BZP: Dostawa i Wdrożenie Systemu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Automatyzacji Procesów Biznesowych wraz z integracją z systemem INFOMEDICA
Data publikacji
06.06.2025
Lokalizacja (ogłoszeniodawca)
Numer ogłoszenia
2025/BZP 00265249/01
Kategoria i podkategoria ogłoszenia
Wojewódzki Szpital Okulistyczny w Krakowie
Dane ogłoszeniodawcy znajdują się w treści ogłoszenia.
Ogłoszenie o zamówieniu
Dostawy
Dostawa i Wdrożenie Systemu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Automatyzacji Procesów Biznesowych wraz z integracją z systemem INFOMEDICA
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: Wojewódzki Szpital Okulistyczny w Krakowie
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 351565061
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: os. Na Wzgórzach 17b
1.5.2.) Miejscowość: Kraków
1.5.3.) Kod pocztowy: 31-723
1.5.4.) Województwo: małopolskie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL213 - Miasto Kraków
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@wso.krakow.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.wso.krakow.pl
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Zdrowie
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
Dostawa i Wdrożenie Systemu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Automatyzacji Procesów Biznesowych wraz z integracją z systemem INFOMEDICA
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-60e7ca6e-996d-4b3b-b34c-7dec4c8d1cf0
2.5.) Numer ogłoszenia: 2025/BZP 00265249
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2025-06-06
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2025/BZP 00091531/02/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:
1.2.4 Elektroniczny obieg dokumentów
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
https://wso.krakow.pl/3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Nie
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.10.) Przyczyny odstąpienia od komunikacji elektronicznej:
zamawiający wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, których nie można przekazać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (art. 65 ust. 1 pkt 4 ustawy)
3.11.) Sposób nieelektronicznego składania ofert, wniosków, oświadczeń oraz innych dokumentów: 10. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu próbkę w trwałym opakowaniu, należycie zabezpieczonym przed:
10.1. uszkodzeniami mechanicznymi, w szczególności uderzeniami, wstrząsami
i czynnościami manipulacyjnymi – poprzez użycie odpowiednich zabezpieczeń fizycznych oraz należyte ostrzeżenie w formie opisu i znaków manipulacyjnych;
10.2. przed niezamierzonym otwarciem – poprzez należyte ostrzeżenie w formie opisu. Zamawiający rekomenduje zamieszczenie opisu:
„Próbka w postępowaniu pn. „[…]”, znak sprawy: […],
NIE OTWIERAĆ PRZED TERMINEM PREZENTACJI”.
10.3. Wykonawca przekazuje próbkę przed terminem składania ofert, za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe, posłańca lub osobiście poprzez doręczenie do siedziby Zamawiającego, do Sekretariatu Dyrektora Wojewódzkiego Szpitala Okulistycznego, 31-723 Kraków, os. Na Wzgórzach 17 B (pok.nr 1.16).
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: ZP-2710-8/25
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Systemu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Automatyzacji Procesów Biznesowych (SEOD) w Wojewódzkim Szpitalu Okulistycznym w Krakowie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz wymagania Zamawiającego względem przedmiotu zamówienia zostały określone w:
1.1. Załączniku nr 4 do SWZ: Opis przedmiotu zamówienia
1.2. Załączniku nr 2 do SWZ: Projektowane postanowienia umowne
4.2.6.) Główny kod CPV: 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:
72268000-1 - Usługi dostawy oprogramowania
72265000-0 - Usługi konfiguracji oprogramowania
72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania
79632000-3 - Szkolenie pracowników
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 18 miesiące
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.1.) Sposób oceny ofert: zgodnie z zapisami SWZ
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 60
Kryterium 2
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników4.3.5.) Nazwa kryterium: Funkcjonalność
4.3.6.) Waga: 40
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak
5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:
Art. 109 ust. 1 pkt 4
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
1. Zamawiający określa następujące wymagania w zakresie warunków udziału w postepowaniu:1.1 zdolności do występowania w obrocie gospodarczym;
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
1.2 uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika
to z odrębnych przepisów,
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
1.3 sytuacji ekonomicznej lub finansowej
Wykonawca musi posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę co najmniej 380.000,00 zł (trzysta osiemdziesiąt tysięcy)
1.4 zdolności technicznej lub zawodowej
