ składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
3. Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski lub informacje Wykonawcy przekazują:
1) drogą elektroniczną: zp@aotm.gov.pl;
2) poprzez Platformę, dostępną pod adresem: www https://aotm.eb2b.com.pl/
4. Rejestracja na Platformie, w tym złożenie oferty w formie elektronicznej, wymaga aby Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego posiadał konto na Platformie Zakupowej. Zarejestrowanie i utrzymywanie konta na Platformie Zakupowej oraz korzystanie z Platformy jest bezpłatne. Wymagania techniczne i organizacyjne korzystania z Platformy Zakupowej określa Regulamin Platformy Zakupowej (dostępny pod adresem internetowym https://aotm.eb2b.com.pl/users/terms Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego tj. bezpłatnie rejestrując się lub logując (w przypadku posiadania konta w Platformie Zakupowej), akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie oraz uznaje go za wiążący.
11) Zamawiający zaleca przesyłanie plików w formacie .pdf.
12) Zalecenia zamawiającego odnośnie podpisu elektronicznego:
a) odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
- dla dokumentów w formacie „pdf” zaleca się podpis w formatem PAdES,
- dokumenty w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpisywać formatem XAdES.
b) odnośnie podpisu osobistego:
- dla dokumentów w formacie „pdf” lub „xml” zaleca się podpis wewnętrzny (otoczony),
- dokumenty w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpisywać podpisem zewnętrznym lub otaczającym.
c) odnośnie podpisu zaufanego:
- wielkość dokumentów nie może przekraczać 10 MB, dostępny format podpisu „xml”.

Zgodnie z art. 67 ustawy p.z.p., Zamawiający podaje wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 4/1 mb/s,
2) komputer klasy PC lub lub Mac, o następującej konfiguracji: pamięć RAM min. 8 GB, procesor dwurdzeniowy o taktowaniu min. 2,4 GHz, jeden z systemów operacyjnych: MS Windows, Mac OS, Linux, z aktualnym wsparciem technicznym producenta (sugerujemy nie starsze niż 3 lata od daty wszczęcia postępowania)
3) zainstalowana dowolna wersja przeglądarki internetowej - sugerujemy najnowsze wersje: Chrome, Safari, Edge, Firefox, Opera
4) włączona obsługa JavaScript,
5) zainstalowany program obsługujący stosowane przez wykonawcę formaty plików (np. Acrobat Reader dla plików w formacie .pdf).
Dokumenty i oświadczenia należy przygotować i złożyć zgodnie z ustawą PZP oraz rozporządzeniami wykonawczymi, w szczególności Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U.2020.2452 ze zm.) oraz Rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U.2020.2415 ze zm.), dalej zwane rozporządzeniem ws. Dokumentów.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa:
1. 300 licencji rocznych Microsoft 365 Business Premium lub rozwiązanie równoważne uruchamiane w dniu 28 czerwca 2025 - w ramach zamówienia podstawowego,
2. 50 licencji 10-year audit log retention lub rozwiązanie równoważne – w ramach prawa opcji,
3. 1 licencja Exchange Online (Plan 1) lub rozwiązanie równoważne w ramach zamówienia podstawowego i 3 w ramach prawa opcji,
4. 1 licencja Exchange Online (Plan 2) lub rozwiązanie równoważne w ramach zamówienia podstawowego i 3 w ramach prawa opcji,
5. 1 licencja Exchange Online Archiving for Exchange Online lub rozwiązanie równoważne w ramach zamówienia podstawowego i 1 w ramach prawa opcji,
6. 10 licencji Microsoft 365 Business Basic lub rozwiązanie równoważne w ramach zamówienia podstawowego i 10 w ramach prawa opcji,
7. 50 licencji Microsoft 365 Copilot lub rozwiązanie równoważne – w ramach prawa opcji,
8. 10 licencji Microsoft 365 E3 EEA (no Teams) lub rozwiązanie równoważne w ramach zamówienia podstawowego i 25 w ramach prawa opcji,
9. 25 licencji Microsoft 365 E5 Compliance lub rozwiązanie równoważne – w ramach prawa opcji,
10. 25 licencji Microsoft 365 E5 Security lub rozwiązanie równoważne – w ramach prawa opcji,
11. 60 licencji Microsoft Defender for Business servers lub rozwiązanie równoważne – w ramach prawa opcji,
12. 4 licencje Microsoft Defender for Cloud Apps lub rozwiązanie równoważne - w ramach zamówienia podstawowego,
13. 20 licencji Microsoft Defender for Endpoint P2 lub rozwiązanie równoważne w ramach zamówienia podstawowego i 30 w ramach prawa opcji,
14. 25 licencji Microsoft Entra ID Governance lub rozwiązanie równoważne – w ramach prawa opcji,
15. 5 licencji Microsoft Entra ID P2 lub rozwiązanie równoważne – w ramach prawa zamówienia podstawowego,
16. 25 licencji Microsoft Entra Private and Internet Access lub rozwiązanie równoważne – w ramach prawa opcji,
17. 1 licencja Microsoft Intune Plan 1 Device lub rozwiązanie równoważne - w ramach zamówienia podstawowego,
18. 20 licencji Microsoft Teams EEA lub rozwiązanie równoważne w ramach zamówienia podstawowego i 20 w ramach prawa opcji,
19. 5 licencji Microsoft Teams Premium lub rozwiązanie równoważne w ramach zamówienia podstawowego i 25 w ramach prawa opcji,
20. 5500 licencji Office 365 Extra File Storage 1 GB lub rozwiązanie równoważne w ramach zamówienia podstawowego i 2500 w ramach prawa opcji,
21. 5 licencji OneDrive for Business (Plan 2) lub rozwiązanie równoważne w ramach prawa opcji.