1.4.1 Wykonawca musi wykazać, że w ciągu ostatnich 3 lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, należycie wykonał co najmniej 3 (trzy) projekty obejmujące dostawę, konfigurację i wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów w tym co najmniej jedno o wartości nie mniejszej niż 300.000,00 zł brutto (słownie: trzysta tysięcy), na które składały się dostawa, instalacja, konfiguracja i wdrożenie systemu SEOD co najmniej w następujących obszarach funkcjonalnych:
• dedykowanego rejestru i obiegu korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej,
• integracji z ePUP
• Integracja z Active Directory
• Integracja z jednym dostawcą podpisu kwalifikowanego
• OCR Faktur
• Integracja z PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania)
• dedykowanego rejestru faktur
• dedykowanych min. 5 różnych procesów obiegu faktur
Wartość wdrożenia systemu jest to suma brutto za całkowite wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, obejmujące co najmniej dostarczenie licencji, konfigurację i uruchomienie systemu, szkolenie pracowników. Do wartości wdrożenia systemu informatycznego nie wlicza się kosztów nie związanych stricte z systemem obiegu dokumentów (takich jak m.in. dostawa infrastruktury sprzętowej czy licencji na systemy trzecie nie związane z obiegiem dokumentów). W przypadku wykazania się w zakresie zdolności technicznej doświadczeniem w walucie innej niż PLN, przeliczenie wartości nastąpi po średnim kursie ogłoszonym przez NBP w dniu opublikowania ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień,
1.4.2. Wykonawca musi wykazać, że dysponuje lub będzie dysponował osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj.:
a) Kierownik Projektu – minimum 1 osoba posiadająca:
doświadczenie wykształcenie wyższe,
doświadczenie w pełnieniu funkcji kierowniczych polegających na samodzielnym kierowaniu i koordynowaniu całości prac wdrożeniowych i integracyjnych w ramach co najmniej jednego zamówienia w okresie 3 lat od terminu składania ofert, o wartości nie mniejszej niż 300.000,00 złotych brutto każde z nich, obejmujące wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów, co najmniej w następujących obszarach funkcjonalnych:
• dedykowanego rejestru i obiegu korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej,
• integracji z ePUP
• Integracja z Active Directory
• Integracja z jednym dostawcą podpisu kwalifikowanego
• OCR Faktur
• Integracja z PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania)
• dedykowanego rejestru faktur
• dedykowanych min. 5 różnych procesów obiegu faktur
przy czym Kierownik projektu powinien pełnić funkcje kierownicze przez cały okres realizacji każdej dostawy lub przez znaczną jej część. W przypadku, gdy Kierownik Projektu pełnił funkcje kierownicze wyłącznie przez część realizacji dostawy Zamawiający uzna, że Kierownik projektu nie legitymuje się doświadczeniem opisanym w zdaniu poprzednim, jeżeli w ramach realizacji dostawy nieobjętej kierownictwem Kierownika projektu były wykonywane prace wdrożeniowe lub integracyjne istotne dla należytej realizacji całego przedmiotu dostawy. W celu uniknięcia wątpliwości Zamawiający wskazuje, że wartość zamówienia, o której mowa w zdaniu poprzednim dotyczy wyłącznie przedmiotu zamówienia obejmującego dostawę i wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów. Wykonawca do wartości zamówienia nie może wliczać wartości ewentualnej dostawy infrastruktury technicznej (sprzętu komputerowego i serwerowego), jeśli taka infrastruktura miała zostać dostarczona przez Wykonawcę w ramach realizacji zamówienia,
kwalifikacje zawodowe i umiejętności zarządzania projektami potwierdzone certyfikatem PRINCE2 na poziomie co najmniej Practictioner lub innym certyfikatem równoważnym.
Przez certyfikat równoważny Zamawiający rozumie dokument potwierdzający posiadanie kwalifikacji do zarządzania projektami, rozumianego jako formalnie określony zbiór zasad, procesów, procedur, mechanizmów, technik, standardów, najlepszych praktyk i doświadczeń, określających sposób organizacji, prowadzenia i zarządzania projektami uwzględniający takie aspekty jak zakres, koszty, terminy, jakość, ryzyko, korzyści, zgodnie z tradycyjną metodyką sekwencyjno-kaskadową, opartą na planie i formalnym podejściu do „zmiany” w sposób kontrolowany, którego uzyskanie obwarowane jest odbyciem szkolenia i złożenia egzaminu, wg usystematyzowanych i opisanych, podlegających weryfikacji funkcji i zasad, których analiza pozwala na przyjęcie, że nabyte umiejętności z dużym prawdopodobieństwem doprowadzą do uzyskania skuteczności zarządzania projektami na poziomie analogicznym do oczekiwanego przez Zamawiającego, gdzie punktem odniesienia jest zakres kompetencji osób posiadających certyfikat PRINCE2 na poziomie co najmniej Foundation. Nie dopuszcza się, aby wystawcą dokumentu potwierdzającego kwalifikacje równoważne w odniesieniu do tego certyfikatu był Wykonawca lub podmiot wchodzący w skład tej samej grupy kapitałowej, co ubiegający się o zamówienie Wykonawca.
metodą potwierdzoną certyfikatem Agile lub równoważną w zakresie dostarczania produktu, jego konfiguracji i jak najlepszego zaadaptowania go do specyfiki Zamawiającego.