4.2.6.) Główny kod CPV: 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

48317000-3 - Pakiety oprogramowania do pisania tekstów

48316000-6 - Pakiety oprogramowania prezentacyjnego

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

Okoliczności skorzystania z Prawa Opcji:
1. 50 licencji 10-year audit log retention. - Przedłużony okres przechowywania logów (m.in. dla celów rozliczalności usług AI),
2. 3 licencje Exchange Online (Plan 1) - Licencje przewidziane dla kadry kierowniczej, asystentek oraz innych kluczowych osób. Możliwe uruchomienie w momencie potrzeby zwiększenia usług, możliwości konfiguracyjnych dla użytkowników skrzynek pocztowych,
3. 3 licencje Exchange Online (Plan 2) - Licencje przewidziane dla głownie kadry dyrektorskiej, możliwe uruchomienie w momencie przekroczenia maksymalnego rozmiaru skrzynki pocztowej (50 GB) lub w momencie potrzeby zwiększenia usług, możliwości konfiguracyjnych dla użytkowników skrzynek pocztowych,
4. 1 licencja Exchange Online Archiving for Exchange Online - Licencje przewidziane dla skrzynek służbowych, które wymagają m.in. większej przestrzeni oraz możliwości konfiguracyjnych związanych z archiwizacją skrzynek – w przypadku wyczerpania przestrzeni GB na skrzynce danego pracownika,
5. 10 licencji Microsoft 365 Business Basic - Licencje zostaną uruchomione w przypadku zaangażowania kontraktorów zewnętrznych, praktykantów, itp. (w przypadku gdy nie jest potrzebne udostępnianie licencji na programy pakietu Office),
6. 50 Microsoft 365 Copilot - Trwają testy inteligentnego asystenta do usług Microsoft 365 (zamawiający posiada obecnie 30 licencji); w przypadku wzrostu zainteresowania planowane jest stopniowe wyposażanie kolejnych pracowników z licencje Copilot,
7. 25 licencji Microsoft 365 E3 EEA (no Teams). - W chwili obecnej Zamawiający zatrudnia 261 osób, przy maksymalnym limicie 270 etatów. Łącznie z członkami Rad oraz współpracownikami wykorzystane jest 300 licencji M 365 Business Premium oraz dodatkowe 18 licencji M 365 E3,
8. 25 licencji Microsoft 365 E5 Compliance. - Dodatkowe zabezpieczenia (potrzebne w związku z planowanymi usługami m.in. AI),
9. 25 licencji Microsoft 365 E5 Security. - Dodatkowe zabezpieczenia (potrzebne w związku z planowanymi usługami m.in. AI),
10. 60 licencji Microsoft Defender for Business servers – Zamawiający przewiduje uruchomienie usługi Microsoft Defender na urządzeniach z systemem Windows Server oraz Linux,
11. 30 licencji Microsoft Defender for Endpoint P2 - Zamawiający planuje rozszerzenie zakresu stosowania zaawansowanej wersji usługi Microsoft Defender for Endpoint do zabezpieczenia niektórych, kluczowych, komputerów (konieczne zapewnienie zabezpieczenia dla nowych licencji Business Basic oraz E3),
12. 25 licencji Microsoft Entra ID Governance - Kompleksowe zarządzanie tożsamościami i dostępem, automatyzujące cykl życia tożsamości (planowane wdrożenie),
13. 25 licencji Microsoft Entra Private and Internet Access - Usługi Zero Trust Network Access (ZTNA) oraz Secure Web Gateway (SWG) - planowane wdrożenie dla niektórych krytycznych użytkowników,
14. 20 licencji Microsoft Teams EEA - Od 2025 r. w licencje E3 nie jest włączona licencja Teams; konieczne jest osobne wyposażenie licencji w tę licencję,
15. 25 licencji Microsoft Teams Premium - W związku z przewidywaną koniecznością prowadzenia bezpiecznych spotkań z partnerami europejskimi, w dodatku w kontekście przewidywanych od stycznia 2026 r. nowych etatów, konieczne jest zaplanowanie licencji Teams Premium,
16. 2500 licencji Office 365 Extra File Storage 1 GB - W związku ze spodziewanym zwiększonym zapotrzebowaniem na przestrzeń dyskową w usłudze Sharepoint Online, związaną z przechowywaniem dużych plików z danymi oraz ich historycznych wersji,
17. 5 licencji OneDrive for Business (Plan 2) - Licencje rozważane w kontekście zwiększonego zapotrzebowania na przestrzeń dyskową i zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, szczególnie dla użytkowników o podwyższonym profilu ryzyka lub potrzebach archiwizacyjnych.

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Cena brutto oferty - 100%

a. Ilość punktów w kryterium „Cena brutto oferty” będzie wyliczana według wzoru:

C min
Z1 = ────────────── x 100
C n

Z1 – liczba punktów badanej oferty w kryterium Cena brutto oferty,
C min – najniższa cena brutto spośród oferowanych,
C n – cena brutto badanej oferty.

Liczba punktów „Z1”zaokrąglana będzie do dwóch miejsc po przecinku z zastosowaniem reguł matematycznych.
Maksymalna liczba punktów „Z1”, jakie może uzyskać oferta w tym kryterium to: 100 pkt.
2. Punktacja przyznawana ofertom w poszczególnych kryteriach oceny ofert będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z zasadami arytmetyki.
3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty, w tym zaoferowanej ceny.
4. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zamawiający zgodnie z art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp przewiduje zmiany postanowień Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w poniższym rodzaju i zakresie:
1) wydłużenia terminu gwarancji, bez zwiększania kwoty, o której jest mowa w § 4 ust. 1 Umowy,
2) zmiany ceny jednostkowej poszczególnego asortymentu Zamówienia, w przypadku wprowadzenia innej stawki podatku od towarów i usług (VAT) przepisami prawa powszechnie obowiązującego, powodującej w konsekwencji zmianę kwoty, o której mowa w § 4 ust. 1 – 3 Umowy,
3) zmiany ceny jednostkowej poszczególnych elementów Zamówienia wymienionych
w załączniku nr 1 lub 2 do Umowy, z uwagi na wprowadzenie nowych przepisów prawa powszechnie obowiązującego, powodujące w konsekwencji zmianę kwoty, o której mowa w § 4 ust. 1 – 3 Umowy,
4) zmiany ceny jednostkowej poszczególnych elementów Zamówienia wymienionych
w załączniku nr 1 i 2 do Umowy, z uwagi na zmianę stawek opłat celnych wprowadzonych decyzjami odnośnych władz, powodującą w konsekwencji zmianę kwoty, o której mowa w § 4 ust. 1 – 3 Umowy,
5) zmiany parametrów technicznych Zamówienia, pod warunkiem, że proponowane przez Wykonawcę rozwiązania techniczne i technologiczne są równoważne lub lepsze
od pierwotnie określonych w ofercie. Zmiana, o której mowa nie może prowadzić
do zwiększenia wartości brutto Umowy i może zostać wprowadzona tylko w wypadku zaistnienia okoliczności, na które Wykonawca nie miał wpływu (np. wycofanie
z produkcji, niedostępność na rynku w trakcie realizacji Umowy), po wcześniejszym udowodnieniu zaistniałego stanu faktycznego,
6) wyłączenia z realizacji poszczególnego elementu Zamówienia w przypadku braku możliwości dostarczenia go na warunkach określonych w pkt 5, z proporcjonalnym obniżeniem wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 1 – 3 Umowy,
7) zmiany miejsca wykonania Zamówienia w przypadku zmiany lokalizacji siedziby Zamawiającego, bez dodatkowego wynagrodzenia dla Wykonawcy.
2. Zamawiający jest ponadto uprawniony do dokonania zmian postanowień Umowy
w przypadkach określonych w art. 455 ust. 1 pkt 2-4 oraz art. 455 ust. 2 ustawy Pzp.
3. Umowa może ulec zmianie wyłącznie w drodze aneksu zawartego przez upoważnionych przedstawicieli Stron na piśmie pod rygorem nieważności. Aneks nie jest wymagany w przypadku zmian osób określonych w § 2 ust. 7 i 8 Umowy.
4. Niedopuszczalne są istotne zmiany postanowień Umowy w stosunku do treści oferty, które nie są wymienione w ust. 1.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2025-06-10 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Warszawa

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2025-06-10 12:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2025-07-01