Przez certyfikat równoważny Zamawiający rozumie dokument potwierdzający posiadanie kwalifikacji do zarządzania projektami i dostarczania produktów, zgodnie z metodą hybrydową łączącą zarządzanie projektem z dostarczaniem produktów, rozumianą jako określony zbiór zasad, procesów, procedur, mechanizmów, technik, standardów, najlepszych praktyk i doświadczeń, określających sposób organizacji, prowadzenia i zarządzania projektami i dostarczania produktów, uwzględniający takie aspekty jak cechy, koszty, zasoby, czas, jakość, ryzyko, korzyści biznesowe, z uwzględnieniem krótkiego horyzontu dokładnego planowania i adaptacyjnym, zwinnym podejściem do zmiany, którego uzyskania obwarowane jest odbyciem szkolenia i złożenia egzaminu, wg usystematyzowanych i opisanych, podlegających weryfikacji funkcji i zasad, których analiza pozwala na przyjęcie, że nabyte umiejętności z dużym prawdopodobieństwem doprowadzą do uzyskania skuteczności zarządzania projektami na poziomie analogicznym do oczekiwanego przez Zamawiającego, gdzie punktem odniesienia jest zakres kompetencji osób posiadających certyfikat Agile PM na poziomie co najmniej Foundation. Nie dopuszcza się, aby wystawcą dokumentu potwierdzającego kwalifikacje równoważne w odniesieniu do tego certyfikatu był Wykonawca lub podmiot wchodzący w skład tej samej grupy kapitałowej, co ubiegający się o zamówienie Wykonawca.
Umiejętności potwierdzone certyfikatem Zarządzania Zmianą Change Management na poziomie Foundation lub równoważnym, niezbędne dla lepszego zrozumienia i zarządzania zmianami w organizacjach i zespołach, nabywania nowej wiedzy i uporządkowania dotychczasowej na temat zarządzania zmianą, wymaganym przy zarządzaniu projektami.
Przez certyfikat równoważny Zamawiający rozumie dokument potwierdzający posiadanie kwalifikacji do zarządzania zmianą, rozumianego jako formalnie określony zbiór zasad, procesów, procedur, mechanizmów, technik, standardów, najlepszych praktyk i doświadczeń, określających sposób organizacji, prowadzenia i zarządzania projektami uwzględniający takie aspekty jak przygotowanie organizacji do zmiany, zarządzanie środowiskiem zmiany w tym osób zaangażowanych w realizację zmiany, kierowania zmianą i komunikacją w oparciu o CMBoK, zwiększanie szans sukcesu zmiany i zakładanych korzyści. Uzyskanie tego certyfikatu wymaga odbycia szkolenia i zdania egzaminu, zgodnie z usystematyzowanymi i opisanymi funkcjami i zasadami, których analiza pozwala na przyjęcie, że nabyte umiejętności z dużym prawdopodobieństwem doprowadzą do uzyskania skuteczności zarządzania zmianą na poziomie analogicznym do oczekiwanego przez Zamawiającego, gdzie punktem odniesienia jest zakres kompetencji osób posiadających certyfikat Change Managment na poziomie co najmniej Foundation. Nie dopuszcza się, aby wystawcą dokumentu potwierdzającego kwalifikacje równoważne w odniesieniu do tego certyfikatu był Wykonawca lub podmiot wchodzący w skład tej samej grupy kapitałowej, co ubiegający się o zamówienie Wykonawca.
b) Ekspert ds. wdrożeń – minimum 1 osoba posiadająca:
doświadczenie wykształcenie wyższe (min. tytuł licencjata/inżyniera) – preferowane kierunki techniczne
doświadczenie w realizacji co najmniej 3 projektów wdrożeniowych dotyczących elektronicznego obiegu dokumentów w okresie ostatnich 3 lat licząc od dnia złożenia oferty, w tym minimum 1 projekt, którego przedmiotem była dostawa i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów o wartości nie mniejszej niż 300 000,00 zł brutto
Każdy z projektów musi obejmować co najmniej:
• dedykowanego rejestru i obiegu korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej,
• integracji z ePUP
• Integracja z Active Directory
• Integracja z jednym dostawcą podpisu kwalifikowanego
• OCR Faktur
• Integracja z PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania)
• dedykowanego rejestru faktur
• dedykowanych min. 5 różnych procesów obiegu faktur
